{"id":2731,"date":"2017-04-07T13:54:44","date_gmt":"2017-04-07T13:54:44","guid":{"rendered":"http:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=2731"},"modified":"2023-12-21T16:58:00","modified_gmt":"2023-12-21T16:58:00","slug":"como-organizar-documentos-de-uma-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-organizar-documentos-de-uma-empresa\/","title":{"rendered":"Como organizar documentos de uma empresa: 10 dicas pr\u00e1ticas [+ b\u00f4nus arquivamento]"},"content":{"rendered":"<p>Embora estejamos vivendo a era dos documentos eletr\u00f4nicos, as empresas ainda precisam de documentos impressos, em formato f\u00edsico, para dar conta de toda a administra\u00e7\u00e3o. Para que isso possa ser feito com efici\u00eancia \u00e9 importante adotar algum m\u00e9todo de<strong> como organizar documentos de uma empresa<\/strong>. Afinal, a&nbsp;<strong><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/consultorias-e-afins\/organizacao-de-documentos\">organiza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a><\/strong>&nbsp;\u00e9 fundamental para manter a ordem e a funcionalidade administrativa.<\/p>\n<p>Possuindo um sistema de <strong>organiza\u00e7\u00e3o de documentos administrativos<\/strong> funcional, \u00e9 poss\u00edvel acesso mais r\u00e1pido \u00e0queles necess\u00e1rios para a execu\u00e7\u00e3o de qualquer <strong>exig\u00eancia legal ou fiscal<\/strong>, e isso deve ser aplicado a todos os setores da empresa.<\/p>\n<p>Abaixo criamos um guia sobre&nbsp;como organizar documentos de uma empresa e o separamos em duas fases:<\/p>\n<ul>\n<li>10 dicas gerais sobre como organizar&nbsp;arquivos de uma empresa;<\/li>\n<li>[b\u00f4nus] 3 dicas pr\u00e1ticas e mais aprofundadas sobre como organizar o arquivamento desses documentos.<\/li>\n<\/ul>\n<div id=\"float\">\n<p class=\"margem_esquerda gray first_p\">Receba or\u00e7amentos gr\u00e1tis e sem compromisso de servi\u00e7os de organiza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n<p class=\"margem_esquerda orange\">O oHub faz o trabalho de cota\u00e7\u00e3o para voc\u00ea.<\/p>\n<ul class=\"margem_esquerda\">\n<li class=\"gray\">Receba no m\u00ednimo 5 propostas em at\u00e9 24 horas<\/li>\n<li class=\"gray\">Economize tempo<\/li>\n<li class=\"gray\">Tenha os melhores pre\u00e7os<\/li>\n<\/ul>\n<div id=\"button_solicite\"><a href=\"http:\/\/www.ohub.com.br\/pedido_orcamento_ohub.php?cod=W8L3GH1\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Solicite o or\u00e7amento<\/a><\/div>\n<\/div>\n<div id=\"afterFloat\"><\/div>\n<div>Se voc\u00ea ainda est\u00e1 em busca de uma solu\u00e7\u00e3o de como organizar arquivos de uma empresa, acompanhe conosco as 10 recomenda\u00e7\u00f5es mais importantes para manter a&nbsp;organiza\u00e7\u00e3o de documentos administrativos em sua empresa.<\/div>\n<h2>Como organizar documentos de uma empresa: 10 dicas gerais<\/h2>\n<h3>1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Os documentos n\u00e3o s\u00e3o velhos pap\u00e9is<\/h3>\n<p>A <strong>organiza\u00e7\u00e3o de documentos de uma empresa<\/strong> deve ser feita de forma a dar o respaldo e seguran\u00e7a para as atividades da organiza\u00e7\u00e3o, podendo atender a fiscaliza\u00e7\u00e3o ou as necessidades dos setores.<\/p>\n<p>As normas e leis que exigem a guarda de documentos devem ser seguidas.<\/p>\n<h3>2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Os documentos devem ser separados por categorias<\/h3>\n<p>Os documentos devem ser arquivados de acordo com sua natureza, atrav\u00e9s de<strong> categorias relacionadas<\/strong> com o seu setor e, dentro dessas categorias, <strong>separados por um sistema<\/strong> que possa facilitar sua r\u00e1pida recupera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3>3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Organiza\u00e7\u00e3o de documentos cont\u00e1beis<\/h3>\n<p>Notas fiscais e documentos de compra e venda s\u00e3o de fundamental import\u00e2ncia para a empresa.<\/p>\n<p>As <strong>notas fiscais<\/strong> devem ser separadas em pastas por nomes de fornecedor, com boletos de pagamento anexadas para facilitar a confer\u00eancia de valores.<\/p>\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o de notas fiscais garante <strong>melhor condu\u00e7\u00e3o da contabilidade e de custos<\/strong>, evitando perda de tempo quando s\u00e3o exigidos por alguma raz\u00e3o.<\/p>\n<h3>4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Documentos funcionais<\/h3>\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o de documentos administrativos&nbsp;referentes a <strong>colaboradores e prestadores de servi\u00e7os<\/strong> devem ser preservados por um longo per\u00edodo dentro das empresas.<\/p>\n<p>Cada funcion\u00e1rio deve ter sua pr\u00f3pria pasta, contendo:<\/p>\n<ul>\n<li>toda a documenta\u00e7\u00e3o desde sua admiss\u00e3o;<\/li>\n<li>com os laudos de exames peri\u00f3dicos em dia;<\/li>\n<li>comprovantes de pagamento;<\/li>\n<li>concess\u00e3o de f\u00e9rias e outros pertinentes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Al\u00e9m desses documentos do setor de recursos humanos, a organiza\u00e7\u00e3o de documentos de uma empresa deve ser feita com aqueles referentes ao <strong>servi\u00e7o m\u00e9dico e de sa\u00fade ocupacional<\/strong>.<\/p>\n<h3>5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Documentos de constitui\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>Os documentos de <strong>constitui\u00e7\u00e3o da empresa<\/strong>&nbsp;devem ser preservados de forma a se tornarem acess\u00edveis a qualquer momento. Entre os tipos de documentos presentes aqui est\u00e3o:<\/p>\n<ul>\n<li>contrato social e suas&nbsp;altera\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li>inscri\u00e7\u00f5es nos \u00f3rg\u00e3os de fiscaliza\u00e7\u00e3o e controle;<\/li>\n<li>cadastro junto aos \u00f3rg\u00e3os governamentais.<\/li>\n<\/ul>\n<p>A maneira de&nbsp;como organizar documentos de uma empresa&nbsp;deve ser&nbsp;definida&nbsp;desde a abertura da empresa, mantendo tudo de forma cronol\u00f3gica.<\/p>\n<h3>6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Documentos fiscais e de controle<\/h3>\n<p>Existem documentos que precisam ser arquivados e estar dispon\u00edveis por determinado intervalo de tempo. Para esses documentos \u00e9 preciso separar as esferas governamentais, Federal, Estadual e Municipal, atendendo a legisla\u00e7\u00e3o dentro de suas categorias (comercial, fiscal e previdenci\u00e1ria) e mantendo sua atualiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h3>7.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Documentos eletr\u00f4nicos<\/h3>\n<p>A <strong>organiza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> eletr\u00f4nicos deve ser mantida em pastas com tipos de documentos, por fornecedores ou clientes, de acordo com o ramo de atividade da empresa.<\/p>\n<p>Esses documentos devem ser mantidos por uma <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gest\u00e3o de backup<\/a>, com c\u00f3pias de seguran\u00e7a, mantidas nos servidores da empresa ou em nuvem, permitindo seu resgate imediato em caso de necessidade.<\/p>\n<h3>8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; \u00cdndice do arquivo de documentos<\/h3>\n<p>Toda forma de<strong> organiza\u00e7\u00e3o de documentos de uma empresa<\/strong>&nbsp;deve ser planejada e implantada, com a divis\u00e3o de categorias. \u00c9 necess\u00e1rio criar um <strong>\u00edndice de cataloga\u00e7\u00e3o<\/strong> para facilitar sua localiza\u00e7\u00e3o no arquivo.<\/p>\n<p>Uma das formas de indexa\u00e7\u00e3o \u00e9 atrav\u00e9s do formato alfanum\u00e9rico, criando tamb\u00e9m uma legenda com a descri\u00e7\u00e3o de cada letra ou categoria.<\/p>\n<h3>9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Aten\u00e7\u00e3o para a tabela de temporalidade<\/h3>\n<p>Existem documentos que a empresa deve preservar para sempre, enquanto que outros possuem um <strong>prazo de preserva\u00e7\u00e3o estabelecido pela legisla\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c9 necess\u00e1rio ter aten\u00e7\u00e3o para n\u00e3o manter documentos com prazo expirado e para n\u00e3o perder aqueles que devem ser mantidos.<\/p>\n<h3>10. Manter os documentos sempre no lugar<\/h3>\n<p>Tendo uma forma de&nbsp;como organizar documentos de uma empresa&nbsp;j\u00e1 pronta, o maior cuidado para manter sua ordem e funcionamento do arquivo \u00e9 <strong>recolocar cada documento em seu lugar depois de ser usado<\/strong> para qualquer fim.<\/p>\n<p>Uma excelente maneira de manter a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos administrativos, al\u00e9m dessas recomenda\u00e7\u00f5es, \u00e9<strong> digitalizar toda a informa\u00e7\u00e3o<\/strong>, realizando o <a href=\"http:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/controle-gastos-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">controle de gastos<\/a> com arquivos e <a href=\"http:\/\/blog.safetec.com.br\/produtividade\/plano-de-acao-para-aumentar-a-produtividade\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">aumentando a produtividade<\/a>.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, a guarda e organiza\u00e7\u00e3o dos documentos&nbsp;da empresa estar\u00e1 mais garantida, permitindo que qualquer necessidade seja atendida, mesmo que, por qualquer motivo, algum documento seja extraviado.<\/p>\n<h2>[B\u00f4nus] 3 passos pr\u00e1ticos para&nbsp;organizar documentos administrativos e realizar o arquivamento<\/h2>\n<p>De forma geral, as empresas sempre t\u00eam uma grande quantidade de documentos importantes, e esse \u00e9 um volume que cresce diariamente.<\/p>\n<p>Como vimos at\u00e9 aqui, para&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;da empresa com maior efici\u00eancia \u00e9 preciso ter algumas regras, j\u00e1 que s\u00e3o eles que cont\u00eam o <strong>hist\u00f3rico econ\u00f4mico e financeiro<\/strong> da empresa e s\u00e3o exigidos pela fiscaliza\u00e7\u00e3o para comprova\u00e7\u00e3o de sua movimenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>O m\u00e9todo de como organizar documentos de uma empresa possibilita que ele sejam resgatados a qualquer momento, sem perda de tempo, mantendo a produtividade.<\/p>\n<p>A gest\u00e3o eficiente dos documentos \u00e9 um fator fundamental para que a empresa:<\/p>\n<ul>\n<li>n\u00e3o perca prazos;<\/li>\n<li>n\u00e3o pague multas;<\/li>\n<li>se mantenha dentro da regularidade fiscal.<\/li>\n<\/ul>\n<p>N\u00f3s falamos rapidamente acima, mas, devemos considerar&nbsp;como<strong> primordial<\/strong> o&nbsp;fato de ser necess\u00e1rio manter os <strong>documentos ativos e inativos<\/strong>.<\/p>\n<p>Os documentos ativos s\u00e3o aqueles que, seja por exig\u00eancia legal ou para cumprir compromissos com clientes e fornecedores, devem estar sempre \u00e0 m\u00e3o, enquanto que os documentos inativos devem ser arquivados em separado, reduzindo a quantidade de pap\u00e9is que possam ser indevidamente manipulados quando se precisa resgatar outros ativos.<\/p>\n<p>\u00c9 importante que, ao definir como&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;de uma empresa, cada um seja colocado em seu devido lugar, sem possibilidade de perda, extravio ou de deteriora\u00e7\u00e3o, respeitando os prazos exigidos para sua manuten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Arquivar e&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;da empresa permite maior controle administrativo, facilitando as atividades do dia a dia, al\u00e9m de permitir que os colaboradores possam se dedicar \u00e0s atividades mais importantes.<\/p>\n<p>A seguir, apresentamos<strong> 3 formas pr\u00e1ticas<\/strong> para&nbsp;organizar documentos&nbsp;e manter a produtividade dentro de sua empresa:<\/p>\n<h3>1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Organizar documentos exige um local espec\u00edfico<\/h3>\n<p>O local para&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;e mant\u00ea-los arquivados em ordem deve ser adequado, dentro de suas necessidades de utiliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Os <strong>arquivos ativos<\/strong>, que devem ser manipulados mais rapidamente devem <strong>permanecer em pastas<\/strong>, devidamente organizados por categorias e, dependendo do volume de pap\u00e9is, os <strong>arquivos inativos<\/strong> devem ter uma <strong>sala apropriada<\/strong>, com condi\u00e7\u00f5es ideais de ambienta\u00e7\u00e3o, sem qualquer umidade que possa deteriorar documentos mais antigos.<\/p>\n<p>Tendo os documentos em lugares adequados, torna-se mais f\u00e1cil e mais pr\u00e1tico resgata-los para qualquer atividade exigida.<\/p>\n<h3>2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Organizar documentos em pastas e caixas exclusivas<\/h3>\n<p>Os documentos devem ser organizados em grupos:<\/p>\n<ul>\n<li>separados segundo a necessidade;<\/li>\n<li>ou por datas;<\/li>\n<li>por clientes ou temas.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Tudo isso deve ter em mente o objetivo de tornar mais f\u00e1cil sua procura e resgate.<\/p>\n<p>O modelo de como organizar documentos&nbsp;de uma empresa, deve ter uma metodologia diferente da organiza\u00e7\u00e3o de documentos de movimenta\u00e7\u00e3o di\u00e1ria.<\/p>\n<p><strong>Cada tipo de documento deve ter sua pasta<\/strong> devidamente organizada, ou caixas devidamente etiquetadas, com \u00edndices que possam facilitar a localiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Os<strong> \u00edndices<\/strong> s\u00e3o essenciais para facilitar a localiza\u00e7\u00e3o, sendo o mais pr\u00e1tico o c\u00f3digo num\u00e9rico, onde cada n\u00famero faz refer\u00eancia a um tipo de documento.<\/p>\n<p>Cada <strong>setor deve manter em seu pr\u00f3prio local<\/strong> os documentos utilizados no dia a dia, evitando movimenta\u00e7\u00e3o desnecess\u00e1ria de colaboradores, enquanto que, no arquivo inativo, cada setor deve organizar documentos em locais separados, n\u00e3o misturando, por exemplo, documentos do setor financeiro com o setor de pessoal, ou vice-versa.<\/p>\n<p>O c\u00f3digo num\u00e9rico pode ter diversas dezenas, de acordo com a necessidade da empresa, como, por exemplo:<\/p>\n<p><strong>01.02.03<\/strong><\/p>\n<p>Ao&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;pelo c\u00f3digo num\u00e9rico, a primeira dezena refere-se ao setor, a segunda dezena ao tipo de documento e a terceira \u00e0 sua classifica\u00e7\u00e3o dentro do seu tipo. Uma nota fiscal, nesse caso, pode ser classificada da seguinte forma:<\/p>\n<p><strong>04.01.03<\/strong><\/p>\n<p>A primeira dezena refere-se ao setor financeiro, a segunda ao fornecedor e a terceira ao tipo de compra.<\/p>\n<p>A gest\u00e3o de documentos digitais tamb\u00e9m segue o mesmo sistema de documentos f\u00edsicos, devendo ser:<\/p>\n<ul>\n<li>separados em pastas espec\u00edficas;<\/li>\n<li>de acordo com o seu tipo;<\/li>\n<li>nunca se esquecendo de manter um backup por quest\u00e3o de seguran\u00e7a, que pode ser salvo em HD externo ou em nuvem.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Organizar documentos usando a tecnologia<\/h3>\n<p><strong>Organizar documentos<\/strong>&nbsp;na nuvem, ou seja, no sistema <a href=\"https:\/\/encontreumnerd.com.br\/blog\/cloud-computing-pequenas-empresas\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">cloud computing<\/a>, tamb\u00e9m \u00e9 interessante para manter documentos com maior seguran\u00e7a. No caso de alguma pane no computador, haver\u00e1 como encontrar qualquer tipo de documento e resgata-lo com facilidade.<\/p>\n<p>Da mesma forma que no computador dentro da empresa, aprender como&nbsp;<strong>organizar documentos<\/strong>&nbsp;de uma empresa, em nuvem, segue o mesmo princ\u00edpio, com <strong>cria\u00e7\u00e3o de pastas por segmento ou setor<\/strong>, como se estivessem no arquivo ou na sala de documentos inativos.<\/p>\n<p>Atualmente podemos encontrar empresas dedicadas exclusivamente ao processo de como&nbsp;<strong>organizar<\/strong>&nbsp;<strong>documentos<\/strong>, de uma empresa, garantindo ainda mais a seguran\u00e7a das organiza\u00e7\u00f5es com rela\u00e7\u00e3o \u00e0s necessidades de apresenta\u00e7\u00e3o ao fisco ou para suas exig\u00eancias internas.<\/p>\n<p>Ao&nbsp;<strong>organizar documentos de uma empresa<\/strong>&nbsp;da forma correta, a empresa mant\u00e9m melhor gest\u00e3o de suas atividades, apresentando servi\u00e7os com mais qualidade e gerando maior produtividade. Como a lucratividade \u00e9 fruto da produtividade, entendemos que a organiza\u00e7\u00e3o seja essencial em qualquer caso e em qualquer momento da vida empresarial.<\/p>\n<p><script type=\"text\/javascript\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/js\/ohub_widget.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\">loadohubWidget ('B0517');<\/script><\/p>\n<p>Veja no v\u00eddeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de servi\u00e7os:<\/p>\n<p><iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/89209081\" width=\"640\" height=\"360\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen\" allowfullscreen=\"\"><\/iframe><\/p>\n<table bgcolor=\"#FFF8E1\">\n<tbody>\n<tr>\n<td>E se voc\u00ea quer contratar um fornecedor para realizar um servi\u00e7o de organiza\u00e7\u00e3o de documentos, o oHub pode ajudar. <a href=\"http:\/\/www.ohub.com.br\/pedido_orcamento_ohub.php?cod=W8L3GH1\">Fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas com um s\u00f3 pedido ou veja a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/consultorias-e-afins\/organizacao-de-documentos\">lista de empresas que realizam servi\u00e7os de organiza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a>.Al\u00e9m deste servi\u00e7o, voc\u00ea tamb\u00e9m pode encontrar outros como <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/consultorias-e-afins\/obtencao-de-alvaras-e-licencas\">obten\u00e7\u00e3o de alvar\u00e1 de funcionamento<\/a> e <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/construcao-limpeza-e-conservacao\/mao-de-obra-terceirizada:terceirizacao-de-limpeza\">terceiriza\u00e7\u00e3o de limpeza<\/a>. O oHub \u00e9 uma plataforma que conecta a sua empresa aos melhores fornecedores do mercado.Caso seja um fornecedor, <a href=\"http:\/\/www.ohub.com.br\/cadastro\">cadastre-se no oHub<\/a> para conquistar novos clientes.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Embora estejamos vivendo a era dos documentos eletr\u00f4nicos, as empresas ainda precisam de documentos impressos, em formato f\u00edsico, para dar conta de toda a administra\u00e7\u00e3o. Para que isso possa ser feito com efici\u00eancia \u00e9 importante adotar algum m\u00e9todo de como organizar documentos de uma empresa. 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