Pronto para aprender como arquivar suas notas fiscais de uma maneira organizada, eficiente e f\u00e1cil de acessar? Continue lendo!<\/p>\n
Como arquivar notas fiscais em 5 etapas<\/h2>\n
![\"organizar-notas-fiscais-etapas\"](\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/organizar-notas-fiscais-etapas.jpg\")
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Para colocar voc\u00ea e sua empresa no caminho certo, siga estas cinco etapas para garantir que os documentos fiquem facilmente acess\u00edveis e identific\u00e1veis:<\/p>\n
1. Avalie os h\u00e1bitos pessoais e de escrit\u00f3rio<\/h3>\n
Pense em quais funcion\u00e1rios precisam acessar as notas fiscais com frequ\u00eancia, onde trabalham e o que far\u00e1 mais sentido com base em suas esta\u00e7\u00f5es de trabalho.<\/p>\n
Se voc\u00ea \u00e9 a pessoa que mais precisa do acesso aos documentos, pense em como voc\u00ea usa sua esta\u00e7\u00e3o de trabalho.<\/p>\n
Se um suporte de arquivos \u00e0 sua direita instintivamente faz sentido, provavelmente \u00e9 um bom ponto de partida. Se for outra pessoa, pe\u00e7a a opini\u00e3o dela – o que funciona para uma pessoa nem sempre funcionar\u00e1 para outra.<\/p>\n
Assim, voc\u00ea estabelece o processo de que todas as notas fiscais no suporte, por exemplo, podem ser arquivadas na pasta do cliente no arquivo morto<\/a>, pois j\u00e1 foram devidamente processadas.<\/p>\n A natureza do seu neg\u00f3cio determinar\u00e1, at\u00e9 certo ponto, como voc\u00ea escolhe arquivar as notas fiscais: numericamente, alfabeticamente ou de alguma outra forma.<\/p>\n Por exemplo, voc\u00ea procura informa\u00e7\u00f5es de clientes por nome ou n\u00famero de conta? Voc\u00ea arquiva documentos por per\u00edodo de tempo anual ou mensal?<\/p>\n Este \u00e9 um passo decisivo, pois determinar\u00e1 como voc\u00ea ir\u00e1 dispor seu sistema para arquivar notas fiscais. Determine isso antes de comprar qualquer coisa para o seu sistema de arquivamento.<\/p>\n Da sua mesa ou do seu funcion\u00e1rio at\u00e9 o arquivo, \u00e9 importante existir o processo correto para arquivar as notas fiscais.<\/p>\n Se voc\u00ea tiver um n\u00famero grande de arquivos acessados \u200b\u200bdiariamente, eles devem estar ao alcance das suas m\u00e3os. Se voc\u00ea acess\u00e1-los com menos frequ\u00eancia, talvez n\u00e3o precise deles no seu espa\u00e7o de trabalho<\/a>, mas ainda pode precisar deles por perto. Pode haver uma combina\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Alguns arquivos podem ser necess\u00e1rios diariamente, enquanto outros, como as notas fiscais processadas, podem ser arquivadas em armazenamento de longo prazo mais longe.<\/p>\n Por isso, \u00e9 importante pensar na capacidade dos arm\u00e1rios f\u00edsicos e tamb\u00e9m dos servidores online se a empresa tamb\u00e9m usar o armazenamento na nuvem<\/a>.<\/p>\n Para isso, os servi\u00e7os de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> s\u00e3o as melhores solu\u00e7\u00f5es para arquivar as notas fiscais e outros documentos importantes da empresa.<\/p>\n Com a capacidade adequada voc\u00ea vai limitar o n\u00famero de vezes que voc\u00ea precisar\u00e1 reorganizar seu sistema de arquivamento em geral.<\/p>\n Ser capaz de ler as etiquetas do arquivo parece \u00f3bvio, mas a clareza na rotulagem economiza mais tempo na hora de arquivar as notas fiscais do que voc\u00ea imagina.<\/p>\n Existem programas que ajudam a criar r\u00f3tulos e fornecem modelos que se integram facilmente com o Word para que voc\u00ea possa edit\u00e1-los. Voc\u00ea pode considerar ainda comprar um aparelho que cria e imprime etiquetas na hora.<\/p>\n Itens que cumprem o dever duplo s\u00e3o geralmente um investimento inteligente. Assim, voc\u00ea acha facilmente a pasta do cliente e guarda as notas fiscais rapidamente.<\/p>\n Se a empresa tem um arquivo morto f\u00edsico, o melhor investimento \u00e9 comprar pastas suspensas coloridas com divis\u00f3rias e guias de etiquetas de pl\u00e1stico e pastas de arquivo planas.<\/p>\n As pastas suspensas coloridas ficam facilmente dispon\u00edveis e s\u00e3o facilmente reconhec\u00edveis.<\/p>\n Por exemplo, se voc\u00ea colocar todos os seus arquivos de clientes em pastas suspensas amarelas, informa\u00e7\u00f5es financeiras em pastas azuis e qualquer coisa relacionada a marketing em pastas vermelhas, poder\u00e1 ver facilmente onde deve procurar um determinado arquivo, inclusive o das notas fiscais antigas.<\/p>\n O princ\u00edpio da simplicidade aplica-se \u00e0 cria\u00e7\u00e3o de um sistema de arquivamento f\u00e1cil de usar e f\u00e1cil de manter.<\/p>\n As categorias de assunto amplas permitir\u00e3o que voc\u00ea adicione novos arquivos com facilidade \u00e0 medida que crescer e eliminar\u00e1 a necessidade de atualizar ou reorganizar seu sistema de arquivamento regularmente.<\/p>\n Manter a simplicidade tamb\u00e9m facilitar\u00e1 a integra\u00e7\u00e3o dos seus arquivos em papel e digitais como parte do sistema geral de gerenciamento de documentos.<\/p>\n Se voc\u00ea est\u00e1 tentando tornar sua empresa mais ecol\u00f3gica e mudar para um “escrit\u00f3rio sem papel”, pode digitalizar as notas fiscais e armazen\u00e1-las com suas outras informa\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis digitais. Ou mesmo deixar de imprimi-las, afinal as notas fiscais eletr\u00f4nicas j\u00e1 contribuem para isso.<\/p>\n Lembre-se: os documentos digitais devem ser claras e leg\u00edveis. Caso contr\u00e1rio, voc\u00ea pode ter que desarquivar um documento original durante uma auditoria ou solicita\u00e7\u00e3o rotineira de documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Portanto, mantenha os originais durante o per\u00edodo de tempo prescrito pela lei. O C\u00f3digo Tribut\u00e1rio Nacional<\/a> determina que as notas fiscais devem ser guardadas por 5 anos e as notas fiscais de sa\u00edda por 10 anos de acordo com a Lei Org\u00e2nica de Seguridade Social<\/a>.<\/p>\n E voc\u00ea pode contratar um fornecedor especializado para realizar um servi\u00e7o de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos com a ajuda do oHub!<\/p>\n Fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas com um s\u00f3 pedido ou veja a lista de empresas que realizam Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/a>.<\/p>\n2. Escolha um sistema de arquivamento<\/h3>\n
3. Calcule as necessidades de armazenamento<\/h3>\n
4. Invista em um bom sistema de rotulagem<\/h3>\n
5. Pastas de arquivos<\/h3>\n
Como organizar arquivos de uma empresa:\u00a0 simplicidade \u00e9 a chave<\/h2>\n
Empresa sem papel<\/h3>\n