{"id":14165,"date":"2024-06-14T09:00:00","date_gmt":"2024-06-14T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=14165"},"modified":"2024-06-13T16:41:27","modified_gmt":"2024-06-13T16:41:27","slug":"destruicao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/destruicao-de-documentos\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 destrui\u00e7\u00e3o de documentos? Por que \u00e9 importante?"},"content":{"rendered":"\n<p>Em algum momento, sua empresa precisar\u00e1 fazer a <strong>destrui\u00e7\u00e3o de documentos <\/strong>administrativos.<\/p>\n\n\n\n<p>Com o passar do tempo, \u00e9 comum acumular arquivos com dados de contratos com fornecedores, clientes, parceiros de neg\u00f3cios ou colaboradores. A principal quest\u00e3o \u00e9 que essas informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o precisam ser guardadas para sempre. Na verdade, quando n\u00e3o t\u00eam mais serventia, podem ser descartadas.<\/p>\n\n\n\n<p>No entanto, \u00e9 crucial tomar cuidado para que n\u00e3o caiam nas m\u00e3os erradas, j\u00e1 que mesmo que n\u00e3o tenham mais utilidade para o seu neg\u00f3cio, ainda podem ser usadas por pessoas mal-intencionadas para prejudicar os donos desses dados.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, \u00e9 preciso se assegurar de fazer a destrui\u00e7\u00e3o segura. Neste artigo exclusivo do oHub, voc\u00ea aprender\u00e1:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>o que \u00e9 e qual a import\u00e2ncia de destruir documentos corretamente;&nbsp;<\/li><li>como funciona;&nbsp;<\/li><li>quais os principais m\u00e9todos.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2>O que \u00e9 destrui\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p>A <strong>destrui\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> \u00e9 o processo que engloba todos os passos para elimina\u00e7\u00e3o correta dos arquivos que uma empresa n\u00e3o usa mais. Ou seja, daqueles que perderam sua utilidade, mas n\u00e3o podem ser descartados de qualquer maneira para n\u00e3o comprometer a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/implementacao-de-seguranca-informacao\/\">seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es<\/a>. Ent\u00e3o, precisam passar por procedimentos espec\u00edficos.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esse \u00e9 um processo bastante comum em todos os neg\u00f3cios, uma vez que guardar documentos que n\u00e3o t\u00eam serventia n\u00e3o apenas ocupa um <strong>espa\u00e7o desnecess\u00e1rio<\/strong>, mas tamb\u00e9m cria <strong>brechas de seguran\u00e7a<\/strong>, visto que esses arquivos podem ser vazados.<\/p>\n\n\n\n<h2>Por que \u00e9 importante fazer a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos da empresa?<\/h2>\n\n\n\n<p>A destrui\u00e7\u00e3o de documentos confidenciais que n\u00e3o t\u00eam mais utilidade para a empresa garante a <strong>seguran\u00e7a dos dados de colaboradores e clientes<\/strong>. Afinal, o vazamento dessas informa\u00e7\u00f5es pode prejudicar as pessoas \u2014 roubo de identidade e fraude, por exemplo \u2014, al\u00e9m de constituir uma viola\u00e7\u00e3o de privacidade.<\/p>\n\n\n\n<p>Vale ressaltar tamb\u00e9m que, caso haja algum vazamento de dados, sua empresa pode sofrer <strong>danos irrepar\u00e1veis<\/strong> \u00e0 sua reputa\u00e7\u00e3o, uma vez que ficar\u00e1 conhecida como um neg\u00f3cio que n\u00e3o investe na seguran\u00e7a dos seus clientes.<\/p>\n\n\n\n<p>Outro ponto \u00e9 o espa\u00e7o que esses documentos podem tomar, caso sejam f\u00edsicos, e que poderia ser usado para armazenar outros arquivos mais recentes. Nesse sentido, a destrui\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m ajuda a manter as depend\u00eancias do seu neg\u00f3cio organizadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Para finalizar, a <strong>Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/strong> \u2014 a <a href=\"https:\/\/www.zendesk.com.br\/blog\/lgpd-comentada\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">LGPD<\/a> \u2014 determina que os neg\u00f3cios precisam fazer a exclus\u00e3o correta de documentos que possuem informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis. Portanto, investir nesse procedimento \u00e9 uma maneira de se adequar \u00e0 legisla\u00e7\u00e3o e evitar multas.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Veja tamb\u00e9m:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/legislacao-brasileira-de-seguranca-da-informacao\/\"><strong>o que sua empresa precisa saber sobre a legisla\u00e7\u00e3o brasileira de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2>Como funciona o processo de destrui\u00e7\u00e3o de documentos administrativos?<\/h2>\n\n\n\n<p>O processo de destrui\u00e7\u00e3o de documentos administrativos e\/ou confidenciais envolve:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>coleta e classifica\u00e7\u00e3o<\/strong> dos documentos que ser\u00e3o destru\u00eddos conforme o setor de origem, data de cria\u00e7\u00e3o ou ordem de prioridade;&nbsp;<\/li><li><strong>defini\u00e7\u00e3o do respons\u00e1vel<\/strong> pela coleta e destrui\u00e7\u00e3o dos documentos, que pode ser uma empresa terceirizada;<\/li><li><strong>escolha do m\u00e9todo mais adequado<\/strong> para garantir que todos os dados sejam apagados por completo para impedir o vazamento das informa\u00e7\u00f5es \u2014 explicaremos os mais usados no t\u00f3pico a seguir;<\/li><li><strong>registro da destrui\u00e7\u00e3<\/strong>o para que todo o processo fique gravado. Esta etapa deve apontar os documentos destru\u00eddos, o m\u00e9todo usado, a data que aconteceu e se houve uma fiscaliza\u00e7\u00e3o para se assegurar de que n\u00e3o restou nenhuma informa\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Veja tamb\u00e9m:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/digitalizacao-de-documentos\/\"><strong>o que \u00e9 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e por que terceirizar?<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2>Quais os m\u00e9todos de destrui\u00e7\u00e3o de documentos mais comuns?<\/h2>\n\n\n\n<p>Os m\u00e9todos de destrui\u00e7\u00e3o de documentos variam conforme o tipo de arquivo e os objetivos da empresa. Para registros f\u00edsicos, \u00e9 poss\u00edvel usar o processo de <strong>tritura\u00e7\u00e3o,<\/strong> que consiste em passar os pap\u00e9is por uma m\u00e1quina que os corta em peda\u00e7os min\u00fasculos para inutiliz\u00e1-los.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Outros m\u00e9todos bastante comuns s\u00e3o <strong>incinera\u00e7\u00e3o<\/strong> (queima de arquivos) e <strong>pulveriza\u00e7\u00e3o<\/strong> (transforma\u00e7\u00e3o deles em p\u00f3). No geral, estes dois \u00faltimos costumam ser mais seguros, pois t\u00eam uma garantia maior de que nenhum dado fique intacto.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 os documentos digitais podem ser destru\u00eddos por meio de <strong>desmagnetiza\u00e7\u00e3o ou <\/strong><strong><em>degaussing<\/em><\/strong>. Esse \u00e9 o processo de usar um \u00edm\u00e3 para \u201cquebrar\u201d o campo magn\u00e9tico dos dispositivos f\u00edsicos \u2014 como HDs \u2014 nos quais os dados est\u00e3o armazenados.<\/p>\n\n\n\n<p>Essa a\u00e7\u00e3o apaga todos os dados da unidade. Por\u00e9m, h\u00e1 a desvantagem de acabar com a vida \u00fatil do dispositivo, que fica inutilizado ap\u00f3s o processo e ainda n\u00e3o h\u00e1 uma garantia total de que tudo foi destru\u00eddo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Outra maneira de destruir documentos digitais \u00e9 com a <strong>reformata\u00e7\u00e3o<\/strong>. Na pr\u00e1tica, \u00e9 o ato de substituir um arquivo por outro para que os dados anteriores sejam apagados permanentemente, o que pode ser mais pr\u00e1tico, j\u00e1 que n\u00e3o inutiliza os dispositivos de armazenamento e pode ser usado para documentos em nuvem.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Aproveite para ler:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos\/\"><strong>GED \u2014 tudo que voc\u00ea precisa saber antes de adotar essa solu\u00e7\u00e3o!<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<h2>Como fazer a destrui\u00e7\u00e3o segura de documentos confidenciais?<\/h2>\n\n\n\n<p>Agora que voc\u00ea j\u00e1 entendeu o que \u00e9 e qual a import\u00e2ncia da destrui\u00e7\u00e3o de documentos, saiba que voc\u00ea pode trazer esta camada extra de seguran\u00e7a para sua empresa por conta pr\u00f3pria (seguindo os passos que citamos acima) ou contratando uma empresa de destrui\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Essas companhias s\u00e3o especializadas e preparadas para realizar todo o processo conforme as regulamenta\u00e7\u00f5es de prote\u00e7\u00e3o de dados. Assim, voc\u00ea fica mais tranquilo que tudo ser\u00e1 descartado corretamente.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m, voc\u00ea pode trazer ainda mais seguran\u00e7a para o seu neg\u00f3cio ao <strong>contratar uma empresa de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos \u2014 GED<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esses neg\u00f3cios trabalham com a digitaliza\u00e7\u00e3o de todos os arquivos, para torn\u00e1-los dispon\u00edveis em um sistema on-line seguro e descartar as vers\u00f5es f\u00edsicas, uma vez que n\u00e3o s\u00e3o mais necess\u00e1rias.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, a destrui\u00e7\u00e3o dos arquivos \u2014 f\u00edsicos que foram digitalizados e digitais que perderam sua validade \u2014 \u00e9 parte integral da GED, j\u00e1 que o objetivo \u00e9 trazer mais praticidade para os contratantes.<\/p>\n\n\n\n<p>Ficou interessado em contratar esse servi\u00e7o? Ent\u00e3o, aproveite para conferir a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\">lista exclusiva de empresas de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/a> que o <strong>oHub<\/strong> preparou para voc\u00ea.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>A sele\u00e7\u00e3o conta apenas com fornecedores selecionados e com qualidade reconhecida. Tudo para garantir a sua seguran\u00e7a.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Confira a lista agora mesmo e encontre o seu pr\u00f3ximo fornecedor!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Em algum momento, sua empresa precisar\u00e1 fazer a destrui\u00e7\u00e3o de documentos administrativos. Com o passar do tempo, \u00e9 comum acumular arquivos com dados de contratos com fornecedores, clientes, parceiros de neg\u00f3cios ou colaboradores. A principal quest\u00e3o \u00e9 que essas informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o precisam ser guardadas para sempre. 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