{"id":2898,"date":"2017-10-31T15:44:57","date_gmt":"2017-10-31T15:44:57","guid":{"rendered":"http:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=2898"},"modified":"2021-05-19T18:07:36","modified_gmt":"2021-05-19T18:07:36","slug":"vantagens-da-digitalizacao-de-documentos-em-uma-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/vantagens-da-digitalizacao-de-documentos-em-uma-empresa\/","title":{"rendered":"9 vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos nas empresas"},"content":{"rendered":"\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de arquivos vem conquistando cada vez mais as empresas nos \u00faltimos anos, principalmente pelas <strong>vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Podemos destacar entre os benef\u00edcios alguns pontos:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Redu\u00e7\u00e3o de tempo nas atividades que exigem a busca e a an\u00e1lise de documentos;<\/li><li>Redu\u00e7\u00e3o de custo com armazenamento, duplica\u00e7\u00e3o ou recupera\u00e7\u00e3o;<\/li><li>Maior rapidez, precis\u00e3o e controle sobre o acesso \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o e sua distribui\u00e7\u00e3o;<\/li><li>Maior seguran\u00e7a para a documenta\u00e7\u00e3o exigida pela fiscaliza\u00e7\u00e3o;<\/li><li>F\u00e1cil acesso aos documentos pela nuvem.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quer saber mais detalhes sobre os benef\u00edcios de digitalizar documentos? Continue lendo e entenda a import\u00e2ncia desse processo e como contratar fornecedores especializados nessa tarefa.<\/p>\n\n\n\n<h2>Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos: uma excelente ferramenta<\/h2>\n\n\n\n<p>Gerenciar a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-documentos-planejamento-organizacao-e-controle\/\">gest\u00e3o de documentos<\/a> empresariais atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 uma estrat\u00e9gia que vai permitir <strong>manter o acervo e o hist\u00f3rico da empresa<\/strong>, oferecendo economia para todos os setores.<\/p>\n\n\n\n<p>Ao inv\u00e9s de manter os documentos armazenados em pastas e arquivos, a digitaliza\u00e7\u00e3o permite que a empresa tenha acesso a toda a documenta\u00e7\u00e3o sem necessidade de ocupar espa\u00e7os f\u00edsicos.<\/p>\n\n\n\n<p>Esses por sua vez, podem ser disponibilizados para outras atividades, economizando ainda com pessoal para <strong>manuseio e manuten\u00e7\u00e3o do acervo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Com o avan\u00e7o da tecnologia, as vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos permitem que todos os dados de documentos f\u00edsicos sejam transformados em dados digitais.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Atrav\u00e9s de um <strong>sistema de escaneamento ou de digitaliza\u00e7\u00e3o<\/strong> simples, um documento f\u00edsico \u00e9 transformado em um documento digital que ocupa apenas um espa\u00e7o no sistema, ao inv\u00e9s de um local f\u00edsico na empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Implantando o sistema de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos, a empresa ir\u00e1 oferecer a todos os seus colaboradores e usu\u00e1rios do sistema uma nova forma de trabalho.<\/p>\n\n\n\n<h2>9 vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img src=\"https:\/\/lh5.googleusercontent.com\/f4YGFMgVDPt4Kpz6WXrqmAb_Hp6MfLj7Fj9jFpPQKSmxObVPkyS9zt-coNXPybR-3gcy0RPhz3mLy_itXdqfk1gU797ULv4p9iXCyHFoBheJY6NgoeD9HfysFn0KPyRyZjEb78mW\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Os benef\u00edcios de digitalizar documentos incluem a possibilidade de que cada colaborador tenha \u00e0 sua disposi\u00e7\u00e3o a documenta\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria, sem a necessidade de procurar documentos nos arquivos e de manusear pap\u00e9is, oferecendo:<\/p>\n\n\n\n<h3>1. Acesso f\u00e1cil \u00e0s informa\u00e7\u00f5es do neg\u00f3cio<\/h3>\n\n\n\n<p>Uma das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 conseguir <strong>pesquisar com mais agilidade<\/strong> os arquivos dentro do sistema. Al\u00e9m de n\u00e3o precisar se deslocar at\u00e9 o local de arquivo para procurar.<\/p>\n\n\n\n<h3>2. Redu\u00e7\u00e3o de perda de documentos<\/h3>\n\n\n\n<p>A velocidade com que documentos e arquivos s\u00e3o gerados podem resultar em perdas pelos mais diversos motivos se n\u00e3o existir um processo organizado. Ent\u00e3o, outra das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 <strong>evitar erros<\/strong> como extravio de documentos, umidade ou ataques de insetos.<\/p>\n\n\n\n<h3>3. Redu\u00e7\u00e3o de despesas gerais<\/h3>\n\n\n\n<p>Sim, as vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos tamb\u00e9m chegam no <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-fazer-bpo-financeiro\/\">setor financeiro<\/a> porque ao digitalizar, a necessidade de imprimir arquivos diminui e, consequentemente, a compra de materiais de escrit\u00f3rio e de impress\u00e3o tamb\u00e9m.<\/p>\n\n\n\n<h3>4. Mais sustentabilidade no neg\u00f3cio<\/h3>\n\n\n\n<p>Atualmente, as empresas se preocupam mais com a <strong>gera\u00e7\u00e3o de res\u00edduos<\/strong> das suas atividades e reduzir o consumo de papel e de outros materiais prejudiciais ao meio ambiente \u00e9 uma das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n\n\n\n<h3>5. Maior seguran\u00e7a para as informa\u00e7\u00f5es empresariais<\/h3>\n\n\n\n<p>Outra das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 <strong>ter mais seguran\u00e7a<\/strong> no armazenamento de arquivos. Geralmente, a solu\u00e7\u00e3o usada s\u00e3o ferramentas baseadas na nuvem que contam com protocolos de seguran\u00e7a e senha para evitar poss\u00edveis fraudes.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/backup-nuvem-empresas\/\">Backup em nuvem para empresas<\/a>: 9 vantagens do armazenamento online.<\/p>\n\n\n\n<h3>6. Maior efici\u00eancia no trabalho<\/h3>\n\n\n\n<p>Conseguindo acessar com facilidade os documentos, a empresa se torna <strong>mais eficiente<\/strong>. Em uma reuni\u00e3o, por exemplo, caso seja necess\u00e1rio conferir um dado ou contrato, basta entrar no sistema e pesquisar o arquivo pelo nome.<\/p>\n\n\n\n<h3>7. Manuten\u00e7\u00e3o da qualidade dos arquivos<\/h3>\n\n\n\n<p>Nos antigos arquivos era comum que documentos se apagassem ou que os pap\u00e9is mofassem pela falta de manuseio e manuten\u00e7\u00e3o. Ent\u00e3o, uma das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 a possibilidade de <strong>melhorar e tamb\u00e9m de manter as imagens dos documentos<\/strong>, tornando-os mais leg\u00edveis, al\u00e9m de permitir aumento de tamanho.<\/p>\n\n\n\n<h3>8. Redu\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o de armazenamento&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Arquivos digitais ocupam menos espa\u00e7o do que arquivos f\u00edsicos. Ent\u00e3o, as empresas conseguem fazer um uso eficiente do espa\u00e7o que elas adquirem nos <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/servicos-de-armazenamento-em-nuvem\/\">servi\u00e7os de armazenamento em nuvem<\/a>. Al\u00e9m disso, recuperar um arquivo digital leva muito menos tempo.<\/p>\n\n\n\n<h3>9. Cria\u00e7\u00e3o de um controle de acesso aos arquivos<\/h3>\n\n\n\n<p>Outra das vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos importante \u00e9 a possibilidade de <strong>criar um controle de acesso<\/strong> para que existam documentos restritos a usu\u00e1rios de acordo com suas necessidades de trabalho.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/o-que-e-controle-acesso-seguranca-informacao\/\">O que \u00e9 controle de acesso seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/a> e sua import\u00e2ncia nas empresas.<\/p>\n\n\n\n<h2>Desvantagens de digitalizar documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>Apesar de as vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos serem muito atraentes, \u00e9 preciso considerar algumas desvantagens para conseguir contorn\u00e1-las. S\u00e3o elas:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Validade perante a lei<\/strong>: muitos arquivos digitalizados n\u00e3o s\u00e3o reconhecidos pela lei. Ent\u00e3o, \u00e9 importante saber quais arquivos sua empresa precisa manter fisicamente para n\u00e3o ter problemas;<\/li><li><strong>Custo das solu\u00e7\u00f5es de armazenamento<\/strong>: dependendo do volume de arquivos \u00e9 necess\u00e1rio comprar um espa\u00e7o maior na nuvem. Planeje o seu or\u00e7amento financeiro para incluir esse investimento;<\/li><li><strong>Falhas no sistema de armazenamento<\/strong>: pesquise a efici\u00eancia das ferramentas para escolher um sistema com chances m\u00ednimas de falhas.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2>Como fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/h2>\n\n\n\n<p>O processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos deve passar por algumas etapas, tornando o procedimento mais pr\u00e1tico e garantindo a veracidade das informa\u00e7\u00f5es. Todo o trabalho de digitaliza\u00e7\u00e3o passa pelos seguintes processos:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Prepara\u00e7\u00e3o dos documentos para digitaliza\u00e7\u00e3o;<\/li><li>Captura das imagens dos documentos;<\/li><li>Convers\u00e3o dos documentos digitalizados em imagens, transformando-os em arquivos TIF, PDF ou JPG;<\/li><li>Indexa\u00e7\u00e3o dos documentos, com sua ordena\u00e7\u00e3o e arquivamento para permitir melhor acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos vai beneficiar a todos dentro da empresa, desde o <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/quais-sao-os-principais-desafios-enfrentados-pelo-gestor-financeiro\/\">gestor<\/a>, que tem como responsabilidade reduzir as atividades para garantir maior produtividade, at\u00e9 o colaborador, usu\u00e1rio direto dos documentos, que ter\u00e1 melhores condi\u00e7\u00f5es de oferecer o bom <a href=\"https:\/\/conteudo.movidesk.com\/tudo-sobre-atendimento-ao-cliente\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">atendimento ao cliente<\/a> e a boa recep\u00e7\u00e3o aos fornecedores e prestadores de servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 poss\u00edvel reduzir o tempo de reda\u00e7\u00e3o de documenta\u00e7\u00e3o manuscrita, de emitir c\u00f3pias de documentos e de reduzir o consumo de pap\u00e9is dentro da empresa, diminuindo tamb\u00e9m a necessidade de outros materiais e acess\u00f3rios de impress\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>O principal objetivo da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos \u00e9 <strong>evitar o excesso de arquivos f\u00edsicos<\/strong>, aumentar a produtividade e <a href=\"https:\/\/www.treasy.com.br\/blog\/reduzir-custos-na-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">reduzir custos para a empresa<\/a>, fazendo com que todo o processo se torne mais \u00e1gil e mais eficiente, tanto para clientes e fornecedores quanto para a pr\u00f3pria empresa.<\/p>\n\n\n\n<h2>Gostou de saber as vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Para conduzir o processo da forma correta e aproveitar os benef\u00edcios de digitalizar documentos, sua empresa pode contar com a assessoria de um profissional para fazer a digitaliza\u00e7\u00e3o.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>E se voc\u00ea quer contratar um fornecedor para realizar um servi\u00e7o de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e n\u00e3o sabe onde pesquisar, o oHub pode ajudar.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/go\/pedido-orcamento.php?cod=BLDDkkeh2\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas com <strong>um s\u00f3 pedido<\/strong> ou veja a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/informatica-e-ti\/digitalizacao-de-documentos-e-imagens\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">lista de empresas que realizam servi\u00e7os de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Caso seja um fornecedor, <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/cadastro\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">cadastre-se no oHub<\/a> para conquistar novos clientes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>A digitaliza\u00e7\u00e3o de arquivos vem conquistando cada vez mais as empresas nos \u00faltimos anos, principalmente pelas vantagens da digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos.&nbsp; 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