{"id":11396,"date":"2020-10-07T17:57:19","date_gmt":"2020-10-07T17:57:19","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=11396"},"modified":"2021-02-16T17:07:39","modified_gmt":"2021-02-16T17:07:39","slug":"5-vantagens-da-gestao-de-documentos-na-nuvem","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/5-vantagens-da-gestao-de-documentos-na-nuvem\/","title":{"rendered":"5 vantagens da gest\u00e3o de documentos na nuvem"},"content":{"rendered":"

A gest\u00e3o de documentos<\/a><\/strong> na nuvem \u00e9 um modo totalmente inovador de administrar a documenta\u00e7\u00e3o de um neg\u00f3cio. Por meio da tecnologia, \u00e9 poss\u00edvel armazenar e gerir documentos de forma inteligente, promovendo a integra\u00e7\u00e3o digital de todos os setores da empresa.<\/p>\n

Dessa forma, a documenta\u00e7\u00e3o em papel est\u00e1 caindo no desuso, devido ao grande desperd\u00edcio de folhas, falta de espa\u00e7o para o armazenamento e risco de deteriora\u00e7\u00e3o. \u00c0 medida que mais documentos f\u00edsicos s\u00e3o produzidos, ser\u00e1 necess\u00e1rio maiores espa\u00e7os para armazen\u00e1-los.<\/p>\n

Assim, chegar\u00e1 um momento em que este modelo se tornar\u00e1 invi\u00e1vel, fazendo com que a empresa corra o risco de perder parte desta documenta\u00e7\u00e3o. Portanto, a gest\u00e3o de documentos<\/a> na nuvem \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o pr\u00e1tica e flex\u00edvel, para contornar os obst\u00e1culos causados por uma vasta documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

As empresas produzem uma gama de documentos diariamente, registrando todas as a\u00e7\u00f5es e movimenta\u00e7\u00f5es financeiras. Al\u00e9m disso, os documentos tamb\u00e9m s\u00e3o o meio de comprovar o cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es legais, como as trabalhistas, previdenci\u00e1rias e tribut\u00e1rias.<\/p>\n

Deste modo, a gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem mostra-se uma poderosa ferramenta, que auxilia na pr\u00f3pria administra\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio. Da mesma forma, a sua implementa\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m simplifica as atividades dos profissionais que estejam trabalhando em regime remoto.<\/p>\n

Os sistemas de nuvem<\/a> s\u00e3o caracterizados por sua facilidade de acesso, bastando um dispositivo eletr\u00f4nico, como notebooks<\/i>, tablets<\/i> ou smartphones<\/i>, e uma conex\u00e3o est\u00e1vel com a internet.<\/p>\n

Dessa forma, gerir a documenta\u00e7\u00e3o atrav\u00e9s de sistemas de nuvem otimiza os resultados da empresa, que alcan\u00e7ar\u00e1 maior produtividade.<\/p>\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o das empresas \u00e9 uma tend\u00eancia crescente no mercado, sendo um requisito de competitividade e desenvolvimento econ\u00f4mico. Neste artigo, mostraremos como funciona a gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem no dia a dia da empresa, e quais s\u00e3o as suas principais vantagens.<\/p>\n

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Como funciona a gest\u00e3o de documentos na nuvem?<\/h2>\n

A gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem consiste em armazenar e administrar a documenta\u00e7\u00e3o da empresa de modo totalmente digital. Dessa forma, utiliza-se sistemas de nuvem<\/a>, que possuem alta capacidade de armazenamento e ferramentas para gerir estes documentos.<\/p>\n

Portanto, a empresa passa a guardar os documentos dentro deste sistema, tanto os arquivos digitais, quanto os documentos f\u00edsicos que forem digitalizados. Uma vez armazenados na nuvem, a documenta\u00e7\u00e3o poder\u00e1 ser dividida em categorias, conforme o tipo de documento.<\/p>\n

Deste modo, esta categoriza\u00e7\u00e3o \u00e9 a principal ferramenta de otimiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o dos documentos, pois ficar\u00e1 mais f\u00e1cil de localiz\u00e1-los. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel restringir o acesso de alguns documentos, que contenham dados sigilosos, os quais somente gestores e diretores possam ter conhecimento.<\/p>\n

Em suma, cada profissional receber\u00e1 um login<\/i> e senha, para poder acessar o sistema de nuvem. Portanto, o acesso poder\u00e1 ocorrer em qualquer lugar ou hor\u00e1rio, desde que haja a conex\u00e3o com a internet.<\/p>\n

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As 5 vantagens de implementar a gest\u00e3o de documentos na nuvem<\/h2>\n

Optar pela implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem proporciona v\u00e1rias vantagens<\/a> para a empresa. Dentre as in\u00fameras vantagens, 5 se destacam, devido \u00e0 capacidade de potencializar os resultados alcan\u00e7ados.<\/p>\n

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Gest\u00e3o de Documentos oferece mais seguran\u00e7a<\/h3>\n

Os sistemas de nuvem possuem recursos avan\u00e7ados de seguran\u00e7a, que impedem poss\u00edveis vazamentos dos dados contidos na documenta\u00e7\u00e3o. Dessa forma, os documentos estar\u00e3o protegidos de invas\u00f5es, garantindo que somente os gestores e colaboradores da empresa acessem os arquivos.<\/p>\n

Al\u00e9m de bloquear as tentativas de login<\/i> por desconhecidos, o sistema pode enviar avisos por e-mail<\/i> para os administradores da empresa, sempre que for detectada alguma movimenta\u00e7\u00e3o suspeita.<\/p>\n

Deste modo, ser\u00e1 poss\u00edvel refor\u00e7ar as medidas de seguran\u00e7a da documenta\u00e7\u00e3o. Portanto, \u00e9 uma das caracter\u00edsticas mais importantes do sistema de nuvem, e que sempre deve ser observada no momento de escolher um fornecedor<\/a>.<\/p>\n

A documenta\u00e7\u00e3o de toda empresa cont\u00e9m dados altamente sigilosos, o que demanda uma seguran\u00e7a refor\u00e7ada.<\/p>\n

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Economia<\/h3>\n

Produzir documentos em papel requer gastos com materiais para impress\u00e3o, armazenagem e manuten\u00e7\u00e3o. Portanto, pode pesar para o or\u00e7amento da empresa.<\/p>\n

Optar pela gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem permite uma consider\u00e1vel economia, visto que somente a manuten\u00e7\u00e3o do sistema de nuvem sair\u00e1 mais barato. A economia ser\u00e1 ainda mais expressiva quando a empresa decidir pela terceiriza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Dessa forma, a administra\u00e7\u00e3o gastar\u00e1 somente com os servi\u00e7os de gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem que correspondam \u00e0 sua real demanda.<\/p>\n

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Compartilhamento de arquivos<\/h3>\n

Principalmente para os colaboradores que trabalham em regime remoto, a gest\u00e3o de documentos na nuvem facilita o compartilhamento de arquivos.<\/p>\n

Assim, n\u00e3o ser\u00e1 necess\u00e1rio se deslocar at\u00e9 a sede da empresa, para ter acesso \u00e0 alguma documenta\u00e7\u00e3o espec\u00edfica. Qualquer arquivo poder\u00e1 ser facilmente encontrado dentro do sistema de nuvem.<\/p>\n

Esta vantagem viabiliza maior produtividade e flexibilidade para todos os setores da empresa. Portanto, sempre que algum profissional emitir um novo documento, poder\u00e1 repass\u00e1-lo para quem precisar, de forma simples e r\u00e1pida.<\/p>\n

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Libera\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o<\/h3>\n

Documentos f\u00edsicos ocupam um espa\u00e7o cada vez maior, \u00e0 medida que s\u00e3o produzidos. Dessa forma, chega um momento em que \u00e9 necess\u00e1rio descartar parte desta documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Por\u00e9m, essa pr\u00e1tica \u00e9 perigosa, pois algum documento de grande import\u00e2ncia pode acabar sendo descartado. A gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem soluciona este impasse, visto que possui alta capacidade de armazenamento, sem gastar espa\u00e7o.<\/p>\n

Assim, a empresa libera seu espa\u00e7o f\u00edsico e contribui para a preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente, devido \u00e0 redu\u00e7\u00e3o no consumo de papel.<\/p>\n

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Maior organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n

Gerindo toda a documenta\u00e7\u00e3o da empresa em um \u00fanico lugar, \u00e9 poss\u00edvel ter maior organiza\u00e7\u00e3o destes arquivos. Portanto, eles dividem-se em categorias, com o posterior armazenamento em pastas pr\u00f3prias.<\/p>\n

A categoriza\u00e7\u00e3o seguir\u00e1 crit\u00e9rios estabelecidos pela administra\u00e7\u00e3o da empresa. Dessa forma, os documentos ser\u00e3o divididos de acordo com o setor que os emitiu, a natureza de seu conte\u00fado, o tipo de documento, o grau de sigilo dos dados, entre outros fatores.<\/p>\n

Portanto, a gest\u00e3o de documentos<\/strong> na nuvem proporciona in\u00fameras vantagens, sendo requisito essencial para quem deseja promover a integra\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

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Buscando fornecedores por meio da plataforma oHub<\/h2>\n

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