{"id":10956,"date":"2020-08-17T16:50:12","date_gmt":"2020-08-17T16:50:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=10956"},"modified":"2020-08-25T19:34:26","modified_gmt":"2020-08-25T19:34:26","slug":"gestao-documentos-ambientes-remotos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-documentos-ambientes-remotos\/","title":{"rendered":"Como fazer a gest\u00e3o de documentos em ambientes remotos"},"content":{"rendered":"<p>Desde que houve a imposi\u00e7\u00e3o do distanciamento social, decorrente da <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/o-que-as-empresas-devem-fazer-para-prevenir-a-covid-19\/?utm_source=rss&amp;utm_medium=rss&amp;utm_campaign=o-que-as-empresas-devem-fazer-para-prevenir-a-covid-19\">pandemia da Covid-19<\/a>, o trabalho remoto tornou-se uma ferramenta essencial. In\u00fameras empresas ao redor do mundo adotaram este regime de trabalho como forma de prote\u00e7\u00e3o dos colaboradores.<\/p>\n<p>Portanto, o <i>home office<\/i> j\u00e1 era uma tend\u00eancia promissora para o mercado e a crise do coronav\u00edrus acelerou este processo. Mesmo ap\u00f3s o t\u00e9rmino da pandemia, a maioria das empresas pretende continuar operando remotamente, dada a praticidade e a economia proporcionadas.<\/p>\n<p>Dessa forma, \u00e9 preciso adequar os procedimentos internos do neg\u00f3cio, de modo a viabilizar as atividades rotineiras. Entre estes procedimentos, est\u00e1 a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-documentos-digitais\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a>. Seja qual for o segmento de atua\u00e7\u00e3o, a atividade empresarial demanda uma vasta produ\u00e7\u00e3o documental.<\/p>\n<p><iframe width=\"618\" height=\"348\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/udDeLg0qGFg?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe><\/p>\n<p>Embora v\u00e1rias companhias j\u00e1 adotem modelos digitais de documentos, a substitui\u00e7\u00e3o total ainda n\u00e3o era habitual. Diante deste cen\u00e1rio, a gest\u00e3o destas empresas busca o melhor meio para proceder com a gest\u00e3o dos documentos.<\/p>\n<p>As empresas produzem uma vasta gama de documentos diariamente. Dessa forma, o cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es tribut\u00e1rias, trabalhistas, previdenci\u00e1rias e cont\u00e1beis precisa ser devidamente registrado.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, as movimenta\u00e7\u00f5es financeiras, contratos, recibos, entre outros modelos, tamb\u00e9m est\u00e3o inclu\u00eddos na documenta\u00e7\u00e3o t\u00edpica de um neg\u00f3cio. Sendo assim, estes documentos possuem a finalidade de comprovar o cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es, bem como auxiliar a gest\u00e3o administrativa.<\/p>\n<p>Consequentemente, \u00e9 grande a quantidade de documentos gerados, o que requer uma gest\u00e3o eficiente e bem planejada. Portanto, estas empresas necessitam das ferramentas adequadas, para realizar a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/organizacao-de-arquivos-digitais\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a> remota.<\/p>\n<p>Deste modo, por meio de programas e sistemas espec\u00edficos, \u00e9 poss\u00edvel <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-organizar-documentos-de-uma-empresa\/\">gerir esta documenta\u00e7\u00e3o<\/a>, de maneira pr\u00e1tica e eficiente. Com planejamento e organiza\u00e7\u00e3o, pode-se alcan\u00e7ar bons resultados.<\/p>\n<p>Neste artigo, mostraremos como realizar a gest\u00e3o de documentos da sua empresa em ambientes remotos.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>A gest\u00e3o de documentos remota na pr\u00e1tica<\/h2>\n<p>Para realizar a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/empresas-de-gestao-de-documentos\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a> remota, \u00e9 necess\u00e1rio utilizar algumas ferramentas espec\u00edficas. Dessa forma, todo o controle da documenta\u00e7\u00e3o ser\u00e1 feito no ambiente digital. Para os novos documentos, j\u00e1 \u00e9 poss\u00edvel ger\u00e1-los digitalmente, em programas espec\u00edficos.<\/p>\n<p>Por sua vez, para os documentos em papel ser\u00e1 necess\u00e1rio realizar a sua digitaliza\u00e7\u00e3o de forma a preservar o seu conte\u00fado e autenticidade. Para isso, ser\u00e3o utilizados <i>scanners<\/i> e copiadoras que enviar\u00e3o os documentos diretamente para os computadores.<\/p>\n<p>Deste modo, tanto os documentos digitalizados, quanto os gerados digitalmente, ser\u00e3o armazenados conjuntamente. Portanto, a gest\u00e3o de documentos consistir\u00e1 na armazenagem e no controle dos arquivos. Para isso, \u00e9 necess\u00e1rio utilizar sistemas de armazenamento em nuvem.<\/p>\n<p>Os pr\u00f3prios <i>softwares<\/i> de <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/sistema-de-gerenciamento-de-documentos\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a> contam com estes sistemas para o armazenamento dos arquivos. Dessa forma, estes programas garante a prote\u00e7\u00e3o dos documentos contra poss\u00edveis vazamentos e invas\u00f5es no sistema<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, os <i>softwares<\/i> permitem o controle de quem acessa, cria um hist\u00f3rico de edi\u00e7\u00f5es e o compartilhamento dos arquivos. Assim, a gest\u00e3o de documentos remota caracteriza-se por ser mais pr\u00e1tica e flex\u00edvel, devido \u00e0 facilidade que o sistema digital proporciona.<\/p>\n<p>Cada tipo de documento poder\u00e1 ser mantido separadamente. A empresa criar\u00e1 filtros dentro do pr\u00f3prio sistema para facilitar a identifica\u00e7\u00e3o e acesso. Esta filtragem ser\u00e1 realizada de acordo com a necessidade e a din\u00e2mica da empresa.<\/p>\n<p>Portanto, a gest\u00e3o de documentos digital \u00e9 totalmente personaliz\u00e1vel. Os filtros podem ser definidos conforme os setores da empresa, quem ir\u00e1 acessar, tipo de documento, esp\u00e9cie de obriga\u00e7\u00e3o, entre outros.<\/p>\n<h2>Os benef\u00edcios da gest\u00e3o de documentos em sistemas remotos<\/h2>\n<p>A <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/vantagens-e-desvantagens-do-ged\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a> em ambientes remotos traz in\u00fameros benef\u00edcios para a empresa. Dessa forma, ao implementar este modelo de gest\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel otimizar o controle da documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3>Mais autonomia para os profissionais<\/h3>\n<p>Com a utiliza\u00e7\u00e3o dos sistemas digitais de gest\u00e3o de documentos, os profissionais experimentam mais autonomia. Dessa forma, por meio dos filtros inseridos nos <i>softwares<\/i>, os profissionais garantem o f\u00e1cil acesso \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria.<\/p>\n<p>Este facilitador confere maior praticidade \u00e0 din\u00e2mica da empresa, visto que cada profissional ter\u00e1 sua autonomia.<\/p>\n<h3>Economia de papel<\/h3>\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o dos documentos, realizada de <a href=\"https:\/\/www.google.com\/amp\/s\/newsservice.com.br\/gestao-de-empresas\/gestao-de-documentos-para-trabalho-remoto\/amp\/\">forma remota<\/a>, trouxe um grande benef\u00edcio: a economia de papel. Dessa forma, reduzindo o consumo de papel \u00e9 poss\u00edvel liberar mais espa\u00e7o na sede da empresa e nos escrit\u00f3rios, al\u00e9m de contribuir para a preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente.<\/p>\n<p>Com a utiliza\u00e7\u00e3o de documentos em papel, \u00e9 mais f\u00e1cil que eles se percam ou se deteriorem. Portanto, a documenta\u00e7\u00e3o digital, al\u00e9m de ser mais simples de armazenar, n\u00e3o ir\u00e1 se desgastar com o decorrer do tempo.<\/p>\n<h3>Mais organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Os <i>softwares<\/i> de gest\u00e3o de documentos garantem que o armazenamento seja realizado de forma organizada. Assim a empresa poder\u00e1 separar sua documenta\u00e7\u00e3o em categorias, conforme suas necessidades individuais.<\/p>\n<p>Os documentos podem ser organizados de acordo com a esp\u00e9cie, setor, colaboradores que acessam, entre outros filtros. Portanto, a empresa desfrutar\u00e1 de maior organiza\u00e7\u00e3o com mais praticidade.<\/p>\n<p>Diferentemente dos documentos f\u00edsicos, n\u00e3o haver\u00e1 o risco de que eles se misturem ou se percam. Esta organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 fundamental para uma gest\u00e3o de documentos eficiente, pois evita que a empresa deixe de documentar uma determinada movimenta\u00e7\u00e3o ou o cumprimento de uma obriga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Maior seguran\u00e7a<\/h3>\n<p>Os programas remotos de gest\u00e3o de documentos contam com sistemas de prote\u00e7\u00e3o. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel blindar a documenta\u00e7\u00e3o contra invas\u00f5es e vazamentos, al\u00e9m de controlar o acesso de cada tipo de documento.<\/p>\n<p>Portanto, a gest\u00e3o remota \u00e9 caracterizada por ser mais segura, visto que busca garantir que a empresa n\u00e3o perca seus documentos. Os sistemas de blindagem dos documentos est\u00e3o cada vez mais sofisticados, o que proporciona ampla prote\u00e7\u00e3o \u00e0 empresa.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3>Praticidade e comodidade<\/h3>\n<p>O acesso dos documentos de forma remota oferece, acima de tudo, grande praticidade e comodidade aos colaboradores. Dessa forma, os profissionais conseguem acessar a documenta\u00e7\u00e3o em qualquer hora e lugar, precisando apenas da conex\u00e3o com a internet.<\/p>\n<p>Deste modo, a praticidade oferecida faz com que o pr\u00f3prio fluxo de atividades da empresa se torne mais c\u00e9lere.<\/p>\n<h2>A pesquisa de mercado atrav\u00e9s da plataforma oHub<\/h2>\n<p>Se deseja contratar empresas que efetuem servi\u00e7os de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, com a qualidade e credibilidade que sua empresa merece, o <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/\">oHub<\/a> pode ajudar. Efetue agora mesmo uma <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/orcamento\">cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas, atrav\u00e9s de um s\u00f3 pedido. Se preferir, veja a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\">lista de empresas<\/a> que realizam servi\u00e7os de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n<p>\u00c9 fornecedor? <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/anunciar\">Cadastre-se<\/a> agora mesmo no oHub para conquistar novos clientes.w<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Desde que houve a imposi\u00e7\u00e3o do distanciamento social, decorrente da pandemia da Covid-19, o trabalho remoto tornou-se uma ferramenta essencial. In\u00fameras empresas ao redor do mundo adotaram este regime de trabalho como forma de prote\u00e7\u00e3o dos colaboradores. Portanto, o home office j\u00e1 era uma tend\u00eancia promissora para o mercado e a crise do coronav\u00edrus acelerou &hellip;<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":4972,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[7724],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v14.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Como fazer a gest\u00e3o de documentos em ambientes remotos oHub<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Quais os benef\u00edcios e como fazer a transi\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos para documentos remotos para facilitar o trabalho da equipe em jome office?\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-documentos-ambientes-remotos\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Como fazer a gest\u00e3o de documentos em ambientes remotos oHub\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Quais os benef\u00edcios e como fazer a transi\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos para documentos remotos para facilitar o trabalho da equipe em jome office?\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-documentos-ambientes-remotos\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Ideias\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2020-08-17T16:50:12+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2020-08-25T19:34:26+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/como-arquivar-documentos-de-funcionarios2.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"640\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"360\" \/>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10956"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/users\/9"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10956"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10956\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":11003,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/10956\/revisions\/11003"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4972"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10956"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=10956"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=10956"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}