{"id":4951,"date":"2019-08-16T09:00:44","date_gmt":"2019-08-16T09:00:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=4951"},"modified":"2023-12-21T17:52:43","modified_gmt":"2023-12-21T17:52:43","slug":"organizacao-de-arquivos-digitais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/organizacao-de-arquivos-digitais\/","title":{"rendered":"Organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais: 7 dicas sobre como implementar na sua empresa"},"content":{"rendered":"<p>Entre as etapas fundamentais para a<strong> organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais<\/strong> de uma empresa est\u00e3o:<\/p>\n<ol>\n<li>Defina um \u00daNICO local onde os arquivos devem ser salvos<\/li>\n<li>Crie regras de organiza\u00e7\u00e3o<\/li>\n<li>Crie o arquivo na pasta de destino<\/li>\n<li>Crie subpastas<\/li>\n<li>Nomeie os arquivos corretamente<\/li>\n<li>Fa\u00e7a backup dos seus arquivos regularmente<\/li>\n<li>Conte com a ajuda de um profissional<\/li>\n<\/ol>\n<p>O volume de arquivos digitais produzidos e compartilhados diariamente \u00e9 cada vez maior.<\/p>\n<p>Nos comunicamos com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores por meio desse tipo de arquivo.<\/p>\n<p>Criamos projetos que s\u00e3o desenvolvidos e salvos em servidores e plataformas de <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/servicos-de-armazenamento-em-nuvem\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">armazenamento em nuvem<\/a>.<\/p>\n<p>Contratos e acordos s\u00e3o compartilhados por e-mail.<\/p>\n<p>Manter tudo isso organizado pode ser um desafio para as empresas.<\/p>\n<p>Nesse can\u00e1rio a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-documentos-digitais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gest\u00e3o de documentos digitais<\/a> \u00e9 a solu\u00e7\u00e3o para garantir a seguran\u00e7a e o acesso a documentos:<\/p>\n<ul>\n<li>armazenados em nuvem;<\/li>\n<li>em dispositivos f\u00edsicos e locais;<\/li>\n<li>em computadores e dispositivos individuais.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais: porque ela \u00e9 estrat\u00e9gica?<\/h2>\n<p>Antes de come\u00e7armos a propor m\u00e9todos de como organizar documentos digitalizados de uma empresa, \u00e9 importante que voc\u00ea entenda que essa \u00e9 uma necessidade real para o seu neg\u00f3cio:<\/p>\n<ul>\n<li>otimizar processos;<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/gestao-de-tempo\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gerenciar o tempo<\/a> de trabalho;<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/blog.trello.com\/br\/melhorar-a-produtividade\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">aumentar a produtividade<\/a> dos colaboradores;<\/li>\n<li>manter um bom ambiente de trabalho;<\/li>\n<li>garantir a <strong>seguran\u00e7a de dados<\/strong> da empresa e de seus clientes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Quase todo mundo j\u00e1 viveu a situa\u00e7\u00e3o de estar em uma liga\u00e7\u00e3o com o cliente e n\u00e3o conseguir localizar rapidamente algum documento importante.<\/p>\n<p>Igualmente irritante \u00e9 tentar encontrar as vers\u00f5es finais de projetos desenvolvidos.<\/p>\n<p>Para que isso pare de acontecer em seu neg\u00f3cio e voc\u00ea ganhe em<strong> produtividade, seguran\u00e7a e tempo<\/strong>, a seguir, selecionamos algumas dicas de gerenciamento e organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais, que ajudar\u00e3o voc\u00ea a manter seus arquivos acess\u00edveis.<\/p>\n<h2>Como organizar arquivos de uma empresa: passo a passo<\/h2>\n<h3>1. Defina um \u00daNICO local onde os arquivos devem ser salvos<\/h3>\n<p>Os arquivos n\u00e3o podem ficar espalhados e divididos entre servidores f\u00edsicos, plataformas em nuvem e computadores individuais.<\/p>\n<p>Defina onde ser\u00e1 o reposit\u00f3rio da empresa e compartilhe essa decis\u00e3o com seus colaboradores.<\/p>\n<p>Oriente-os sobre os locais certos para salvar cada documento e solicite que n\u00e3o hajam vers\u00f5es criadas fora do ambiente oficial.<\/p>\n<p>Atualmente, os sistemas de <strong>armazenamento em nuvem<\/strong> (como o Google Drive e Dropbox) s\u00e3o os mais indicados para garantir <strong>o acesso e a seguran\u00e7a<\/strong> necess\u00e1ria para os documentos.<\/p>\n<p>Uma sugest\u00e3o \u00e9 criar uma<strong> pasta principal<\/strong>, onde todos os arquivos digitais da sua empresa devem ser salvos. No interior dessa<em> pasta-m\u00e3e<\/em>, outras sub-pastas devem ser criadas para facilitar a pesquisa e a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gest\u00e3o de backup<\/a>.<\/p>\n<h3>2. Crie regras de organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n<p>\u00c9 preciso criar um<strong> padr\u00e3o de organiza\u00e7\u00e3o<\/strong> de pastas e subpastas. Elas podem ser divididas de acordo com o departamento ou setor da empresa.<\/p>\n<p>Por exemplo, dentro da pasta-m\u00e3e &#8220;Meu Servidor&#8221;, deve haver uma pasta &#8220;Vendas&#8221;, &#8220;Marketing&#8221;, &#8220;Financeiro&#8221;, e mais.<\/p>\n<p>Os colaboradores de cada \u00e1rea devem usar a pasta do setor para salvar seus documentos.<\/p>\n<p>Tamb\u00e9m \u00e9 preciso criar padr\u00f5es para a cria\u00e7\u00e3o de novas pastas dentro de cada setor da empresa.<\/p>\n<p>O departamento financeiro, por exemplo, deve manter uma organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais criando pastas como:<\/p>\n<ul>\n<li>contratos;<\/li>\n<li>fluxos de caixa;<\/li>\n<li>extratos banc\u00e1rios;<\/li>\n<li>guias de imposto;<\/li>\n<li>folha de pagamento e mais.<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00c9 poss\u00edvel &#8220;trancar&#8221; algumas pastas para que apenas pessoas autorizadas \u00e0s acessem.<\/p>\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m:<\/strong> 5 <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/servicos-de-armazenamento-em-nuvem\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">melhores servi\u00e7os de armazenamento em nuvem<\/a> para empresas<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/organizacao-de-arquivos-digitais.png\" alt=\"organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais\" width=\"640\" height=\"395\"><\/p>\n<p>Crie um <strong>manual com as regras de como organizar documentos digitalizados<\/strong> e inclua exemplos.<\/p>\n<p>Uma dica \u00e9 colocar nas mesas e quadros de aviso, os passos para a organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais. Assim, mesmo na correria do dia a dia, seus colaboradores n\u00e3o ter\u00e3o porque n\u00e3o cumprir suas diretrizes.<\/p>\n<h3>3. Crie o arquivo na pasta de destino<\/h3>\n<p>Quando <em>voc\u00ea<\/em> cria um arquivo e precisa copi\u00e1-lo para outra pasta, a chance de esquecer de fazer isso antes que uma nova vers\u00e3o seja solicitada \u00e9 enorme!<\/p>\n<p>Por isso, solicite que sua equipe crie o arquivo j\u00e1 na pasta destinada a ele.<\/p>\n<p>Fa\u00e7a com que toda a empresa tenha o h\u00e1bito de<strong> criar, arquivar e nomear o documento da maneira correta<\/strong>, desde o primeiro passo.<\/p>\n<h3>4. Crie subpastas<\/h3>\n<p>Quando um neg\u00f3cio come\u00e7a a se desenvolver e a criar mais processos, cargos e conquistar mais clientes, passa a ser necess\u00e1rio criar sub-pastas para facilitar a organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais.<\/p>\n<p>Por exemplo:<\/p>\n<p><strong>&gt; Financeiro<\/strong><\/p>\n<p>&gt; &gt; Notas Fiscais<\/p>\n<blockquote><p>&gt;&gt;&gt; 2020<\/p>\n<p>&gt;&gt;&gt; 2019<\/p>\n<p>&gt;&gt;&gt; 2018<\/p><\/blockquote>\n<h3>5. Nomeie os arquivos corretamente<\/h3>\n<p>&#8220;Final 1&#8221;, &#8220;Final mesmo&#8221;, &#8220;Agora acabou&#8221;, s\u00e3o nomes comuns para arquivos de setores que costumam gerar muitas vers\u00f5es de um mesmo material, como \u00e9 o caso do departamento de marketing.<\/p>\n<p>Entretanto, nomes como esses, assim como siglas, podem dificultar o acesso ao arquivo correto depois de um tempo da cria\u00e7\u00e3o do mesmo.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, apenas as pessoas que criaram o documento tem a chance de se lembrar qual \u00e9 o documento final e aprovado.<\/p>\n<p>Isso dificulta a gest\u00e3o de conhecimento e o atendimento de algumas demandas.<\/p>\n<p>Com o passar do tempo a interpreta\u00e7\u00e3o da sigla e a hierarquia dos arquivos pode atrapalhar a agilidade e efici\u00eancia na busca por um documento.<\/p>\n<p>Uma sugest\u00e3o \u00e9 usar n\u00fameros, como:<em> &#8220;panfleto_diasdasm\u00e3es_clientex_vers\u00e3o 1&#8221;<\/em>, &#8220;<em>panfleto_diasdasm\u00e3es_clientex_vers\u00e3o 2<\/em>&#8220;, <em>&#8220;panfleto_clientex_caricatura_vers\u00e3o 3<\/em>&#8221; e por a\u00ed vai. Ao acessar uma pasta com documentos nomeados dessa forma, fica f\u00e1cil o colaborador entender que a vers\u00e3o com maior n\u00famero \u00e9 a vers\u00e3o mais atual. <em>Correto?<\/em><\/p>\n<h3>6. Fa\u00e7a backup dos seus arquivos regularmente<\/h3>\n<p>Voc\u00ea nunca sabe quando precisar\u00e1 de um documento, da vers\u00e3o de um arquivo ou projeto, por isso, realize backups e n\u00e3o apague as vers\u00f5es anteriores de nada!<\/p>\n<p>Quer voc\u00ea esteja copiando seus arquivos em um servidor f\u00edsico ou enviando para a nuvem, \u00e9 importante configurar um <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/tipos-de-backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">tipo de backup<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Leia tamb\u00e9m<\/strong>: <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/vantagens-e-desvantagens-do-cloud-computing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Cloud computing<\/a>: compare vantagens e desvantagens do servi\u00e7o<\/p>\n<h3>7. Conte com a ajuda de um profissional<\/h3>\n<p>O gerenciamento de documentos digitais da sua empresa deve fazer parte de uma estrat\u00e9gia geral de gerenciamento de documentos para o seu neg\u00f3cio.<\/p>\n<p>Um plano adequado de como organizar arquivos de uma empresa deve incluir:<\/p>\n<ul>\n<li>padr\u00f5es de cria\u00e7\u00e3o do arquivo;<\/li>\n<li>armazenamento;<\/li>\n<li>op\u00e7\u00f5es de recupera\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>diferentes tipos de backups.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para aplicar tudo isso dentro do seu neg\u00f3cio de maneira inteligente e funcional, voc\u00ea pode contratar um fornecedor para realizar o servi\u00e7o de <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/orcamento\/informatica-e-ti\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/a>.<\/p>\n<p><script type=\"text\/javascript\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/js\/ohub_widget.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\">loadohubWidget ('B0845');<\/script><br \/>\nVeja no v\u00eddeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de servi\u00e7os:<br \/>\n<iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/89209081\" width=\"640\" height=\"360\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen\" allowfullscreen=\"\"><\/iframe><br \/>\nAcesse o site do oHub, <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/pedido_orcamento_ohub.php?cod=W8L3GH1\">fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas de empresas que prestam esse tipo de servi\u00e7o. Com um s\u00f3 pedido voc\u00ea tem acesso \u00e0 diversas propostas e or\u00e7amentos. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode ver a<a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/orcamento\/informatica-e-ti\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\"> lista de empresas que realizam servi\u00e7os de gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n<p>O oHub \u00e9 uma plataforma que conecta a sua empresa aos melhores fornecedores do mercado. Caso seja um fornecedor,<a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/cadastro\"> cadastre-se no oHub<\/a> para conquistar novos clientes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Entre as etapas fundamentais para a organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais de uma empresa est\u00e3o: Defina um \u00daNICO local onde os arquivos devem ser salvos Crie regras de organiza\u00e7\u00e3o Crie o arquivo na pasta de destino Crie subpastas Nomeie os arquivos corretamente Fa\u00e7a backup dos seus arquivos regularmente Conte com a ajuda de um profissional O &hellip;<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4960,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[32],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v14.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais: 7 dicas sobre como aplicar<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Defina um padr\u00e3o, use nomes explicativos, armazene na pasta certa na cria\u00e7\u00e3o e mais. 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