{"id":5388,"date":"2019-09-20T09:00:28","date_gmt":"2019-09-20T09:00:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=5388"},"modified":"2019-09-18T23:46:32","modified_gmt":"2019-09-18T23:46:32","slug":"sistema-de-gerenciamento-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/sistema-de-gerenciamento-de-documentos\/","title":{"rendered":"Sistema de gerenciamento de documentos: saiba o que \u00e9 e conhe\u00e7a suas vantagens"},"content":{"rendered":"

Se voc\u00ea \u00e9 empres\u00e1rio e n\u00e3o quer colocar a reputa\u00e7\u00e3o de sua empresa em jogo, deve contar com um sistema de gerenciamento de documentos. Afinal, ter essa ferramenta em seu dia a dia evita que seu neg\u00f3cio corra riscos desnecess\u00e1rios, como o de perder dados ou o de ter informa\u00e7\u00f5es confidenciais vazadas.\u00a0<\/span><\/p>\n

Ao limitar o acesso dos usu\u00e1rios \u00e0s informa\u00e7\u00f5es, um bom sistema de gerenciamento de documentos garante a sua <\/span>seguran\u00e7a<\/b>, pois protege os seus dados. Al\u00e9m disso, facilita a busca de informa\u00e7\u00f5es, j\u00e1 que promove uma <\/span>organiza\u00e7\u00e3o de arquivos<\/span><\/a> bem mais eficiente.\u00a0<\/span><\/p>\n

Quer mais? Pois essa ferramenta tamb\u00e9m proporciona mais agilidade para as demandas do cotidiano. Segundo a Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores gastam <\/span>cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informa\u00e7\u00f5es<\/span><\/a>. Como, no mundo dos neg\u00f3cios, tempo \u00e9 dinheiro, \u00e9 melhor otimiz\u00e1-lo, n\u00e3o \u00e9 mesmo?\u00a0<\/span><\/p>\n

Quer entender melhor o que \u00e9 sistema de gerenciamento de documentos e conhecer as suas <\/span>vantagens<\/b>? Ent\u00e3o, leia este artigo o fim!<\/span><\/p>\n

O que \u00e9 um sistema de gerenciamento de documentos?\u00a0<\/b><\/h2>\n

Um sistema de gerenciamento de documentos \u00e9 uma ferramenta que organiza, armazena e disponibiliza arquivos e dados. Al\u00e9m disso, ao oferecer um mecanismo de pesquisa, permite um acesso mais f\u00e1cil e r\u00e1pido a eles.\u00a0<\/span><\/p>\n

Isso tudo, \u00e9 claro, \u00e9 feito eletronicamente por meio de um software de gest\u00e3o de documentos. Conhecido como <\/span>GED<\/span><\/a>, esse recurso vem ganhando destaque entre os gestores. Afinal, \u00e9 muito mais<\/span> pr\u00e1tico <\/b>armazenar arquivos virtualmente do que utilizar recursos antiquados para guardar pap\u00e9is.\u00a0<\/span><\/p>\n

De acordo com pesquisa da <\/span>AIIM <\/span><\/a>(Association for Information and Image Management), 40% das empresas ainda t\u00eam seus arquivos em papel . Uma das raz\u00f5es \u00e9 que muitas delas desconhecem a exist\u00eancia de meios que reduzam e que, at\u00e9 mesmo, eliminem o uso desse material.\u00a0<\/span><\/p>\n

Mesmo assim, segundo reportagem publicada no <\/span>Estad\u00e3o,<\/span><\/a> o cen\u00e1rio est\u00e1 mudando. Isso porque muitas companhias j\u00e1 perceberam que adotar uma gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos (GED) pode ser uma atitude <\/span>ben\u00e9fica<\/b>. Afinal, trata-se de um modo simples de reduzir gastos e de aumentar efici\u00eancia.\u00a0<\/span><\/p>\n

Quer saber como fazer uma gest\u00e3o de documentos digitais eficaz? Ent\u00e3o, <\/span>clique aqui e leia este post.<\/span><\/a> Por meio dele, voc\u00ea\u00a0 conhecer\u00e1 o passo a passo de sucesso desse processo!\u00a0<\/span><\/p>\n

Vantagens de usar um sistema de gerenciamento de documentos<\/b><\/h2>\n

\"sistema<\/p>\n

Cr\u00e9dito:<\/span> Freepik<\/span><\/a><\/p>\n

Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos traz vantagens significativas. Conhe\u00e7a algumas delas:<\/span><\/p>\n

1. Economiza espa\u00e7o<\/b><\/h3>\n

Como a maioria dos documentos t\u00eam, no m\u00ednimo, cinco anos como<\/span> prazo de guarda<\/span><\/a>, a necessidade por espa\u00e7o pode se transformar em um problema. A solu\u00e7\u00e3o para isso \u00e9 adotar um bom software de gerenciamento de documentos. Isso porque ele diminui, consideravelmente, a necessidade da guarda de arquivos em papel.\u00a0<\/span><\/p>\n

2. Reduz os gastos\u00a0<\/b><\/h3>\n

Ao utilizar uma ferramenta eletr\u00f4nica de gest\u00e3o de arquivos, sua empresa n\u00e3o gastar\u00e1 mais com impress\u00e3o. Afinal, os documentos ficar\u00e3o armazenados na nuvem e s\u00f3 ser\u00e3o impressos caso exista necessidade.\u00a0<\/span><\/p>\n

3. Contribui para o meio ambiente<\/b><\/h3>\n

Ao eliminar a necessidade constante de impress\u00e3o , o GED tamb\u00e9m apresenta ganhos para o meio ambiente. Em outras palavras, ao substituir o material impresso pelo armazenamento digital, o planeta sai ganhando.\u00a0<\/span><\/p>\n

4. Aumenta a produtividade\u00a0<\/b><\/h3>\n

A produtividade aumenta a partir do momento em que n\u00e3o \u00e9 mais necess\u00e1rio ficar procurando um arquivo importante. Isso porque ao gerenciar documentos de forma eletr\u00f4nica, \u00e9 poss\u00edvel organiz\u00e1-los facilmente. Logo, h\u00e1 mais tempo para realizar outras atividades.<\/span><\/p>\n

5. D\u00e1 um boost na efici\u00eancia\u00a0<\/b><\/h3>\n

Um bom sistema de gerenciamento de documentos gera mais efici\u00eancia, j\u00e1 que a busca por informa\u00e7\u00f5es acontece de forma mais din\u00e2mica. Sendo assim, em vez de procurar em pilhas de arquivos, o seu colaborador s\u00f3 precisar\u00e1 acessar o software e pesquisar o que precisa. Simples assim!\u00a0<\/span><\/p>\n

6. Diminui as falhas<\/b><\/h3>\n

Um software de gerenciamento de documentos re\u00fane todas as informa\u00e7\u00f5es em um \u00fanico lugar. Isso simplifica as avalia\u00e7\u00f5es de dados dos clientes. Com mais precis\u00e3o, o n\u00famero de falhas tamb\u00e9m cai.\u00a0<\/span><\/p>\n

7. Melhora a acessibilidade<\/b><\/h3>\n

Quem nunca se desesperou ao lembrar que se esqueceu de um papel importante no escrit\u00f3rio? Com uma gest\u00e3o assertiva de arquivos, isso n\u00e3o acontece mais. Afinal, com esse recurso, \u00e9 poss\u00edvel acessar um documento pela Internet, e isso independe do lugar do mundo em que esteja.\u00a0<\/span><\/p>\n

8. Controla a seguran\u00e7a<\/b><\/h3>\n

Com um sistema de gerenciamento de documentos adequado, \u00e9 poss\u00edvel refor\u00e7ar a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o. Isso porque o software s\u00f3 permite que pessoas autorizadas tenham acesso aos dados. Consegue perceber como isso pode diminuir, consideravelmente, o risco de informa\u00e7\u00f5es confidenciais vazarem?\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

9. Proporciona um compartilhamento inteligente<\/b><\/h3>\n

Por meio de um sistema de gerenciamento de documentos eficaz, voc\u00ea escolhe quem pode acessar os dados. Assim, compartilhar informa\u00e7\u00f5es com seu time, parceiros e clientes fica muito f\u00e1cil, seguro e, claro, inteligente.\u00a0<\/span><\/p>\n

10. Mant\u00e9m voc\u00ea no controle de vers\u00f5es, revis\u00f5es e aprova\u00e7\u00f5es<\/b><\/h3>\n

Ao adotar um software de gerenciamento de documentos, voc\u00ea notar\u00e1 a facilidade de configurar e controlar a gest\u00e3o de vers\u00f5es, revis\u00f5es e aprova\u00e7\u00f5es de arquivos. Isso porque, por meio dele, \u00e9 poss\u00edvel verificar se houve altera\u00e7\u00f5es no documento e saber quando elas aconteceram.\u00a0<\/span><\/p>\n

11. Oferece assinatura digital<\/b><\/h3>\n

Boas ferramentas de GED permitem que os arquivos eletr\u00f4nicos sejam assinados com certificado no ICP-Brasil. Com isso, sua empresa conquista mais credibilidade.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dicas para escolher um bom software de gerenciamento de documentos<\/b><\/h2>\n

\"software<\/p>\n

Cr\u00e9dito: <\/span>Freepik<\/span><\/a><\/p>\n

H\u00e1 no mercado muitas solu\u00e7\u00f5es eficientes relacionadas \u00e0 gest\u00e3o de arquivos. Para saber como escolher, separamos algumas dicas.<\/span><\/p>\n

1. Verifique a capacidade de armazenamento<\/b><\/h3>\n

Avalie a quantidade de arquivos de cada departamento de sua empresa. Depois opte por um sistema que corresponda \u00e0s expectativas de todos eles. Isso \u00e9, verifique se ele permite o armazenamento de arquivos em extens\u00f5es e formatos variados, como DOC, PDF e JPG, por exemplo.\u00a0<\/span><\/p>\n

2. Considere a facilidade de acesso\u00a0<\/b><\/h3>\n

Considerar a experi\u00eancia do usu\u00e1rio deve ser uma das prioridades ao escolher um software para o seu neg\u00f3cio. Portanto, avaliar se o sistema oferece recursos que realmente facilitem o gerenciamento de dados \u00e9 muito importante.\u00a0<\/span><\/p>\n

3. Analise a credibilidade do fornecedor<\/b><\/h3>\n

Antes de adquirir um recurso desse g\u00eanero, \u00e9 crucial conhecer a credibilidade de quem o oferece. Isso porque h\u00e1 no mercado muitas empresas que fornecem solu\u00e7\u00f5es, mas nem todas possuem expertise para isso.\u00a0<\/span><\/p>\n

Agora que voc\u00ea j\u00e1 conhece a <\/span>import\u00e2ncia<\/b> de ter um bom sistema de gerenciamento de documentos, pode contar <\/span>com o oHub<\/b> se quiser contratar uma empresa que ofere\u00e7a essa solu\u00e7\u00e3o. O processo \u00e9 muito r\u00e1pido e simples. Voc\u00ea<\/span> faz uma cota\u00e7\u00e3o<\/span><\/a> e recebe diversas propostas de um s\u00f3 pedido. Se preferir, pode <\/span>clicar aqui<\/span><\/a>, e conhecer as melhores fornecedoras de GED do mercado.\u00a0<\/span><\/p>\n

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