{"id":4963,"date":"2019-08-20T14:11:43","date_gmt":"2019-08-20T14:11:43","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=4963"},"modified":"2023-12-21T17:16:27","modified_gmt":"2023-12-21T17:16:27","slug":"como-arquivar-documentos-de-funcionarios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-arquivar-documentos-de-funcionarios\/","title":{"rendered":"Como arquivar documentos de funcion\u00e1rios: 4 passos descomplicados"},"content":{"rendered":"<p>Ao organizar um sistema de <strong>como arquivar documentos de funcion\u00e1rios<\/strong> considere as seguintes etapas:<\/p>\n<ol>\n<li>Use a tecnologia a seu favor e armazene os documentos em nuvem<\/li>\n<li>Crie pastas para diferentes assuntos<\/li>\n<li>Organize arquivos por data<\/li>\n<li>Padronize o arquivamento de documentos<\/li>\n<\/ol>\n<p>Um dos grupos de documentos mais importantes de qualquer empresa s\u00e3o os <strong>documentos dos funcion\u00e1rios.&nbsp;<\/strong><\/p>\n<p>\u00c9 preciso que voc\u00ea tenha&nbsp;todos os<strong> documentos importantes relacionados a cada funcion\u00e1rio<\/strong> em um s\u00f3 lugar e com f\u00e1cil acesso.<\/p>\n<p>Aprender como arquivar documentos de funcion\u00e1rios vai garantir que sua organiza\u00e7\u00e3o<strong> cumpra os deveres e obriga\u00e7\u00f5es<\/strong> que tem para com seus colaboradores e com a Lei. Evitando:<\/p>\n<ul>\n<li>multas;<\/li>\n<li>processos trabalhistas;<\/li>\n<li>outros riscos administrativos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Alguns cuidados s\u00e3o importantes, como o sigilo da documenta\u00e7\u00e3o, por isso \u00e9 fundamental dominar algumas t\u00e9cnicas para ter sempre a documenta\u00e7\u00e3o da empresa em dia.<\/p>\n<p>Ao longo deste artigo vamos apresentar:<\/p>\n<ul>\n<li>como arquivar documentos de funcion\u00e1rios;<\/li>\n<li>quais documentos arquivar.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vale a pena continuar a sua leitura!<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/como-arquivar-documentos-de-funcionarios3.jpg\" alt=\"como arquivar documentos de funcion\u00e1rios\" width=\"640\" height=\"500\"><\/p>\n<h2>Como arquivar documentos de funcion\u00e1rios? Passo a passo<\/h2>\n<p>Aprender<strong> como arquivar documentos do departamento pessoal<\/strong> \u00e9 fundamental para que a empresa se organize para realizar o cumprimento de suas obriga\u00e7\u00f5es trabalhistas.<\/p>\n<p>Documentos mau organizados podem gerar erros como a n\u00e3o identifica\u00e7\u00e3o da necessidade de pagamento de algum imposto.<\/p>\n<p>Tamb\u00e9m \u00e9 fundamental para que a empresa tenha como comprovar que realizou pagamentos e esteve em dia com os direitos de seus funcion\u00e1rios.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, perder o documento de um colaborador \u00e9 algo muito s\u00e9rio que pode comprometer o futuro dele e da empresa.<\/p>\n<p>Ent\u00e3o, como arquivar documentos do departamento pessoal? A seguir, separamos dicas pr\u00e1ticas e importantes.<\/p>\n<h3>1. Use a tecnologia a seu favor e armazene os documentos em nuvem<\/h3>\n<p>Alguns documentos precisam ser armazenados fisicamente. Geralmente, essa documenta\u00e7\u00e3o fica com o contador, no escrit\u00f3rio que sua empresa contratar para te assessorar.<\/p>\n<p>Outros documentos f\u00edsicos tamb\u00e9m ficam na empresa. Nesses casos separe uma gaveta ou um arm\u00e1rio (tudo depende do volume de colaboradores e de documentos) com chave e organize uma pasta para cada funcion\u00e1rio.<\/p>\n<p>Atualize essas pastas conforme for necess\u00e1rio e mantenha esse ambiente em seguran\u00e7a.<\/p>\n<p>Entretanto, atualmente, \u00e9 indicamos que voc\u00ea mantenha uma c\u00f3pia desses documentos em <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/servicos-de-armazenamento-em-nuvem\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">sistemas de armazenamento em nuvem<\/a>.<\/p>\n<p>Digitalize os arquivos e siga uma rotina de organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais. N\u00e3o sabe o que \u00e9 isso? Acesse nosso artigo; <strong>&#8220;<a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/organizacao-de-arquivos-digitais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Organiza\u00e7\u00e3o de arquivos digitais<\/a>: 7 dicas sobre como implementar na sua empresa&#8221;. <\/strong><\/p>\n<p>Muitos desses documentos s\u00e3o confidenciais, por isso, <strong>crie uma pasta<\/strong> que apenas <strong>pessoas autorizadas<\/strong> podem acessar.<\/p>\n<p>Use uma solu\u00e7\u00e3o de <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/o-que-e-cloud-computing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">cloud computing<\/a> mas n\u00e3o se esque\u00e7a de investir em um dos <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/tipos-de-backup\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">tipos de backup<\/a> dispon\u00edveis no mercado. Assim voc\u00ea garante a seguran\u00e7a que precisa.<\/p>\n<p>Essa dica n\u00e3o vale apenas para documentos de funcion\u00e1rios, mas para toda a <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-documentos-digitais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gest\u00e3o de documentos digitais<\/a>.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/como-arquivar-documentos-de-funcionarios2.jpg\" alt=\"como arquivar documentos de funcion\u00e1rios\" width=\"640\" height=\"360\"><\/p>\n<h3>2. Crie pastas para diferentes assuntos<\/h3>\n<p>Nem s\u00f3 de impostos e folhas de pagamento \u00e9 composta a documenta\u00e7\u00e3o dos colaboradores da empresa, por isso, crie pastas (f\u00edsicas e virtuais) separadas por assunto como:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"http:\/\/blog.safetec.com.br\/produtividade\/avaliacao-de-desempenho-da-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">avalia\u00e7\u00f5es de desempenho<\/a>;<\/li>\n<li>repasses e feedbacks;<\/li>\n<li>ajustes salariais;<\/li>\n<li>novos benef\u00edcios.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em>N\u00e3o jogue nada fora!&nbsp;<\/em>Aprenda como arquivar documentos de funcion\u00e1rios.<\/p>\n<h3>3. Organize arquivos por data<\/h3>\n<p>Para facilitar a localiza\u00e7\u00e3o de itens, arquive os documentos em ordem cronol\u00f3gica.<\/p>\n<p>Adicione cada novo documento item \u00e0 medida que ele surja.<\/p>\n<p>No caso de documentos digitais voc\u00ea pode optar por criar subpastas &#8211; com novas informa\u00e7\u00f5es de contrata\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00f5es de desempenho &#8211; para cada funcion\u00e1rio e organizar os documentos cronologicamente dentro de cada um.<\/p>\n<h3>4. Padronize o arquivamento de documentos<\/h3>\n<p>Todos os documentos da empresa devem ser organizados seguindo um padr\u00e3o.<\/p>\n<p>Se voc\u00ea criou uma pasta para cada colaborador e armazena tudo sobre ele ali, fa\u00e7a isso com todos.<\/p>\n<p>Caso tenha criado pastas de acordo com o tema como, por exemplo, pastas para folhas de pagamentos e para avalia\u00e7\u00f5es de desempenho, mantenha o mesmo padr\u00e3o para todos os funcion\u00e1rios.<\/p>\n<p>Essa \u00e9 a \u00fanica forma de como organizar arquivos de uma empresa de maneira eficiente.<\/p>\n<h2>Quais documentos arquivar?<\/h2>\n<p>Como j\u00e1 explicamos, \u00e9 uma boa ideia buscar formas de como arquivar documentos do departamento pessoal, que envolva todo o hist\u00f3rico do colaborador.<\/p>\n<p>Entre essa \u201cpapelada\u201d est\u00e3o documentos como:<\/p>\n<ul>\n<li>registros de pagamento de encargos e sal\u00e1rios;<\/li>\n<li>avisos disciplinares;<\/li>\n<li>pagamento de comiss\u00f5es e demais benef\u00edcios;<\/li>\n<li>promo\u00e7\u00f5es;<\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/www.xerpa.com.br\/blog\/o-que-e-plano-carreira\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">planos de carreira<\/a>;<\/li>\n<li>avalia\u00e7\u00f5es de desempenho e muito mais.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Toda essa documenta\u00e7\u00e3o \u00e9 necess\u00e1ria para:<\/p>\n<ul>\n<li>que o empregador possa ter uma vis\u00e3o precisa do hist\u00f3rico de um funcion\u00e1rio;<\/li>\n<li>apoiar decis\u00f5es de neg\u00f3cio;<\/li>\n<li>proteger a empresa em uma a\u00e7\u00e3o judicial;<\/li>\n<li>comprovar que a empresa cumpriu seus deveres com o colaborador.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>[B\u00f4nus] Conte com o apoio de um profissional<\/h2>\n<p>Antes de encerrarmos esse guia com dicas sobre como arquivar documentos de funcion\u00e1rios, n\u00e3o podemos deixar de relembrar como uma <strong>pol\u00edtica de gest\u00e3o de documentos<\/strong> pode ser importante para tirar sua empresa de situa\u00e7\u00f5es como a\u00e7\u00f5es trabalhistas e outros problemas.<\/p>\n<p>Al\u00e9m disso, \u00e9 relevante para manter um hist\u00f3rico dos colaboradores, para casos especiais de necessidade de acesso.<\/p>\n<p>Com tamanha import\u00e2ncia dentro da gest\u00e3o de uma empresa, a gest\u00e3o de documentos pode exigir a contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa especializada. Na verdade, essa pode ser a solu\u00e7\u00e3o que voc\u00ea precisava.<\/p>\n<p>Uma dificuldade comum das organiza\u00e7\u00f5es, por exemplo, \u00e9 entender como arquivar documentos de funcion\u00e1rios digitalmente. Voc\u00ea pode contratar um fornecedor para realizar o servi\u00e7o de <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/orcamento\/informatica-e-ti\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\">Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/a> e resolver esse e outros problemas.<\/p>\n<p><script type=\"text\/javascript\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/js\/ohub_widget.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\">loadohubWidget ('B0845');<\/script><\/p>\n<p>Veja no v\u00eddeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de servi\u00e7os:<\/p>\n<p><iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/89209081\" width=\"640\" height=\"360\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen\" allowfullscreen=\"\"><\/iframe><\/p>\n<p>Acesse o site do oHub, <a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/pedido_orcamento_ohub.php?cod=W8L3GH1\">fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas de empresas que prestam esse tipo de servi\u00e7o. Com um s\u00f3 pedido voc\u00ea tem acesso a diversas propostas e or\u00e7amentos. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode ver a<a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/orcamento\/informatica-e-ti\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\"> lista de empresas que realizam servi\u00e7os de gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ao organizar um sistema de como arquivar documentos de funcion\u00e1rios considere as seguintes etapas: Use a tecnologia a seu favor e armazene os documentos em nuvem Crie pastas para diferentes assuntos Organize arquivos por data Padronize o arquivamento de documentos Um dos grupos de documentos mais importantes de qualquer empresa s\u00e3o os documentos dos funcion\u00e1rios.&nbsp; &hellip;<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4973,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[310],"tags":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v14.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Como arquivar documentos de funcion\u00e1rios: 4 passos simples \u2714<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Como arquivar documentos de funcion\u00e1rios e QUAIS s\u00e3o importantes? 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