Essa afirma\u00e7\u00e3o baseia-se na evid\u00eancia de que o extravio de um arquivo pode for\u00e7ar a refazer horas ou mesmo dias de trabalho.<\/p>\n
Neste post listamos as 10 principais dicas para organizar uma gest\u00e3o de documentos digitais de forma f\u00e1cil para encontrar tudo que voc\u00ea precisa com agilidade.<\/p>\n
Por que \u00e9 importante organizar corretamente seus documentos digitais?<\/h2>\n
Atualmente, a maioria de n\u00f3s armazena nossos arquivos digitais localmente, na nuvem e em servidores conectados a uma \u00fanica rede (chamada NAS – network-attached storage<\/em> – ou armazenamento conectado \u00e0 rede).<\/p>\n Embora grandes avan\u00e7os tenham sido feitos, a manuten\u00e7\u00e3o de grandes volumes de arquivos organizados continua sendo fundamental para a gest\u00e3o de documentos digitais.<\/p>\n Portanto, salvar e organizar os documentos digitais talvez seja mais complicado do que nunca.<\/p>\n Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem a melhorar, manter e organizar nossos documentos, isso \u00e9 uma fonte de vantagem competitiva, porque na economia digital o tempo \u00e9 dinheiro.<\/p>\n Portanto, as empresas devem estabelecer sistemas para gerenciamento de arquivos digitais para garantir que todas as informa\u00e7\u00f5es sejam organizadas e atualizadas. Tamb\u00e9m \u00e9 importante n\u00e3o negligenciar outros benef\u00edcios importantes da boa gest\u00e3o de documentos:<\/p>\n Existem naturalmente muitas solu\u00e7\u00f5es de software no mercado para facilitar esse gerenciamento de documentos, mas hoje vamos nos concentrar nas dez principais recomenda\u00e7\u00f5es que s\u00e3o independentes de qualquer software de gest\u00e3o de documentos digitais que voc\u00ea possa implementar em sua empresa.<\/p>\n Crie e compartilhe com seus funcion\u00e1rios entre as regras da empresa como armazenar documentos digitais.<\/p>\n As regras de gest\u00e3o de documentos digitais devem ser precisas:<\/p>\n Crie uma estrutura de subpastas. Salvar todos os arquivos digitais da sua organiza\u00e7\u00e3o nesta pasta principal – por padr\u00e3o, chamado de “Meu servidor” – facilitar\u00e1 a pesquisa e o backup da gest\u00e3o de documentos digitais.<\/p>\n \u00c9 muito importante usar nomes auto-explicativos para pastas e arquivos. Os acr\u00f4nimos podem parecer uma boa ideia para abreviar, mas para continuar interpretando o significado e a hierarquia ao longo do tempo, \u00e9 importante usar f\u00f3rmulas descritivas (clientes atuais, clientes antigos, faturas, ofertas, etc).<\/p>\n Os nomes descritivos tamb\u00e9m devem ser curtos. Embora o Windows permita nomes de pastas e arquivos com at\u00e9 260 caracteres, seja breve:<\/p>\n Com o tempo, a complexidade da gest\u00e3o de documentos digitais aumentar\u00e1, \u00e0 medida que a quantidade de arquivos aumentar. Neste momento, para manter o gerenciamento de arquivos digitais considere incorporar subpastas para distribuir a informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Por exemplo, se uma pasta com faturas cresce exponencialmente, n\u00e3o exclua as antigas nem crie uma nova pasta: em vez disso, coloque-as em subpastas correspondentes aos diferentes anos fiscais (2017, 2018, 2019, …).<\/p>\n Uma boa maneira de nomear seus arquivos digitais \u00e9 usando a \u00faltima data de edi\u00e7\u00e3o invertida – ou seja, 20181204 para 4 de dezembro de 2018.<\/p>\n Dessa forma, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela ser\u00e1 organizada automaticamente por datas. No final do nome, tamb\u00e9m \u00e9 recomendado incluir n\u00fameros de vers\u00f5es sucessivas (_v2, _v3, _v4 …).<\/p>\n \u00c9 importante para a gest\u00e3o de documentos digitais organizar adequadamente os arquivos desde o primeiro momento, em vez de salv\u00e1-los primeiro localmente e depois mov\u00ea-los para a pasta a que pertencem.<\/p>\n Este \u00e9 um passo desnecess\u00e1rio que muitas vezes leva ao \u201cdesaparecimento\u201d do documento em quest\u00e3o.<\/p>\n Crie subpastas com as vers\u00f5es antigas ou inativas de arquivos quando determinados documentos ficarem desatualizados. Voc\u00ea nunca sabe se precisar\u00e1 deles no futuro.<\/p>\n No contexto atual, existem maneiras diferentes de executar uma gest\u00e3o de backup<\/a>:<\/p>\n\n
10 recomenda\u00e7\u00f5es para uma gest\u00e3o de documentos digitais melhor<\/h2>\n
![\"dicas-gerenciamento-arquivos-digitais\"](\"http:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/dicas-gerenciamento-arquivos-digitais.jpg\")
<\/p>\n1. Estabelecer um protocolo sobre como armazenar informa\u00e7\u00f5es digitais<\/h3>\n
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2. Salve todos os seus documentos digitais na mesma pasta<\/h3>\n
3. Use nomes auto-explicativos<\/h3>\n
4. Al\u00e9m de serem auto-explicativos, os nomes devem ser breves<\/h3>\n
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5. Quanto maior o volume de informa\u00e7\u00f5es, maior a necessidade de subpastas<\/h3>\n
6. Nomeie os documentos digitais com a data invertida<\/h3>\n
7. Armazene cada documento digital na pasta apropriada desde o in\u00edcio<\/h3>\n
8. N\u00e3o exclua nada<\/h3>\n
9. Seja criterioso com os backups<\/h3>\n