{"id":12509,"date":"2024-08-30T17:16:20","date_gmt":"2024-08-30T17:16:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=12509"},"modified":"2025-10-10T11:24:53","modified_gmt":"2025-10-10T11:24:53","slug":"como-fazer-digitalizacao-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-fazer-digitalizacao-documentos\/","title":{"rendered":"Como fazer digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos? Veja as vantagens"},"content":{"rendered":"\n

Depois de anos com um arquivo f\u00edsico de documentos em papel, voc\u00ea quer saber como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> para melhorar a gest\u00e3o de documentos da sua empresa, certo? Se ainda n\u00e3o sabe por onde come\u00e7ar, chegou ao lugar certo! <\/p>\n\n\n\n

Uma pesquisa publicada no MetaSource<\/a> apontou que, a partir de 2024, pelo menos 50% das empresas devem realizar investimentos na gest\u00e3o de documentos digitalizados, gra\u00e7as aos benef\u00edcios da pr\u00e1tica. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

Afinal, a depender do tamanho do acervo e tipo de organiza\u00e7\u00e3o da empresa, encontrar uma pasta ou documento espec\u00edfico pode dar bastante trabalho. <\/p>\n\n\n\n

Esse esquema s\u00f3 \u00e9 menos complexo se considerarmos uma sala de arquivos organizada, com documentos separados em pastas, divididas por setor e em ordem alfab\u00e9tica, em uma sala bem iluminada e f\u00e1cil de transitar \u2014 o que nem sempre \u00e9 a realidade. <\/p>\n\n\n\n

Por isso, cada vez mais empresas buscam solu\u00e7\u00f5es como digitalizar documentos. <\/p>\n\n\n\n

Continue a leitura deste artigo exclusivo do oHub<\/strong> e entenda como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e mover seu arquivo f\u00edsico para o digital.<\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 um arquivo digitalizado?<\/h2>\n\n\n\n

Dizer que um arquivo \u00e9 digitalizado significa que os documentos, que antes eram em papel, se transformaram em arquivos digitais edit\u00e1veis e pesquis\u00e1veis. A mudan\u00e7a torna o armazenamento muito mais f\u00e1cil, sem a necessidade de um espa\u00e7o f\u00edsico, al\u00e9m de melhorar a busca \u2014 que acontece digitalmente com o apoio de um computador.<\/p>\n\n\n\n

O objetivo da mudan\u00e7a \u00e9 a melhoria da gest\u00e3o de documentos<\/a> e migra\u00e7\u00e3o do arquivo f\u00edsico para um servi\u00e7o de armazenamento na nuvem<\/a> ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n

Ent\u00e3o, junto com a decis\u00e3o de fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong>, \u00e9 importante estruturar toda a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos: quem ter\u00e1 acesso a quais arquivos, o que ser\u00e1 mantido e descartado.<\/p>\n\n\n\n

Uma op\u00e7\u00e3o \u00e9 manter a l\u00f3gica da organiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica no ambiente digital ou, ainda, criar uma do zero, caso a empresa n\u00e3o tenha um sistema anterior ou conte com um ineficiente.<\/p>\n\n\n\n

Como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n

A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos acontece em 3 formatos:<\/p>\n\n\n\n

1. Arquivos escaneados e transformados em imagens digitais;<\/strong><\/p>\n\n\n\n

2. Arquivos transformados em documentos edit\u00e1veis;<\/strong><\/p>\n\n\n\n

3. Arquivos transformados em documentos pesquis\u00e1veis.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

A seguir, explicamos, em detalhes, como funciona cada op\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

1. Arquivos escaneados e transformados em imagens digitais<\/h3>\n\n\n\n

A equipe coloca os arquivos de papel em uma m\u00e1quina de scanner tradicional, que tira uma foto e transforma o arquivo em imagem digital. Depois, \u00e9 preciso nomear o novo documento para facilitar a busca no sistema. <\/p>\n\n\n\n

Esta \u00e9 a forma de digitaliza\u00e7\u00e3o mais simples, e serve para fins de pesquisa, quando voc\u00ea precisa conferir um contrato antigo, por exemplo. Nesse caso, n\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio editar ou fazer mudan\u00e7as no arquivo, apenas conferir a informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

2. Arquivos transformados em documentos edit\u00e1veis<\/h3>\n\n\n\n

Outra op\u00e7\u00e3o para fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> \u00e9 transformar os arquivos f\u00edsicos em documentos digitais edit\u00e1veis, sem precisar reescrever seu conte\u00fado. <\/p>\n\n\n\n

Neste caso, a equipe usa um equipamento de scanner profissional, que funciona conectado a um software computador espec\u00edfico.<\/p>\n\n\n\n

O software, chamado Reconhecimento \u00d3ptico de Caracteres<\/a> (em ingl\u00eas, Optical Character Recognition \u2013 OCR), \u00e9 um programa que identifica letras e n\u00fameros e os separa das imagens na hora do escaneamento.<\/p>\n\n\n\n

Com esse tipo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, al\u00e9m de n\u00e3o ser necess\u00e1rio digitar os arquivos novamente, fica mais f\u00e1cil criar c\u00f3pias sem perder o arquivo original como refer\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

3. Arquivos transformados em documentos pesquis\u00e1veis<\/h3>\n\n\n\n

A \u00faltima op\u00e7\u00e3o para aprender, na pr\u00e1tica, como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> \u00e9 transformar os arquivos f\u00edsicos em documentos pesquis\u00e1veis. O objetivo \u00e9 realizar uma busca em um sistema capaz de \u201cler\u201d o conte\u00fado como um todo, e n\u00e3o s\u00f3 o nome do arquivo.<\/p>\n\n\n\n

Por exemplo: voc\u00ea n\u00e3o lembra o nome de um documento espec\u00edfico, mas sabe que cont\u00e9m um nome pr\u00f3prio. Ent\u00e3o, voc\u00ea pesquisa e encontra o arquivo ao buscar o termo isoladamente.<\/p>\n\n\n\n

Neste caso, os scanners se conectam a um computador e, com o OCR, o trabalho de digitaliza\u00e7\u00e3o acontece de forma muito mais r\u00e1pida e segura. <\/p>\n\n\n\n

Como fazer um projeto de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos com empresas terceirizadas<\/h2>\n\n\n\n

\u00c0 primeira vista, procedimentos como digitalizar documentos<\/strong> podem parecer simples, mas n\u00e3o s\u00e3o, afinal, envolvem dados importantes do seu neg\u00f3cio, dos seus clientes e outras informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n

Para isso, a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa terceirizada para fazer um projeto de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 essencial. <\/p>\n\n\n\n

Os profissionais desse ramo podem: <\/p>\n\n\n\n