{"id":11394,"date":"2020-10-09T16:51:37","date_gmt":"2020-10-09T16:51:37","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=11394"},"modified":"2021-02-16T17:03:31","modified_gmt":"2021-02-16T17:03:31","slug":"o-que-e-gestao-de-documentos-na-nuvem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/o-que-e-gestao-de-documentos-na-nuvem\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 Gest\u00e3o de Documentos na Nuvem?"},"content":{"rendered":"

A gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> na nuvem \u00e9 a nova modalidade para armazenar e gerir a documenta\u00e7\u00e3o de uma empresa. A atividade empresarial acarreta a produ\u00e7\u00e3o de in\u00fameros documentos, diariamente. Qualquer a\u00e7\u00e3o realizada pela empresa, seja no \u00e2mbito operacional, fiscal, trabalhista, financeiro ou administrativo deve ser documentado.<\/p>\n

Dessa forma, o meio digital tem oferecido diversos recursos, para otimizar a gest\u00e3o empresarial. Portanto, a gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> na nuvem simplifica o processo de armazenamento e acesso, proporcionando maior flexibilidade. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m garante maior seguran\u00e7a, visto que documentos f\u00edsicos podem acabar se deteriorando com o tempo.<\/p>\n

Deste modo, quando a empresa implementa a gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem, promove maior integra\u00e7\u00e3o entre os setores e colaboradores, viabilizando a produtividade. No atual contexto da pandemia da Covid-19, a gest\u00e3o remota de documentos ganhou maior destaque.<\/p>\n

Assim, com o crescimento da implementa\u00e7\u00e3o do home office<\/i>, armazenar a documenta\u00e7\u00e3o em nuvem<\/a> possibilitou a manuten\u00e7\u00e3o das atividades. Como resultado, houve a acelera\u00e7\u00e3o do processo de ado\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o remota<\/a> de documentos.<\/p>\n

Dessa forma, a tend\u00eancia \u00e9 que um n\u00famero cada vez maior de empresas passe a adotar este modelo de gest\u00e3o, informatizando seus procedimentos internos. Portanto, qualquer empresa, seja qual for o seu porte ou segmento de mercado, poder\u00e1 se beneficiar da gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem.<\/p>\n

Existem diversos sistemas de armazenamento dispon\u00edveis, para atender a todo tipo de demanda. De acordo com as necessidades do neg\u00f3cio, e os tipos de documentos armazenados, a administra\u00e7\u00e3o optar\u00e1 pelo sistema que melhor se adequar.<\/p>\n

Portanto, optar pelos recursos digitais, no momento de gerir a documenta\u00e7\u00e3o da empresa, traz in\u00fameros benef\u00edcios. A gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> na nuvem proporciona seguran\u00e7a, organiza\u00e7\u00e3o, agilidade e praticidade.<\/p>\n

Neste artigo exclusivo do oHub<\/strong><\/a>, mostraremos como funciona a gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem, e quais as vantagens de implement\u00e1-la no seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

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O que \u00e9 a gest\u00e3o de documentos na nuvem e como aplic\u00e1-la?<\/h2>\n

A gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> na nuvem consiste em adotar um sistema informatizado para armazenar a documenta\u00e7\u00e3o da empresa. Dessa forma, ao inv\u00e9s de produzir documentos em papel, a empresa passa a utilizar arquivos digitais, mantendo-os neste sistema.<\/p>\n

Deste modo, a nuvem caracteriza-se por sua alta capacidade de armazenamento e seguran\u00e7a contra poss\u00edveis vazamentos de dados. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel organizar a documenta\u00e7\u00e3o dentro do sistema, dividindo em categorias. Essa divis\u00e3o garante maior organiza\u00e7\u00e3o e facilita a gest\u00e3o<\/a> destes documentos.<\/p>\n

Assim, a administra\u00e7\u00e3o empresarial poder\u00e1 escolher qual crit\u00e9rio adotar no momento da categoriza\u00e7\u00e3o. Os documentos ser\u00e3o divididos de acordo com os setores da empresa, finalidade, natureza, entre outros fatores.<\/p>\n

Da mesma forma, a nuvem tamb\u00e9m possibilita restringir o acesso \u00e0 certas categorias de documentos, especialmente os que contenham dados sigilosos.<\/p>\n

Em s\u00edntese, ap\u00f3s a organiza\u00e7\u00e3o da documenta\u00e7\u00e3o dentro do sistema, gestores e colaboradores poder\u00e3o acessar, por meio de qualquer dispositivo.<\/p>\n

A gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem integra o processo de moderniza\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica das empresas, como fator de desenvolvimento e competitividade.<\/p>\n

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Aplicando a gest\u00e3o remota na pr\u00e1tica<\/h3>\n

O primeiro passo para aplicar a gest\u00e3o remota<\/a> na pr\u00e1tica ser\u00e1 escolher qual sistema de nuvem adotar. Sendo assim, \u00e9 necess\u00e1rio avaliar a demanda da empresa e o volume de documentos produzidos todos os dias. Portanto, \u00e9 fundamental optar por sistemas que possuam a capacidade de armazenamento adequada para cada neg\u00f3cio.<\/p>\n

Al\u00e9m da capacidade, fatores como a seguran\u00e7a e recursos para organiza\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o<\/a> devem ser analisados. Uma vez escolhido o sistema de nuvem, ser\u00e1 o momento de executar a transi\u00e7\u00e3o. Dessa forma, a administra\u00e7\u00e3o realizar\u00e1 a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos f\u00edsicos que precisam ser armazenados.<\/p>\n

Posteriormente, ser\u00e1 preciso categorizar esta documenta\u00e7\u00e3o, para que seja armazenada em pastas pr\u00f3prias, de acordo com o crit\u00e9rio adotado. Deste modo, ao final da transi\u00e7\u00e3o para o meio remoto, a empresa passar\u00e1 a produzir somente documentos digitais, simplificando sua gest\u00e3o.<\/p>\n

Cada profissional receber\u00e1 seu acesso, de acordo com o tipo de documento que precise consultar ou gerir.<\/p>\n

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Como planejar a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos na nuvem?<\/h2>\n

O planejamento \u00e9 uma etapa essencial para a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem. Dessa forma, a administra\u00e7\u00e3o precisa avaliar as condi\u00e7\u00f5es atuais da empresa, para visualizar o melhor meio de implementar o sistema remoto.<\/p>\n

Para atender as demandas de um neg\u00f3cio, os melhores sistemas de armazenamento em nuvem s\u00e3o pagos, para que possam trazer todos os recursos necess\u00e1rios. Portanto, s\u00e3o sistemas aprimorados e avan\u00e7ados, capazes de comportar um vasto acervo.<\/p>\n

Sendo assim, cada empresa dever\u00e1 realizar um or\u00e7amento, definindo os recursos que ser\u00e3o direcionados para a gest\u00e3o remota de documentos. O or\u00e7amento facilitar\u00e1 o processo de pesquisa de mercado e escolha de um sistema de nuvem.<\/p>\n

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Qual \u00e9 o profissional respons\u00e1vel pela gest\u00e3o remota?<\/h2>\n

Cada setor da empresa deve gerir os pr\u00f3prios documentos, que correspondem \u00e0s atividades realizadas. Por\u00e9m, a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem tamb\u00e9m requer a atua\u00e7\u00e3o de profissionais especializados, principalmente t\u00e9cnicos de inform\u00e1tica.<\/p>\n

Deste modo, estes profissionais oferecem todo o suporte t\u00e9cnico necess\u00e1rio, para que os gestores e colaboradores saibam utilizar corretamente os recursos do sistema.<\/p>\n

Assim, os profissionais especializados em tecnologia da informa\u00e7\u00e3o trabalham na implementa\u00e7\u00e3o do sistema de gest\u00e3o remota, auxiliando os colaboradores a armazenarem e gerirem a documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Ap\u00f3s a implementa\u00e7\u00e3o do sistema, os profissionais de T.I<\/a> ir\u00e3o fornecer suporte em caso de instabilidades. Portanto, o suporte t\u00e9cnico \u00e9 imprescind\u00edvel para garantir a seguran\u00e7a dos documentos e o armazenamento correto.<\/p>\n

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\u00c9 poss\u00edvel terceirizar a gest\u00e3o de documentos na nuvem?<\/h2>\n

Para tornar o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o remota dos documentos mais acess\u00edvel, \u00e9 poss\u00edvel terceirizar este servi\u00e7o. Dessa forma, a empresa pode optar por contratar um fornecedor especializado, que conduzir\u00e1 todo o processo de implanta\u00e7\u00e3o e adequa\u00e7\u00e3o do sistema.<\/p>\n

Sendo assim, existem fornecedores para atender \u00e0s mais diversas demandas, oferecendo diferentes tipos de sistema de nuvem.<\/p>\n

Portanto, para realizar a contrata\u00e7\u00e3o ideal para um neg\u00f3cio, \u00e9 fundamental avaliar os recursos, a seguran\u00e7a e especificidades do programa de armazenamento.<\/p>\n

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Buscando fornecedores por meio da plataforma oHub<\/h2>\n

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