{"id":4921,"date":"2019-08-13T09:37:51","date_gmt":"2019-08-13T09:37:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=4921"},"modified":"2019-08-23T22:04:33","modified_gmt":"2019-08-23T22:04:33","slug":"prazo-de-guarda-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/prazo-de-guarda-de-documentos\/","title":{"rendered":"Prazo de guarda de documentos: saiba quanto tempo manter cada um"},"content":{"rendered":"

Voc\u00ea j\u00e1 se perguntou “quanto tempo devo guardar cada documento da empresa?” alguma vez? Ficar de olho no prazo de guarda de documentos \u00e9 uma pr\u00e1tica essencial<\/strong> para uma organiza\u00e7\u00e3o funcionar bem. Afinal, o processo de armazenamento de arquivos, sejam eles fiscais ou trabalhistas, garante seguran\u00e7a jur\u00eddica para seus os neg\u00f3cios.<\/p>\n

Al\u00e9m da seguran\u00e7a, a guarda de documentos proporciona mais controle para gerenciar informa\u00e7\u00f5es de forma correta. Apesar de pouco glamouroso, esse servi\u00e7o \u00e9 crucial para a maioria dos empres\u00e1rios. Segundo pesquisa feita pelo Instituto Information Management,<\/a> 88,4% deles acham essa atividade importante, enquanto 31,3% a consideram vital.<\/p>\n

Quer saber quais s\u00e3o os prazos de guarda de documentos<\/strong> para cumpri-los com sucesso?\u00a0 Ent\u00e3o, leia este artigo at\u00e9 o fim!<\/p>\n

Por que \u00e9 preciso guardar documentos da empresa?<\/h2>\n

Apesar de muitos empres\u00e1rios considerarem a guarda de documentos fundamental para seus neg\u00f3cios, muitas companhias n\u00e3o conhecem a necessidade legal de armazenar os documentos por prazos estipulados. Esse desconhecimento pode gerar problemas, como o fato de terem que arcar novamente com contas j\u00e1 pagas.<\/p>\n

Em outras palavras, se voc\u00ea, como gestor, n\u00e3o quer jogar dinheiro fora, cumprir os prazos de guarda de documentos deve estar entre suas prioridades. S\u00f3 para ter uma ideia, se n\u00e3o tiver como comprovar para o Fisco <\/a>que as suas contas fiscais j\u00e1 foram pagas, ter\u00e1 que pag\u00e1-las novamente, com um acr\u00e9scimo de multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.<\/p>\n

Al\u00e9m de pesar no bolso, n\u00e3o guardar documentos relacionados \u00e0s obriga\u00e7\u00f5es legais com funcion\u00e1rios pode ser um grande contratempo. Isso porque, caso exista algum processo trabalhista, \u00e9 essencial que a companhia tenha todos os documentos relacionados ao registro do trabalhador. Se n\u00e3o houver, isso tamb\u00e9m pode resultar em multas.<\/p>\n

Diante desse cen\u00e1rio, para n\u00e3o ser pego de surpresa e n\u00e3o correr riscos desnecess\u00e1rios, seguir os prazos de guarda de documentos \u00e9 uma tarefa obrigat\u00f3ria<\/strong> para quem quer que sua organiza\u00e7\u00e3o funcione bem.<\/p>\n

Prazos de guarda de documentos: tipos<\/h2>\n

\"prazo<\/p>\n

Cr\u00e9dito: The Next Web<\/a><\/p>\n

Para atender a demandas administrativas, judiciais, consultivas e, at\u00e9 mesmo, para processos de fiscaliza\u00e7\u00e3o, cumprir os prazos de guarda de documentos \u00e9 crucial. Quer saber quais s\u00e3o eles? Confira agora!<\/p>\n

Documentos trabalhistas<\/h3>\n

Os documentos trabalhistas de uma empresa incluem recibos e folha de pagamento, ficha de registro de funcion\u00e1rios, comprovantes de inscri\u00e7\u00e3o e recolhimento de institui\u00e7\u00f5es sindicais, folhas,e cart\u00f5es ou comprovantes de ponto eletr\u00f4nico.<\/p>\n

Segundo a Constitui\u00e7\u00e3o Federal e CLT (Consolida\u00e7\u00e3o das Leis Trabalhistas), o prazo para guardar todos esses documentos \u00e9 de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, e de dois anos ap\u00f3s o t\u00e9rmino do contrato.<\/p>\n

Documentos do FGTS<\/h3>\n

Quanto ao Fundo de Garantia do Tempo de Servi\u00e7o (FGTS), o artigo 23, \u00a7 5\u00ba, da Lei n\u00ba 8.036\/1990 determina o prazo de 30 anos para a guarda desse tipo de documento. Por\u00e9m, o Tribunal Superior do Trabalho definiu que, em alguns casos, esse per\u00edodo pode ser reduzido para cinco.<\/p>\n

Entender a legisla\u00e7\u00e3o para cada situa\u00e7\u00e3o requer an\u00e1lise profunda. Dessa forma, \u00e9 aconselh\u00e1vel arquivar os pap\u00e9is relacionados ao FGTS por 30 anos mesmo.<\/p>\n

Documentos previdenci\u00e1rios<\/h3>\n

Os artigos 45 e 46 da Lei n\u00ba 8.212\/1991 estabeleciam o prazo de dez anos para o arquivamento de documentos previdenci\u00e1rios. No entanto, mesmo com essa lei n\u00e3o estando mais em vigor, algumas normas previdenci\u00e1rias ainda trabalham com esse prazo.<\/p>\n

Revogado pelo artigo 13 da Lei Complementar n\u00ba 128 de 19.12.2008, esse artigo, hoje, diz que o direito da Previd\u00eancia Social de apurar, constituir e cobrar seus cr\u00e9ditos termina ap\u00f3s o per\u00edodo de cinco anos. Logo, conclui-se que os prazos podem variar de acordo com cada situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Documentos fiscais<\/h3>\n

Para compreender o prazo de armazenamento de notas fiscais e de documentos tribut\u00e1rios \u00e9 preciso analisar os conceitos de prescri\u00e7\u00e3o e decad\u00eancia.<\/p>\n

Isso quer dizer que o Fisco tem o per\u00edodo de cinco anos para cobrar um cr\u00e9dito tribut\u00e1rio. O t\u00e9rmino desse prazo se chama prescri\u00e7\u00e3o. J\u00e1 a decad\u00eancia \u00e9 a perda do direito do \u00f3rg\u00e3o em constituir um cr\u00e9dito tribut\u00e1rio, que tamb\u00e9m tem cinco anos como prazo.<\/p>\n

Documentos constitutivos<\/h3>\n

Os documentos constitutivos de uma companhia s\u00e3o compostos pelo contrato ou estatuto social. Tanto eles como os livros com lan\u00e7amentos di\u00e1rios e balan\u00e7os devem ser arquivados por prazo indeterminado.<\/p>\n

Essa pr\u00e1tica \u00e9 recomendada para evitar problemas burocr\u00e1ticos e tamb\u00e9m atua como um respaldo, caso a empresa feche e passe por processos judiciais<\/p>\n

Tabela de temporalidade de documentos<\/h2>\n

Para que voc\u00ea fique por dentro de todos os prazos relacionados \u00e0 guarda de arquivos, elaboramos duas tabelas de temporalidade de documentos.<\/p>\n

Documentos tribut\u00e1rios<\/h3>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Tipo de Documento<\/strong><\/td>\nPrazo<\/strong><\/td>\nLei<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
IR \u2013 IMPOSTO DE RENDA<\/td>\n5\u00a0anos<\/td>\nArts. 173\u00a0e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
CSLL \u2013 CONTRIBUI\u00c7\u00c3O SOCIAL SOBRE LUCRO L\u00cdQUIDO<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts.\u00a0173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
PIS \u2013 PROGRAMA DE INTEGRA\u00c7\u00c3O SOCIAL<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts. 173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
COFINS \u2013 CONTRIBUI\u00c7\u00c3O PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts. 173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
SIMPLES NACIONAL<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 26, II, LC 123\/2006 e Arts. 173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
NOTAS FISCAIS, RECIBOS E DEMAIS COMPROVANTES DE LAN\u00c7AMENTOS<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts.\u00a0195 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
LIVROS FISCAIS E CONT\u00c1BEIS<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts.\u00a0195 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
SISTEMAS ELETR\u00d4NICOS DE DADOS DE ESCRITURA\u00c7\u00c3O FISCAL OU CONT\u00c1BIL<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 11, Lei N\u00ba 8.218\/1991 e Art. 173, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
DECLARA\u00c7\u00d5ES: DIPJ, DCTF, DIRF<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts.\u00a0173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
\u00a0DASN \u2013 DECLARA\u00c7\u00c3O ANUAL DO SIMPLES NACIONAL<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 26, II, LC 123\/2006 e Arts. 173 E 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
DECLARA\u00c7\u00c3O DE AJUSTE ANUAL \u2013 DECLARA\u00c7\u00c3O E COMPROVANTES DE LAN\u00c7AMENTOS<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts.\u00a0173 e 174, CTN<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

 <\/p>\n

Documentos trabalhistas\/previdenci\u00e1rios<\/h3>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Tipo de Documento<\/strong><\/td>\nPrazo<\/strong><\/td>\nLei<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
FGTS \u2013 FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVI\u00c7O<\/td>\n30\u00a0anos<\/td>\nArt. 23, \u00a7 5\u00ba, lei n.\u00ba 8.036\/1990<\/td>\n<\/tr>\n
GFIP \u2013 GUIA RECOLHIMENTO DO FGTS E INFORMA\u00c7\u00d5ES \u00c0 PREVID\u00caNCIA SOCIAL<\/td>\n30\u00a0anos<\/td>\nArt. 23, \u00a7 5\u00ba, lei n.\u00ba 8.036\/1990<\/td>\n<\/tr>\n
GRFC \u2013 GUIA DE RECOLHIMENTO RESCIS\u00d3RIO DO FGTS E DA CONTRIBUI\u00c7\u00c3O SOCIAL<\/td>\n30\u00a0anos<\/td>\nArt.\u00a023, \u00a7 5\u00ba, lei n.\u00ba 8.036\/1990<\/td>\n<\/tr>\n
CONTRIBUI\u00c7\u00c3O PREVIDENCI\u00c1RIA \u2013 GPS<\/td>\n10\u00a0anos<\/td>\nArts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.\u00ba 8.213\/1991<\/td>\n<\/tr>\n
CONTRIBUI\u00c7\u00c3O SINDICAL \u2013 GRCSU<\/td>\n5 anos<\/td>\nArts. 173 e 217, I, CTN<\/td>\n<\/tr>\n
CONTRATO DE TRABALHO<\/td>\nIndeterminado<\/td>\nComo o contrato de trabalho \u00e9 importante para comprar o tempo de servi\u00e7o (art. 603 CLT c\/c art. 19, Decreto 3048\/99), recomenda-se sua guarda por tempo indeterminado<\/td>\n<\/tr>\n
LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO<\/td>\nIndeterminado<\/td>\nComo a ficha de registro de empregado \u00e9 importante para comprar o tempo de servi\u00e7o (art. 603 CLT c\/c art. 19, Decreto 3048\/99), recomenda-se sua guarda por tempo indeterminado<\/td>\n<\/tr>\n
RECIBO DE PAGAMENTO DE SAL\u00c1RIO, F\u00c9RIAS, 13\u00ba SAL\u00c1RIO E CONTROLE DE PONTO<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 7\u00ba, XXIX, CF e art. 11 CLT<\/td>\n<\/tr>\n
TERMO DE RESCIS\u00c3O DO CONTRATO DE TRABALHO, PEDIDO DE DEMISS\u00c3O E AVISO PR\u00c9VIO<\/td>\n2 anos<\/td>\nArt. 7\u00ba, XXIX, CF e art. 11 CLT<\/td>\n<\/tr>\n
FOLHA DE PAGAMENTO<\/td>\n10\u00a0anos<\/td>\nArt. 225, I e \u00a7 5\u00ba, decreto n.\u00ba 3.048\/1999<\/td>\n<\/tr>\n
SISTEMAS ELETR\u00d4NICOS DE DADOS TRABALHISTAS E PREVIDENCI\u00c1RIOS<\/td>\n10\u00a0anos<\/td>\nArt. 225, \u00a7 22, decreto n.\u00ba 3.048\/1999<\/td>\n<\/tr>\n
CAGED \u2013 CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 2\u00ba, \u00a7 1\u00ba, Portaria TEM n.\u00ba 1.129\/2014<\/td>\n<\/tr>\n
RAIS \u2013 RELA\u00c7\u00c3O ANUAL DE INFORMA\u00c7\u00d5ES SOCIAIS<\/td>\n5 anos<\/td>\nArt. 8\u00ba, Portaria MTB n.\u00ba 1.464\/2016<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Cr\u00e9dito das tabelas: FecomercioSP<\/a><\/p>\n

Dica de como fazer uma organiza\u00e7\u00e3o de documentos eficiente<\/h2>\n

\"prazo<\/p>\n

Cr\u00e9dito: University of Maribor<\/a><\/p>\n

Para facilitar o cumprimento dos prazos de guarda de documentos, uma boa medida \u00e9 utilizar as tecnologias adequadas.\u00a0 Muitas delas est\u00e3o funcionando como grandes aliadas <\/a>dos empreendedores, como a pr\u00e1tica de organizar arquivos digitalmente, por exemplo.<\/p>\n

Para isso, aplicar um gerenciamento eletr\u00f4nico de documento (GED)<\/a> eficiente pode fazer toda a diferen\u00e7a. Isso porque, por meio desse sistema, seus arquivos ficar\u00e3o estruturados de maneira inteligente, garantindo um acesso mais r\u00e1pido e f\u00e1cil a eles. Uma bela dica, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n

Te ajudamos a conhecer os principais prazos para a guarda de documentos e a import\u00e2ncia de cumpri-los? Esperamos que sim!<\/p>\n

Quer come\u00e7ar a organizar seus arquivos de forma inteligente<\/strong>? Ent\u00e3o, conte com o oHub<\/a>! N\u00f3s temos uma lista que conta com as melhores empresas de GED do Brasil<\/a>! Pelo nosso sistema, voc\u00ea solicita or\u00e7amentos e filtra de acordo com o estado brasileiro desejado. O processo \u00e9 muito r\u00e1pido<\/strong>, em apenas cinco minutos, voc\u00ea preenche um \u00fanico pedido de or\u00e7amento e recebe contatos dos mais qualificados fornecedores de GED. Incr\u00edvel, n\u00e3o?<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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