{"id":4980,"date":"2019-08-23T11:00:22","date_gmt":"2019-08-23T11:00:22","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=4980"},"modified":"2019-08-20T17:11:06","modified_gmt":"2019-08-20T17:11:06","slug":"como-arquivar-documentos-contabeis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-arquivar-documentos-contabeis\/","title":{"rendered":"Como arquivar documentos cont\u00e1beis: passo a passo"},"content":{"rendered":"

Criar uma estrutura de como arquivar documentos<\/a> cont\u00e1beis \u00e9 fundamental para o sucesso geral do neg\u00f3cio. Se estruturada adequadamente, a recupera\u00e7\u00e3o de dados e o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o se somam ao valor geral da empresa.<\/p>\n

O objetivo principal da gest\u00e3o de documentos<\/a> cont\u00e1beis \u00e9 tornar a recupera\u00e7\u00e3o de dados f\u00e1cil e compreens\u00edvel por praticamente qualquer pessoa envolvida nas opera\u00e7\u00f5es do escrit\u00f3rio.<\/p>\n

De um formato simples a uma estrutura mais complicada que incorpora todo o escrit\u00f3rio, a estrutura para arquivar documentos cont\u00e1beis deve ser organizada em uma abordagem sistem\u00e1tica.<\/p>\n

Primeiro, divida a fun\u00e7\u00e3o cont\u00e1bil<\/a> nas respectivas \u00e1reas de import\u00e2ncia. Em seguida, subdivida essas \u00e1reas por ciclos cont\u00e1beis. Por fim, incorpore a fun\u00e7\u00e3o de software de contabilidade e o escrit\u00f3rio geral para obter uma estrutura de arquivos bem organizada<\/a> para a empresa.<\/p>\n

Este artigo ensina como arquivar documentos cont\u00e1beis e a criar uma estrutura de arquivos eficaz.<\/p>\n

Como arquivar documentos cont\u00e1beis<\/h2>\n

A contabilidade tem nove \u00e1reas b\u00e1sicas de contribui\u00e7\u00e3o cont\u00ednua. Eles s\u00e3o os seguintes:<\/p>\n

    \n
  1. Banc\u00e1rio<\/li>\n
  2. Receb\u00edveis<\/li>\n
  3. Pag\u00e1veis<\/li>\n
  4. Folha de pagamento<\/li>\n
  5. Relat\u00f3rio financeiro<\/li>\n
  6. Assuntos legais<\/li>\n
  7. Backups de arquivos de dados<\/li>\n
  8. Projeto de trabalho<\/li>\n
  9. Ativo permanente<\/li>\n<\/ol>\n

    Portanto, uma estrutura de arquivos come\u00e7a com “Contabilidade” e, em seguida, as nove pastas identificadas acima. Agora, cada pasta \u00e9 uma \u00e1rea da pr\u00e1tica cont\u00e1bil que ter\u00e1 subpastas.<\/p>\n

    O nome prim\u00e1rio de uma subpasta \u00e9 o ciclo cont\u00e1bil<\/a> tradicional para 99% de todas as pequenas empresas. E uma subpasta do ano civil. Ent\u00e3o, como exemplo \u2018Banc\u00e1rio\u2019 e \u2018Receb\u00edveis\u2019 est\u00e3o ilustrados abaixo:<\/p>\n

    Pasta Principal: CONTABILIDADE<\/p>\n

    > Subpastas: Banc\u00e1rio<\/p>\n

    > Subpastas:<\/p>\n

    . 2019<\/p>\n

    . 2018<\/p>\n

    . 2017<\/p>\n

    > Subpasta: Receb\u00edveis<\/p>\n

    > Subpastas:<\/p>\n

    . 2019<\/p>\n

    . 2018<\/p>\n

    . 2017<\/p>\n

    \u00c9 importante usar o ano civil ou o ano cont\u00e1bil como uma se\u00e7\u00e3o em cada uma das pastas principais. Primeiramente, o relat\u00f3rio \u00e9 feito neste formato.<\/p>\n

    A maioria das ag\u00eancias governamentais opera dessa maneira, os Contadores P\u00fablicos Certificados funcionam em um ano civil; os impostos s\u00e3o reportados anualmente tamb\u00e9m. At\u00e9 mesmo os bancos preparam os extratos da conta mensalmente.<\/p>\n

    Ent\u00e3o organizando nesse formato fica mais f\u00e1cil recuperar os dados. Agora, cada ano deve ser dividido nos doze meses do calend\u00e1rio.<\/p>\n

    Para bancos, os dados consistem em reconcilia\u00e7\u00f5es banc\u00e1rias di\u00e1rias, extratos banc\u00e1rios mensais e avisos do banco sobre cheques devolvidos, juros ganhos, etc.<\/p>\n

    Voc\u00ea tamb\u00e9m deve ter arquivos em pdf dos dep\u00f3sitos feitos junto com os cheques para esse dep\u00f3sito. Voc\u00ea deve ter um pdf de cada documento dentro da pasta de dados relacionado a essa conta naquele m\u00eas.<\/p>\n

    Cada uma das principais \u00e1reas de contabilidade \u00e9 organizada com base no princ\u00edpio fundamental descrito acima.<\/p>\n

    Gest\u00e3o de documentos cont\u00e1beis: passo a passo<\/h3>\n

    \"gestao-contabil-passo-a-passo\"<\/p>\n

    1<\/strong>. Planeje seu sistema de arquivamento cont\u00e1bil criando primeiro um desenho esquem\u00e1tico da estrutura de sua empresa, indicando como o fluxo passa pelo sistema. A estrutura acima \u00e9 uma sugest\u00e3o inicial que pode funcionar.<\/p>\n

    As empresas de manufatura dependem do pagamento de fornecedores por mat\u00e9rias-primas, por exemplo, mas podem estender esses pagamentos por meses at\u00e9 que os produtos acabados sejam vendidos aos distribuidores.<\/p>\n

    As organiza\u00e7\u00f5es de vendas, por outro lado, recebem dinheiro dos clientes e precisam pagar rapidamente sua equipe de vendas<\/a> e financiar o estoque<\/a>.<\/p>\n

    2<\/strong>. Atribua uma pasta ou uma gaveta no fich\u00e1rio para cada um dos seguintes itens: faturas do fornecedor, contas a pagar, fatura do cliente, contas a receber e pastas adicionais conforme necess\u00e1rio para impostos, contratos, extratos banc\u00e1rios, cheques, informa\u00e7\u00f5es de garantia de equipamentos e qualquer outra coisa que voc\u00ea mantiver em seus registros cont\u00e1beis. Cada pasta dessa pode estar dentro de uma subpasta do nosso exemplo principal.<\/p>\n

    3<\/strong>. Crie uma folha de rosto para faturas pagas a seus fornecedores. Inclua um detalhamento das contas cont\u00e1beis envolvidas na fatura, os valores cobrados dessas contas, a data de vencimento, a data de pagamento, o n\u00famero do cheque e qualquer outra informa\u00e7\u00e3o que o ajude a fornecer resumos completos e de f\u00e1cil entendimento. Use a folha de rosto para fazer anota\u00e7\u00f5es sobre acordos, pessoas contatadas e detalhes da transa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

    4<\/strong>. Organize cada um dos seus fornecedores regulares em uma pasta ou pasta de fun\u00e7\u00f5es diversas para transa\u00e7\u00f5es \u00fanicas com diferentes fornecedores. Quando voc\u00ea receber faturas, grampeie-as na conta e no envelope, coloque-as nas pastas dos fornecedores e mova as pastas para o arquivo de contas a pagar, onde as organizar\u00e1 em ordem de data de pagamento.<\/p>\n

    5<\/strong>. Crie uma folha de rosto para suas faturas de clientes. Use essas folhas de rosto para resumir quaisquer acordos de pagamento que voc\u00ea tenha com seus clientes, conversas e instru\u00e7\u00f5es especiais.<\/p>\n

    6<\/strong>. Crie pastas para cada um dos seus clientes. Mantenha c\u00f3pias de contratos<\/a> e faturas nessas pastas e mova as faturas ativas para o arquivo de contas a receber em ordem de data de pagamento.<\/p>\n

    7<\/strong>. Use cart\u00f5es de sa\u00edda para substituir as pastas de fornecedores e clientes que foram movidas para arquivos de contas a pagar e contas a receber.<\/p>\n

    Mantenha processos simples<\/h4>\n

    Ter pastas individuais para cada fornecedor e cliente mant\u00e9m o hist\u00f3rico de neg\u00f3cios entre sua empresa e cada fornecedor e cliente separados para facilitar a pesquisa.<\/p>\n

    Os arquivos cont\u00e1beis s\u00e3o sempre importantes fontes de informa\u00e7\u00e3o e as pastas podem desaparecer misteriosamente nas mesas ou nos cantos mais distantes de sua empresa – por isso, voc\u00ea precisa dos cart\u00f5es de sa\u00edda para acompanhar as opera\u00e7\u00f5es fechadas.<\/p>\n

    Uma maneira eficiente de arquivar documentos cont\u00e1beis e outros arquivos importantes da empresa \u00e9 implementando uma Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos. E com a ajuda do oHub voc\u00ea pode encontrar fornecedores confi\u00e1veis que realizam esse servi\u00e7o!<\/p>\n

    Fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas com um s\u00f3 pedido ou veja a lista de empresas<\/a> que realizam Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos.<\/p>\n

    Caso seja um fornecedor, cadastre-se no oHub<\/a> para conquistar novos clientes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Criar uma estrutura de como arquivar documentos cont\u00e1beis \u00e9 fundamental para o sucesso geral do neg\u00f3cio. Se estruturada adequadamente, a recupera\u00e7\u00e3o de dados e o acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o se somam ao valor geral da empresa. O objetivo principal da gest\u00e3o de documentos cont\u00e1beis \u00e9 tornar a recupera\u00e7\u00e3o de dados f\u00e1cil e compreens\u00edvel por praticamente qualquer …<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4981,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[20],"tags":[],"yoast_head":"\nComo arquivar documentos cont\u00e1beis: estrutura + passo a passo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Aprenda como arquivar documentos cont\u00e1beis seguindo um passo a passo simples no seu computador e que tamb\u00e9m \u00e9 \u00fatil para organiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-arquivar-documentos-contabeis\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Como arquivar documentos cont\u00e1beis: estrutura + passo a passo\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Aprenda como arquivar documentos cont\u00e1beis seguindo um passo a passo simples no seu computador e que tamb\u00e9m \u00e9 \u00fatil para organiza\u00e7\u00e3o f\u00edsica.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-arquivar-documentos-contabeis\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Ideias\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2019-08-23T11:00:22+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2019-08-20T17:11:06+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/como-arquivar-documentos-contabeis.png\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"660\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"330\" \/>\n<!-- \/ Yoast SEO Premium plugin. -->","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4980"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4980"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4980\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4983,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4980\/revisions\/4983"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4981"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4980"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4980"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4980"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}