Todos esses itens que listamos acima, s\u00e3o documentos ou informa\u00e7\u00f5es de extrema import\u00e2ncia para empresas de pequeno ou grande porte.<\/p>\n
Por isso, o caminho mais simples, eficiente e profissional<\/strong> de realizar a gest\u00e3o de todos esses arquivos, \u00e9 contar com o apoio de empresas de gest\u00e3o de documentos<\/strong> (tamb\u00e9m conhecidas como empresas de GED).<\/p>\n S\u00f3 de pensar em organizar a pilha de documentos da empresa, quase todos os funcion\u00e1rios e gestores saem correndo.<\/p>\n N\u00e3o se trata apenas de pregui\u00e7a, mas de n\u00e3o saber:<\/p>\n Afinal, como organizar documentos de uma empresa<\/a>?\u00a0Ningu\u00e9m melhor do que uma empresa de GED.<\/p>\n Documentos f\u00edsicos<\/strong>, est\u00e3o em mesas, gavetas, embaixo de pastas lotadas.<\/p>\n Quando digitais<\/strong> est\u00e3o na \u00e1rea de trabalho, no servidor, em pastas nomeadas como \u201carquivo 1\u201d, no Google Drive da empresa, nomeado com uma sigla que s\u00f3 o seu funcion\u00e1rio (ou nem ele) sabe o que significa.<\/p>\n Tudo isso dificulta que gestores e colaboradores encontrem documentos importantes para a empresa e para seus clientes.<\/p>\n E quais documentos s\u00e3o importantes? Todos! Sim. Todos.\u00a0<\/em><\/p>\n Quando voc\u00ea n\u00e3o consegue encontrar um arquivo no meio de uma reuni\u00e3o com o cliente ou quando seu gerente precisa de um documento importante, mas voc\u00ea n\u00e3o consegue lembrar onde o armazenou. Quando o contador precisa de um comprovante do pagamento de um imposto que aparece em aberto e voc\u00ea tem certeza que pagou. Para todas essas situa\u00e7\u00f5es, a\u00a0sensa\u00e7\u00e3o \u00e9 de p\u00e2nico.<\/p>\n Provavelmente, voc\u00ea j\u00e1 perdeu tempo precioso<\/strong> procurando por um documento em seu computador, no sistema de armazenamento em nuvem, em seus anexos de e-mail<\/em>, etc. Ou talvez tenha tido algum problema financeiro por isso.<\/p>\n E \u00e9 por isso que voc\u00ea deveria pesquisar por empresas de gest\u00e3o de documentos.<\/p>\n Existem muitas raz\u00f5es pelas quais uma organiza\u00e7\u00e3o deveria optar por uma empresa de gest\u00e3o de documentos digitais<\/a> e f\u00edsicos, entre elas:<\/p>\n Leia mais<\/strong>: Empresas que utilizam GED<\/a>: benef\u00edcios + segmentos \u00fateis<\/p>\n Antes de contratar uma empresa de GED<\/a> \u00e9 importante compreender alguns aspectos da gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n A escolha da melhor empresa pode ser mais simples se voc\u00ea seguir algumas dicas, que listamos a seguir. Confira!<\/p>\n Quais s\u00e3o os tipos de documentos com os quais sua empresa mais lida?<\/p>\n Qual \u00e9 o volume desses documentos?<\/p>\n Qual n\u00edvel de sigilo necess\u00e1rio sobre eles?<\/p>\n Qual \u00e9 a sua prioridade: acesso remoto, acesso local ou seguran\u00e7a de dados? (Calma, voc\u00ea tamb\u00e9m pode ter tudo isso junto).<\/p>\n Avalie as suas metas <\/strong>e veja quais empresas de gest\u00e3o de documentos est\u00e3o alinhadas \u00e0s suas expectativas.<\/p>\n Seja em um projeto de uma pequena empresa ou uma solu\u00e7\u00e3o de gerenciamento em grande escala, uma boa empresa de GED pode ajudar.<\/p>\n Contar com uma empresa de gest\u00e3o de documentos, que adapte seus servi\u00e7os \u00e0s necessidades da sua empresa \u00e9 essencial para o sucesso da implementa\u00e7\u00e3o desse novo modelo de organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Pequisa um pouco sobre os profissionais que atuam na empresa e qual \u00e9 o n\u00edvel de experi\u00eancia dessa organiza\u00e7\u00e3o no mercado em que voc\u00ea atua.<\/p>\n Conversar com alguns clientes antigos dessa empresa pode ser uma boa ideia para saber como foi o resultado do projeto.<\/p>\n \u00c9 importante considerar tamb\u00e9m as ferramentas usadas por essas empresas e os m\u00e9todos de organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Quando uma empresa de gest\u00e3o de documentos entra na sua empresa e muda a forma como organizar documentos, \u00e9 preciso compreender como esse projeto ser\u00e1 mantido e como essa empresa contribui para a continuidade dessa organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Ela realiza treinamentos com a sua equipe para mostrar como devem ser armazenados os arquivos a partir de agora?<\/em><\/p>\n Cria padr\u00f5es a serem seguidos para nomear arquivos ou criar pastas?<\/em><\/p>\n No dia a dia da sua empresa seus colaboradores s\u00e3o as pessoas que realmente v\u00e3o colocar em pr\u00e1tica a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos, por isso eles precisam receber as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias<\/strong> para executar um bom trabalho nesse sentido.<\/p>\n Oferecer um manual tamb\u00e9m \u00e9 interessante para que novos funcion\u00e1rios possam dar continuidade \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o proposta.<\/p>\n Empresas de gest\u00e3o de documentos lidam com arquivos sigilosos. A empresa que voc\u00ea pretende contratar deve garantir essa seguran\u00e7a.<\/p>\n Confira se no contrato existem cl\u00e1usulas de confidencialidade e qual \u00e9 a penalidade para a empresa contratada caso haja vazamento de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Mais uma vez \u00e9 importante saber qual \u00e9 o hist\u00f3rico da empresa no mercado.<\/p>\n No geral, terceirizar os processos de neg\u00f3cios \u00e9 uma \u00f3tima maneira de aprimorar o fluxo de trabalho<\/strong>. \u00c9 adequado para quase todos os tipos de empresas em diferentes setores, tornando-se uma t\u00e9cnica flex\u00edvel para o sucesso da gest\u00e3o da empresa.<\/p>\n Ent\u00e3o, para finalizarmos, \u00e9 importante que as empresas de gest\u00e3o de documentos que voc\u00ea analise, sejam capazes de tra\u00e7ar um plano adequado \u00e0 sua organiza\u00e7\u00e3o, que inclua:<\/p>\n Para encontrar a empresa ideal de Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/a>, acesse o site do oHub, fa\u00e7a uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas de empresas que prestam esse tipo de servi\u00e7o. Com um s\u00f3 pedido voc\u00ea tem acesso \u00e0 diversas propostas e or\u00e7amentos. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode ver a lista de empresas que realizam servi\u00e7os de gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" A contrata\u00e7\u00e3o de empresas de gest\u00e3o de documentos vai auxiliar sua empresa (e todos os setores) a organizar de maneira segura e eficiente, todos os documentos que a organiza\u00e7\u00e3o produz, diariamente. Entre eles: contratos; propostas; material de marketing documentos de funcion\u00e1rios; relat\u00f3rios de avalia\u00e7\u00e3o; documentos de gest\u00e3o de pessoas; arquivos financeiros; manuais de treinamento, etc. …<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4987,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1517,32],"tags":[],"yoast_head":"\nEmpresas de gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos e digitais<\/h2>\n
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![\"Empresas](\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/08\/empresas-de-gestao-de-documentos1.jpg\")
<\/p>\nBenef\u00edcios da terceiriza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos<\/h2>\n
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Empresas de gest\u00e3o de documentos: como escolher a certa?<\/h2>\n
1. Entenda as necessidades da empresa<\/h3>\n
2. N\u00edvel de especializa\u00e7\u00e3o da equipe e sistemas<\/h3>\n
3. Como ser\u00e1 a implementa\u00e7\u00e3o do novo modelo de GED<\/h3>\n
4. Seguran\u00e7a<\/h3>\n
Terceiriza\u00e7\u00e3o para alcan\u00e7ar a efici\u00eancia de neg\u00f3cio<\/h2>\n
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