{"id":2894,"date":"2017-11-10T08:42:15","date_gmt":"2017-11-10T08:42:15","guid":{"rendered":"http:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=2894"},"modified":"2017-11-10T08:42:15","modified_gmt":"2017-11-10T08:42:15","slug":"desvantagens-de-usar-uma-empresa-de-guarda-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/desvantagens-de-usar-uma-empresa-de-guarda-de-documentos\/","title":{"rendered":"Desvantagens de usar uma empresa de guarda de documentos"},"content":{"rendered":"<p>A <strong>guarda de documentos<\/strong> por empresas especializadas \u00e9 um grande facilitador para qualquer tipo de empresa, principalmente quando h\u00e1 um ac\u00famulo de pap\u00e9is que devem ser conservados por muitos anos.<\/p>\n<p>Contudo, existem empres\u00e1rios que consideram que a <strong>guarda de documentos<\/strong> dessa forma pode trazer desvantagens, inclusive considerando que uma empresa de guarda de documentos n\u00e3o se considera respons\u00e1vel pela documenta\u00e7\u00e3o que est\u00e1 sob sua responsabilidade.<\/p>\n<p>Ou ainda consideram que outras pessoas possam ter acesso a documentos confidenciais, podendo trazer algum tipo de preju\u00edzo para a empresa.<\/p>\n<p>Contudo, uma empresas de <strong>guarda de documentos<\/strong>, para exercer essa atividade, deve ter, em primeiro lugar, uma reputa\u00e7\u00e3o ilibada, com refer\u00eancias de clientes anteriores, uma vez que se trata de um segmento que exige os devidos cuidados, havendo uma corresponsabilidade com rela\u00e7\u00e3o aos seus clientes.<\/p>\n<p>De forma geral, as empresas de <strong>guarda de documentos<\/strong> s\u00e3o certificadas para a atividade a que se prop\u00f5em, permitindo apenas que pessoas autorizadas tenham acesso \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o armazenada, al\u00e9m de possu\u00edrem seguro contra roubo ou inc\u00eandio, garantindo que seus clientes n\u00e3o tenham qualquer preju\u00edzo por sinistros que possam ocorrer.<\/p>\n<div id=\"float\">\n<p class=\"margem_esquerda gray first_p\">Receba or\u00e7amentos gr\u00e1tis e sem compromisso de servi\u00e7os de guarda de documentos.<\/p>\n<p class=\"margem_esquerda orange\">O oHub faz o trabalho de cota\u00e7\u00e3o para voc\u00ea.<\/p>\n<ul class=\"margem_esquerda\">\n<li class=\"gray\">Receba cerca de 5 propostas em at\u00e9 24 horas<\/li>\n<li class=\"gray\">Economize tempo<\/li>\n<li class=\"gray\">Consiga melhores pre\u00e7os<\/li>\n<\/ul>\n<div id=\"button_solicite\"><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/go\/pedido-orcamento.php?cod=BLGDkj3hd\" target=\"_blank\">Solicite o or\u00e7amento<\/a><\/div>\n<\/div>\n<div id=\"afterFloat\"><\/div>\n<h2>Guarda de documentos: pap\u00e9is distantes da empresa<\/h2>\n<p>Para contratar uma empresa de <strong>guarda de documentos<\/strong>, antes de tudo, \u00e9 preciso considerar que apenas a documenta\u00e7\u00e3o n\u00e3o exigida para as atividades empresariais deve ser armazenada.<\/p>\n<p>Documentos que ainda podem ser utilizados em processos administrativos ou processos industriais, devem permanecer em poder da empresa, a menos que estejam digitalizados e que os arquivos digitais possam substituir a documenta\u00e7\u00e3o f\u00edsica.<\/p>\n<p>Com esse cuidado, a empresa poder\u00e1 continuar com todas as suas atividades normais, sem necessidade de determinar pessoas para se deslocarem atr\u00e1s de documentos necess\u00e1rios.<\/p>\n<p>Quando os documentos estiverem organizados de forma adequada, dentro do padr\u00e3o exigido, os documentos podem ser identificados mais rapidamente, n\u00e3o havendo qualquer dificuldade para os usu\u00e1rios. A <strong>guarda de documentos<\/strong> deve seguir um sistema que n\u00e3o traga preju\u00edzos e que evite perda de tempo e de dinheiro.<\/p>\n<p>Normalmente, as empresas de <strong>guarda de documentos<\/strong> apresentam um sistema j\u00e1 definido pela sua pr\u00f3pria experi\u00eancia, que pode ser adaptado pelos seus clientes, garantindo a seguran\u00e7a de toda a documenta\u00e7\u00e3o arquivada e, ao mesmo tempo, mantendo em seus pr\u00f3prios arquivos, em servidores locais ou na nuvem, aqueles que, mesmo n\u00e3o tendo necessidade de uso f\u00edsico, precisam ser consultados.<\/p>\n<p>Com a <strong>guarda de documentos<\/strong> por uma empresa especializada, os arquivos digitais podem substituir os documentos f\u00edsicos com maior rapidez, economizando tempo, sem qualquer risco para os originais que, assim, podem ser mantidos por todo o per\u00edodo determinado pela legisla\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h2>Guarda de documentos: manter arquivos digitais<\/h2>\n<p>Os documentos, tanto f\u00edsicos quanto digitais, s\u00e3o de extrema import\u00e2ncia para a continuidade das atividades da empresa. Os documentos f\u00edsicos devem ser mantidos organizados em pastas e caixas, com as devidas identifica\u00e7\u00f5es, exigindo tempo para serem organizados ou localizados.<\/p>\n<p>Para os documentos f\u00edsicos \u00e9 preciso cuidado com a manipula\u00e7\u00e3o e com sua conserva\u00e7\u00e3o, uma vez que a legisla\u00e7\u00e3o exige que estejam sempre \u00edntegros.<\/p>\n<p>Enquanto isso, os documentos digitais, armazenados na mem\u00f3ria dos servidores, tamb\u00e9m separados em pastas e subdiret\u00f3rios, n\u00e3o correm qualquer risco de extravio (desde que tenham o devido backup) ou de danos f\u00edsicos. S\u00e3o mais f\u00e1ceis de serem organizados e podem ser encontrados com maior rapidez.<\/p>\n<p>A <strong>guarda de documentos<\/strong> f\u00edsicos, com sua digitaliza\u00e7\u00e3o, ao contr\u00e1rio de qualquer desvantagem que uma pessoa possa considerar, oferece maior seguran\u00e7a, melhor conserva\u00e7\u00e3o, s\u00e3o mantidos em ordem e permitem uma pesquisa mais r\u00e1pida.<\/p>\n<p>Quando o volume \u00e9 menor, a <strong>guarda de documentos<\/strong> tamb\u00e9m \u00e9 mais f\u00e1cil de ser mantida. Contudo, quando o arquivo \u00e9 maior, o arquivo f\u00edsico torna-se muito mais complexo, come\u00e7ando a gerar maior demanda de tempo para sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Com rela\u00e7\u00e3o aos arquivos digitais, a situa\u00e7\u00e3o se torna diferente: o processo de indexa\u00e7\u00e3o permite que todos os documentos possam ser encontrados atrav\u00e9s da pesquisa informatizada, permitindo ao usu\u00e1rio f\u00e1cil acesso a qualquer tipo de documento arquivado, com a vantagem de n\u00e3o ocupar espa\u00e7o f\u00edsico.<\/p>\n<p>Portanto, n\u00e3o pense que existem desvantagens em contratar uma empresa de <strong>guarda<\/strong> <strong>de documentos<\/strong>. Contratar uma empresa especializada \u00e9 a melhor forma de garantir a integridade dos documentos f\u00edsicos, ao mesmo tempo em que a empresa pode continuar com suas atividades normalmente, economizando tempo e dinheiro e gerando maior produtividade para todos os colaboradores.<\/p>\n<table bgcolor=\"#FFF8E1\">\n<tr>\n<td>\n&nbsp;<br \/>\nE se voc\u00ea quer contratar um fornecedor para realizar um servi\u00e7o de guarda de documentos, o oHub pode ajudar. <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/go\/pedido-orcamento.php?cod=BLGDkj3hd\">Fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas com um s\u00f3 pedido ou veja a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/transporte-e-armazenagem\/guarda-de-documentos\">lista de empresas que realizam guarda de documentos<\/a>.<\/p>\n<p>Caso seja um fornecedor, <a href=\"http:\/\/www.ohub.com.br\/cadastro\">cadastre-se no oHub<\/a> para conquistar novos clientes.\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/table>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A guarda de documentos por empresas especializadas \u00e9 um grande facilitador para qualquer tipo de empresa, principalmente quando h\u00e1 um ac\u00famulo de pap\u00e9is que devem ser conservados por muitos anos. 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