A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, GED, \u00e9 um processo que passa os arquivos da empresa para uma vers\u00e3o digital. Em seguida, tudo \u00e9 armazenado em um sistema on-line que pode ser acessado de qualquer lugar. <\/p><\/p>\n\n\n\n
Este mercado vem se popularizando bastante nos \u00faltimos anos. Inclusive, o Fortune Business Insights<\/a> prev\u00ea um crescimento de mais de 7 bilh\u00f5es de d\u00f3lares para o setor em 2024. <\/p>\n\n\n\n Ou seja, \u00e9 chegada a hora de investir na gest\u00e3o de documentos eletr\u00f4nicos, pr\u00e1tica essa que ajuda a reduzir os custos e aumentar a produtividade das equipes, al\u00e9m da efic\u00e1cia das a\u00e7\u00f5es do neg\u00f3cio. <\/p>\n\n\n\n Quer aprender como? Ent\u00e3o, continue lendo, pois neste conte\u00fado exclusivo do oHub<\/strong> falamos tudo o que voc\u00ea precisa saber sobre a GED, dicas de como implementar e, ainda, como contratar a melhor empresa terceirizada do tipo. <\/p>\n\n\n\n Confira!<\/p>\n\n\n\n GED \u00e9 a sigla para gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos. Na pr\u00e1tica, \u00e9 o uso de um sistema para transformar todas as informa\u00e7\u00f5es f\u00edsicas da empresa em vers\u00f5es digitais, facilitando o armazenamento e a administra\u00e7\u00e3o dos arquivos, j\u00e1 que os usu\u00e1rios respons\u00e1veis podem acess\u00e1-los de qualquer lugar, bastando ter conex\u00e3o com a internet. <\/p>\n\n\n\n Esse processo visa facilitar o acesso e compartilhamento de documentos essenciais para o funcionamento da empresa, assim como aumentar a seguran\u00e7a, reduzindo as chances de serem perdidos ou extraviados com o passar do tempo. <\/p>\n\n\n\n >>>> Aproveite para ler:<\/strong> o que \u00e9 digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e por que terceirizar?<\/a><\/p>\n\n\n\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9 GED, vamos aos exemplos de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n\n\n\n As concession\u00e1rias – e outras empresas – podem digitalizar todos os documentos e informa\u00e7\u00f5es sobre os clientes, anex\u00e1-los em uma pasta e disponibiliz\u00e1-los em um sistema compartilhado. <\/p>\n\n\n\n Fora isso, h\u00e1 a possibilidade de usar a GED para digitalizar folhas de pagamento, relat\u00f3rios, contratos e documentos cont\u00e1beis, como balan\u00e7o financeiro e muitos outros. <\/p>\n\n\n\n Percebe como um sistema do tipo tem v\u00e1rios usos? Ent\u00e3o, que tal conferir como funciona? Continue lendo para descobrir!<\/p>\n\n\n\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos consiste na digitaliza\u00e7\u00e3o dos pap\u00e9is da empresa para que sejam posteriormente armazenados e geridos por um programa espec\u00edfico. Para essa finalidade, s\u00e3o utilizados recursos pr\u00f3prios, de modo que os documentos sejam devidamente digitalizados em sua integralidade.<\/p>\n\n\n\n O armazenamento dos documentos pode ser feito por meio de sistemas de nuvem, com alta capacidade de armazenagem. O gerenciamento da documenta\u00e7\u00e3o<\/a> tamb\u00e9m pode ser feito de maneira remota, acessando os dispositivos conectados ao sistema de armazenamento.<\/p>\n\n\n\n Esse tipo de digitaliza\u00e7\u00e3o garante mais prote\u00e7\u00e3o \u00e0 empresa, pois evita perdas ou deteriora\u00e7\u00f5es de documentos. <\/p>\n\n\n\n Os programas possibilitam, ainda, a separa\u00e7\u00e3o dos documentos, de acordo com categorias pr\u00e9-estabelecidas. Consequentemente, a gest\u00e3o de documentos se torna mais otimizada, com a organiza\u00e7\u00e3o e segmenta\u00e7\u00e3o destes arquivos.<\/p>\n\n\n\n E \u00e0 medida que novos documentos s\u00e3o criados, decorrentes da atividade empresarial, em seus diversos setores, estes ser\u00e3o prontamente armazenados. Aqui, o armazenamento em nuvem garante que os arquivos sejam devidamente mantidos, pelo tempo que for necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n A GED serve para otimizar os processos da empresa digitalizando documentos e outros arquivos para facilitar o acesso e compartilhamento, al\u00e9m de reduzir o gasto com papel e impress\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n Em paralelo, adotar a pr\u00e1tica contribui para melhor o clima organizacional<\/a> da empresa, justamente pelo facilitamento dos processos, gerando tamb\u00e9m um aumento da produtividade.<\/p>\n\n\n\n Por falar nisso, dados compartilhados pelo Finances Online<\/a> mostram que problemas com a documenta\u00e7\u00e3o podem reduzir em mais de 20% a produtividade dos colaboradores. Ainda, quase 90% dos funcion\u00e1rios relatam ter problemas para encontrar arquivos, passando at\u00e9 18 minutos na busca. <\/p>\n\n\n\n Com a GED, esse tempo pode ser direcionado para a\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas, buscando o aumento dos lucros do neg\u00f3cio. Adicionalmente, n\u00e3o ter que passar por essa situa\u00e7\u00e3o melhora o humor e deixa os colaboradores mais satisfeitos com o trabalho.<\/p>\n\n\n\n Compreendeu para que serve a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos? Pois siga a leitura e confira sua import\u00e2ncia, assim como os principais benef\u00edcios da solu\u00e7\u00e3o!<\/p>\n\n\n\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos exerce papel de grande import\u00e2ncia, pois confere seguran\u00e7a e flexibilidade \u00e0 administra\u00e7\u00e3o empresarial. Diariamente, as companhias realizam transa\u00e7\u00f5es financeiras, fecham contratos, admitem novos colaboradores e incidem em obriga\u00e7\u00f5es previstas em lei.<\/p>\n\n\n\n Todos estes procedimentos requerem o devido registro, em documentos espec\u00edficos. Portanto, a atividade empresarial, por natureza, envolve a produ\u00e7\u00e3o de uma vasta documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Grande parte destes arquivos s\u00e3o direcionados para a comprova\u00e7\u00e3o do cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es legais e procedimentos burocr\u00e1ticos. Caso a administra\u00e7\u00e3o perca algum documento, a empresa pode sofrer eventuais san\u00e7\u00f5es pelo descumprimento da pr\u00f3pria obriga\u00e7\u00e3o de comprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Considerando que a legisla\u00e7\u00e3o prev\u00ea prazos diferenciados para o armazenamento de cada esp\u00e9cie documental, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos oferece a devida manuten\u00e7\u00e3o nos per\u00edodos adequados.<\/p>\n\n\n\n Os recursos da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos tamb\u00e9m simplificam as fun\u00e7\u00f5es gerais da administra\u00e7\u00e3o, dado o acesso facilitado \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o. E isto \u00e9 um reflexo direto da transforma\u00e7\u00e3o digital<\/a> das empresas e do mercado.<\/p>\n\n\n\n Sim, adotar a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e processos pode trazer muitos benef\u00edcios para sua empresa. Entre os principais, est\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Confira mais detalhes nos pr\u00f3ximos t\u00f3picos!<\/p>\n\n\n\n Um dos principais benef\u00edcios de adotar o gerenciamento arquiv\u00edstico de documentos eletr\u00f4nicos \u00e9 a redu\u00e7\u00e3o de custos para a empresa. Isso acontece gra\u00e7as \u00e0 diminui\u00e7\u00e3o dos gastos com impress\u00e3o e arquivamento f\u00edsico dos documentos. <\/p>\n\n\n\n Em especial, estamos falando daqueles que s\u00e3o mais exigidos pelos \u00f3rg\u00e3os de fiscaliza\u00e7\u00e3o \u2014 como alvar\u00e1 de funcionamento \u2014 e necessidades di\u00e1rias do neg\u00f3cio \u2014 contratos \u2014, os quais precisam ser facilmente acessados a qualquer momento. <\/p>\n\n\n\n Ainda nesse quesito, outra vantagem da GED \u00e9 que voc\u00ea s\u00f3 precisa imprimir os arquivos sob demanda. Ou seja, apenas quando houver a necessidade de ter um documento f\u00edsico, resultado em uma menor quantidade de impress\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Como resultado, a empresa tamb\u00e9m ganha pontos no quesito sustentabilidade, uma vez que reduz o consumo de papel e o descarte de materiais no meio ambiente.<\/p>\n\n\n\n Com a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, n\u00e3o h\u00e1 a necessidade de manter um arquivo inativo com uma grande quantidade de documentos e pastas, que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizados ou sofrer danos. <\/p>\n\n\n\n Pelo contr\u00e1rio, voc\u00ea precisa apenas manter os arquivos essenciais em m\u00e3os e o restante pode ficar dispon\u00edvel virtualmente, facilitando tamb\u00e9m a organiza\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n O simples fato de n\u00e3o haver necessidade de procurar documentos<\/strong> no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.<\/p>\n\n\n\n Entre as principais vantagens da GED, o sistema apresenta os arquivos necess\u00e1rios<\/strong> a um simples clique do mouse<\/strong>, com a utiliza\u00e7\u00e3o de palavras-chave. Al\u00e9m da facilidade na busca, essa \u00e9 uma forma eficiente de organizar os documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Por causa do armazenamento em nuvem, os documentos eletr\u00f4nicos podem ser acessados pela internet, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Se voc\u00ea esquecer de imprimir um arquivo para uma reuni\u00e3o importante, basta procurar a vers\u00e3o digital. <\/p>\n\n\n\n Com os documentos digitalizados na GED, qualquer usu\u00e1rio com acesso liberado pode verificar seu conte\u00fado, possibilitando compartilhar arquivos com:<\/p>\n\n\n\n Essa gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos tamb\u00e9m possibilita que qualquer pessoa interessada possa acompanhar todas as etapas de um processo, facilitando a execu\u00e7\u00e3o dos projetos da empresa.<\/p>\n\n\n\n Outra vantagem da GED \u00e9 a garantia da seguran\u00e7a de informa\u00e7\u00f5es<\/a> confidenciais, de modo que apenas os usu\u00e1rios autorizados tenham acesso ao conte\u00fado dos arquivos, via login e senha. <\/strong>Al\u00e9m disso, pode-se criar limites de acesso<\/strong> para profissionais de todos os n\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n Assim, voc\u00ea garante que os dados do seu neg\u00f3cio fiquem mais seguros contra roubos e vazamentos, liberando acesso apenas para os envolvidos no processo.<\/p>\n\n\n\n As empresas que utilizam GED tamb\u00e9m podem melhorar tanto a efici\u00eancia interna quanto a competitividade geral de seus neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n Ter pilhas de documentos espalhados, impossibilitando encontrar o que se busca, compromete a produtividade e, indiretamente, o clima organizacional.<\/p>\n\n\n\n Neste sentido, um sistema de gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos garante que os registros n\u00e3o sejam perdidos e ajuda a equipe a obter informa\u00e7\u00f5es ou dados de que precisa de maneira r\u00e1pida e confi\u00e1vel.<\/p>\n\n\n\n O tipo de ind\u00fastria ou jurisdi\u00e7\u00e3o em que sua empresa est\u00e1 operando dita os tipos de regulamenta\u00e7\u00f5es que precisa respeitar no que diz respeito ao armazenamento de documentos e dados.<\/p>\n\n\n\n Arquivos legais, por exemplo, devem ser mantidos por um certo n\u00famero de anos, conforme o caso. Voc\u00ea pode precisar mostrar que certos procedimentos foram seguidos e informa\u00e7\u00f5es confidenciais armazenadas corretamente.<\/p>\n\n\n\n As empresas que utilizam GED n\u00e3o t\u00eam essa preocupa\u00e7\u00e3o com a conformidade. Inclusive, podem at\u00e9 mesmo configurar seus registros para que sejam destru\u00eddos de maneira segura e pontual quando n\u00e3o precisar mais deles. Tudo de forma automatizada. <\/p>\n\n\n\n Muitos tipos de empresas podem usar a GED e usufruir dos benef\u00edcios que acabamos de citar. As mais comuns s\u00e3o: <\/p>\n\n\n\n O processo para implementar a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e processos envolve:<\/p>\n\n\n\n Confira a import\u00e2ncia de cada um desses passos e, ainda, a explica\u00e7\u00e3o de como coloc\u00e1-los em pr\u00e1tica logo abaixo!<\/p>\n\n\n\n Inicialmente, \u00e9 necess\u00e1rio digitalizar todos os documentos f\u00edsicos, por meio de scanners<\/em> pr\u00f3prios. Cada documento deve ser digitalizado de forma integral, incluindo todas as informa\u00e7\u00f5es que sejam relevantes.<\/p>\n\n\n\n Lembre-se que o programa de gest\u00e3o tem alta capacidade de armazenagem para a manuten\u00e7\u00e3o de toda a documenta\u00e7\u00e3o. Posteriormente, a companhia pode implementar a gera\u00e7\u00e3o de documentos em seu formato digital, sendo outro facilitador.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, chega o momento de categorizar os documentos para maior organiza\u00e7\u00e3o. Dessa forma, o programa gera diversas pastas divididas entre diferentes categorias, viabilizando o armazenamento de diferentes modalidades documentais.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel categorizar os arquivos por dados de clientes, fornecedores e colaboradores ou, ainda, contratos e documentos fiscais. O ideal \u00e9 encontrar um sistema que funcione para seu neg\u00f3cio e seja f\u00e1cil de usar, segmentando as informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Para cada atividade desenvolvida na empresa, existe seu registro com a documenta\u00e7\u00e3o adequada. Portanto, algumas esp\u00e9cies de documentos devem ter seu acesso restrito, pela confidencialidade de suas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n As pastas de documentos confidenciais s\u00e3o protegidas por senhas e outras ferramentas de controle de acesso. Tamb\u00e9m pode ser utilizada a assinatura eletr\u00f4nica, como requisito de acesso \u00e0 determinada documenta\u00e7\u00e3o, visto que h\u00e1 legalidade jur\u00eddica, dando poder de transacionar ou validar algum documento.<\/p>\n\n\n\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos tamb\u00e9m acarreta a padroniza\u00e7\u00e3o de toda a documenta\u00e7\u00e3o da empresa. Quando a administra\u00e7\u00e3o adota esta padroniza\u00e7\u00e3o, transmite ao mercado uma imagem de maior compromisso e seriedade, elevando a competitividade.<\/p>\n\n\n\n Com o devido armazenamento, a empresa pode exercer o gerenciamento efetivo sobre sua documenta\u00e7\u00e3o. Ou seja, administrar os arquivos armazenados para garantir o uso correto das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Neste caso, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos propicia a ado\u00e7\u00e3o de uma pol\u00edtica de gerenciamento eficiente, controlando toda a documenta\u00e7\u00e3o, os prazos de validade e afins.<\/p>\n\n\n\n A resposta \u00e9, sim, vale muito a pena contratar um sistema de gest\u00e3o de documentos eletr\u00f4nicos terceirizado. Lembra da lista de vantagens da GED que trouxemos mais acima? Pois bem, a terceiriza\u00e7\u00e3o adiciona outras vantagens. <\/p>\n\n\n\n Por exemplo, a terceiriza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos ajuda a garantir que sua empresa est\u00e1 seguindo os protocolos de digitaliza\u00e7\u00e3o, armazenamento e seguran\u00e7a corretos, j\u00e1 que conta com profissionais especializados na \u00e1rea e as melhores ferramentas do mercado.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, as prestadoras de servi\u00e7o oferecem sistemas completos e que entregam tudo o que seu neg\u00f3cio precisa para fazer a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e organizar os processos de um s\u00f3 lugar, com o benef\u00edcio extra de oferecer o suporte integral para responder a quaisquer d\u00favidas.<\/p>\n\n\n\n Vale mencionar tamb\u00e9m que as empresas terceirizadas de GED t\u00eam conhecimento sobre a lei de prote\u00e7\u00e3o de dados. Logo, podem dar orienta\u00e7\u00f5es mais precisas sobre o que sua empresa precisa fazer para n\u00e3o ter problemas com a justi\u00e7a. <\/p>\n\n\n\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9, quais os benef\u00edcios e como fazer a GED, pensa em contratar uma empresa de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e terceirizar esse servi\u00e7o? Ent\u00e3o, fique de olho em alguns pontos que demandam aten\u00e7\u00e3o para garantir que voc\u00ea est\u00e1 fechando uma parceria com um neg\u00f3cio s\u00e9rio e comprometido.<\/p>\n\n\n\n O primeiro \u00e9 a reputa\u00e7\u00e3o da prestadora. O ideal \u00e9 que n\u00e3o tenha reclama\u00e7\u00f5es de clientes, seja conhecida por oferecer um bom atendimento e disponibilize um canal de suporte f\u00e1cil de usar e efetivo. <\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, \u00e9 preciso prestar aten\u00e7\u00e3o para que a empresa acompanhe as principais inova\u00e7\u00f5es do mercado e sempre ofere\u00e7a atualiza\u00e7\u00f5es para seus clientes.<\/p>\n\n\n\n Para finalizar, relembramos que a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos \u00e9 o meio mais f\u00e1cil de trazer agilidade e facilidade<\/strong> aos processos administrativos e produtivos de qualquer empresa.<\/p>\n\n\n\n Assim, os profissionais e colaboradores ganham tempo para cuidar de assuntos mais importantes, aprimorando a gest\u00e3o de metas e resultados<\/a>.<\/p>\n\n\n <\/p>\nO que \u00e9 GED?<\/h2>\n\n\n\n
Exemplos de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos <\/h3>\n\n\n\n
Como funciona a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e processos?<\/h2>\n\n\n\n
Para que serve a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos?<\/h2>\n\n\n\n
Qual a import\u00e2ncia da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos?<\/h2>\n\n\n\n
Quais os benef\u00edcios da terceiriza\u00e7\u00e3o do gerenciamento arquiv\u00edstico de documentos eletr\u00f4nicos?<\/h2>\n\n\n\n
1. Redu\u00e7\u00e3o dos custos<\/h3>\n\n\n\n
2. Otimiza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o de armazenamento<\/h3>\n\n\n\n
3. Aumento da produtividade <\/h3>\n\n\n\n
4. Maior acessibilidade<\/h3>\n\n\n\n
5. Facilidade no compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es <\/h3>\n\n\n\n
6. Mais seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
7. Mais efici\u00eancia para a empresa<\/h3>\n\n\n\n
8. Melhor adequa\u00e7\u00e3o \u00e0s boas pr\u00e1ticas de conformidade <\/h3>\n\n\n\n
Quais empresas podem usar a GED?<\/h2>\n\n\n\n
Como implementar a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos no seu neg\u00f3cio?<\/h2>\n\n\n\n
1. Digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos f\u00edsicos <\/h3>\n\n\n\n
2. Categoriza\u00e7\u00e3o dos arquivos <\/h3>\n\n\n\n
3. Separa\u00e7\u00e3o por n\u00edveis de seguran\u00e7a<\/h3>\n\n\n\n
4. Padroniza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/h3>\n\n\n\n
5. Gerenciamento efetivo<\/h3>\n\n\n\n
Vale a pena contratar um sistema de gest\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n
Como avaliar e onde encontrar os melhores fornecedores de sistemas de gest\u00e3o de documentos eletr\u00f4nicos?<\/h2>\n\n\n\n