{"id":5424,"date":"2019-09-26T09:00:29","date_gmt":"2019-09-26T09:00:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=5424"},"modified":"2023-12-22T18:58:21","modified_gmt":"2023-12-22T18:58:21","slug":"como-organizar-contratos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-organizar-contratos\/","title":{"rendered":"Como organizar contratos: porque e como fazer na sua empresa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Saber como organizar contratos \u00e9 uma estrat\u00e9gia <\/span><b>fundamental <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">para manter a produtividade e o crescimento de uma empresa. Por\u00e9m, infelizmente, essa pr\u00e1tica ainda n\u00e3o faz parte do dia a dia de grande parte das organiza\u00e7\u00f5es.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um dos motivos para isso \u00e9 o desconhecimento dos gestores sobre os preju\u00edzos que uma m\u00e1 <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/gestao-de-documentos-digitais\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">gest\u00e3o de documentos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> pode causar. Como os efeitos desse tipo de omiss\u00e3o n\u00e3o s\u00e3o vis\u00edveis, \u00e9 comum que muitos deles n\u00e3o incluam esse m\u00e9todo em suas companhias. Logo, tamb\u00e9m desconhecem os riscos financeiros que essa postura negligente pode gerar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O pre\u00e7o a pagar por esse desconhecimento pode ser <\/span><b>alto<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. De acordo com<\/span><a href=\"https:\/\/www.slideshare.net\/DanVeronese\/true-cost-of-pushing-paper-pw-study-2011\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\"> dados<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> da <\/span><a href=\"https:\/\/www.pwc.com.br\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\">PwC<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, cada documento arquivado de forma incorreta gera cerca de 120 d\u00f3lares de preju\u00edzo. \u00c9 claro que n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 isso:&nbsp;<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo informa\u00e7\u00f5es e at\u00e9 50% procurando por elas;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">7,5% de todos os documentos s\u00e3o perdidos, e 3% s\u00e3o arquivados incorretamente;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">o gasto para recriar um documento perdido \u00e9 de 220 d\u00f3lares;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">funcion\u00e1rios perdem at\u00e9 2 horas di\u00e1rias buscando por arquivos extraviados;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">no m\u00ednimo, 66% das informa\u00e7\u00f5es guardadas pelas companhias s\u00e3o in\u00fateis;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">empresas gastam 20 d\u00f3lares para arquivar um documento;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><span style=\"font-weight: 400;\">gestores perdem um m\u00eas durante o ano procurando informa\u00e7\u00f5es devido \u00e0 desorganiza\u00e7\u00e3o e ao armazenamento inadequado de documentos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Percebe agora que saber como arquivar contratos de forma eficiente pode fazer toda a diferen\u00e7a para o seu neg\u00f3cio? Para saber como aplicar essa estrat\u00e9gia em sua empresa, basta ler este artigo!&nbsp;<\/span><\/p>\n<h2><b>Dicas de como organizar contratos<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Confira agora algumas dicas memor\u00e1veis de como <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-organizar-documentos-de-uma-empresa\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">organizar<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> contratos de forma <\/span><b>inteligente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Defina um local para armazenar os contratos da empresa<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Quer armazenar os contratos de sua empresa de forma eficiente? Ent\u00e3o, em primeiro lugar, \u00e9 preciso definir um local para eles.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esse m\u00e9todo parece \u00f3bvio, mas voc\u00ea sabia que muitas empresas n\u00e3o t\u00eam um lugar certo para isso? Logo, se deseja dar estrutura para o fluxo de trabalho de sua organiza\u00e7\u00e3o, escolha salas, arm\u00e1rios, pastas e ficheiros adequados para isso. N\u00e3o se esque\u00e7a de que ilumina\u00e7\u00e3o, temperatura e ventila\u00e7\u00e3o s\u00e3o condi\u00e7\u00f5es importantes a se considerar para preservar os arquivos.&nbsp;&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Separe os contratos por tema e crie categorias<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O segundo passo de como organizar contratos \u00e9 separ\u00e1-los por temas. Fa\u00e7a uma triagem de acordo com a categoria do setor, dividindo-os entre <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-arquivar-documentos-de-funcionarios\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">arquivos de funcion\u00e1rios<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, clientes, fornecedores e afins. Se quiser, voc\u00ea tamb\u00e9m pode segment\u00e1-los por datas ou ent\u00e3o de acordo com a vig\u00eancia dos contratos.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>3.&nbsp; Crie um sistema de gerenciamento de documentos<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Controlar prazos e detalhes de cada contrato pode n\u00e3o ser uma tarefa simples, principalmente se a quantidade for grande. Sendo assim, \u00e9 recomend\u00e1vel aplicar um <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/sistema-de-gerenciamento-de-documentos\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">sistema de gerenciamento de documentos<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Esse controle pode ser feito tanto por meio de planilhas como por softwares.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>4. Estabele\u00e7a regras para o acesso<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O sucesso de uma boa organiza\u00e7\u00e3o de arquivos est\u00e1 diretamente ligada \u00e0 padroniza\u00e7\u00e3o de processos. Isso quer dizer que padronizar o modo de como organizar contratos \u00e9 uma forma de garantir a produtividade. Al\u00e9m disso, \u00e9 uma maneira de reduzir os riscos de danos f\u00edsicos e de extravios dos documentos.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-5425\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-1.jpg\" alt=\"como arquivar contratos \" width=\"660\" height=\"330\" srcset=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-1.jpg 660w, https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-1-300x150.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 660px) 100vw, 660px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Cr\u00e9dito: <\/span><a href=\"https:\/\/www.freepik.com\/free-photo\/rule-word-written-wooden-cubes_4351758.htm#page=1&amp;query=rules&amp;position=2\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\">Freepik<\/span><\/a><\/p>\n<h3><b>5. Fique atento aos prazos de guarda<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A pr\u00f3xima dica de como organizar contratos \u00e9: fique atento aos prazos de guarda dos documentos. Em outras palavras, antes de descartar os arquivos antigos, \u00e9 crucial verificar a temporalidade deles. Assim, voc\u00ea n\u00e3o corre o risco de jogar fora pap\u00e9is importantes antes do tempo.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">N\u00e3o tem ideia de quanto tempo se deve guardar um documento? Ent\u00e3o, leia <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/prazo-de-guarda-de-documentos\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">\u201cPrazo de guarda de documentos: saiba quanto tempo manter cada um\u201d<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, e vire um expert no assunto!&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>6. Recorra \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o&nbsp;&nbsp;<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Alguns empres\u00e1rios ainda t\u00eam receio de implementar um processo de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos em suas organiza\u00e7\u00f5es. Isso acontece, na maior parte das vezes, por desconhecimento, j\u00e1 que essa pr\u00e1tica n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 segura como recomendada.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">F\u00e1ceis de acessar, os arquivos eletr\u00f4nicos otimizam tempo e espa\u00e7o. Logo, utiliz\u00e1-los tamb\u00e9m diminui custos e aumenta a produtividade de uma equipe.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>7. Coloque seus contratos na nuvem<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Colocar contratos na nuvem, ou seja, no sistema <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/o-que-e-cloud-computing\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">cloud computing <\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">\u00e9 tamb\u00e9m uma boa alternativa para manter documentos a salvo e atualizados. Essa pr\u00e1tica deve ser levada em considera\u00e7\u00e3o porque descargas el\u00e9tricas repentinas podem acontecer e&nbsp; danificar os computadores. Sendo assim, se n\u00e3o quiser perder dados importantes, \u00e9 recomend\u00e1vel considerar essa dica.<\/span><\/p>\n<h3><b>8. Nomeie os contratos corretamente<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Muitas organiza\u00e7\u00f5es ainda t\u00eam o h\u00e1bito de arquivar contratos sem fazer a nomea\u00e7\u00e3o adequada de cada um. Dessa forma, reunir todos os dados e arquiv\u00e1-los pode se tornar uma tarefa \u00e1rdua.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para evitar que isso ocorra, \u00e9 essencial que todos os funcion\u00e1rios tenham em mente que precisam nomear os arquivos corretamente. Isso facilitar\u00e1 a busca e a organiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es, tornando o ambiente de trabalho mais produtivo.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h3><b>9. Envolva o time nessa rotina<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para garantir uma estrat\u00e9gia assertiva no processo de como organizar contratos, \u00e9 preciso incentivar os seus funcion\u00e1rios a realizarem essa atividade. Para isso, \u00e9 essencial orient\u00e1-los e trein\u00e1-los.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Voc\u00ea tamb\u00e9m, como gestor, pode adicionar essa atividade em sua rotina. No fim do expediente, recolha os pap\u00e9is que devam ser digitalizados e os encaminhe ao setor respons\u00e1vel. Assim, voc\u00ea n\u00e3o acumula arquivos em sua mesa e nem perde documentos importantes.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" class=\"aligncenter size-full wp-image-5426\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-2.jpg\" alt=\"como organizar arquivos de uma empresa\" width=\"660\" height=\"330\" srcset=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-2.jpg 660w, https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/comoorganizarcontratos-2-300x150.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 660px) 100vw, 660px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Cr\u00e9dito: <\/span><a href=\"https:\/\/www.freepik.com\/free-photo\/group-coworkers-putting-hands-together_4989635.htm#page=1&amp;query=business%20organization&amp;position=6\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><span style=\"font-weight: 400;\">Freepik<\/span><\/a><\/p>\n<h3><b>10. Utilize a microfilmagem<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Utilizar a microfilmagem pode ser uma op\u00e7\u00e3o no processo de como arquivar contratos, caso n\u00e3o seja poss\u00edvel digitaliz\u00e1-los. Essa t\u00e9cnica de capta\u00e7\u00e3o fotogr\u00e1fica reduz o volume e o tamanho dos documentos. Logo, fica mais f\u00e1cil organiz\u00e1-los e armazen\u00e1-los.&nbsp;<\/span><\/p>\n<h2><b>Dica especial de como organizar contratos: utilize o GED<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O GED \u00e9 um conjunto de tecnologias que permite que uma empresa gerencie seus arquivos, contratos e demais documentos de forma digital. Bastante eficaz esse recurso \u00e9 <\/span><b>fundamental <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">para toda organiza\u00e7\u00e3o que quer garantir seguran\u00e7a, organiza\u00e7\u00e3o e agilidade em seus processos.&nbsp;<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Adotar essa tecnologia otimiza tanto o fluxo de trabalho como os resultados de uma companhia. \u00c9 uma ferramenta vital para quem quer seus documentos sejam categorizados com intelig\u00eancia.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O GED conta com outros benef\u00edcios incr\u00edveis. Leia <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/ged-gerenciamento-eletronico-de-documentos\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">este texto<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> e descubra quais s\u00e3o!<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Agora, voc\u00ea j\u00e1 sabe como organizar arquivos de uma empresa e entendeu a relev\u00e2ncia de um sistema GED, certo? Voc\u00ea sabia que o oHub conta com os <\/span><b>melhores fornecedores dessa solu\u00e7\u00e3o<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">? \u00c9 isso mesmo! Para saber mais sobre isso e fazer uma cota\u00e7\u00e3o, <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/go\/pedido-orcamento.php?cod=GEDfjj3d\"><span style=\"font-weight: 400;\">clique aqui<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Se preferir, <\/span><a href=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/empresas\/ged-gestao-eletronica-de-documentos\"><span style=\"font-weight: 400;\">descubra aqui<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> quais s\u00e3o as melhores empresas de GED do mercado! <\/span><\/p>\n<p><script type=\"text\/javascript\" src=\"https:\/\/www.ohub.com.br\/js\/ohub_widget.js\"><\/script><script type=\"text\/javascript\">loadohubWidget ('B0845');<\/script><br \/>\nVeja no v\u00eddeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de servi\u00e7os:<br \/>\n<iframe src=\"https:\/\/player.vimeo.com\/video\/89209081\" width=\"640\" height=\"360\" frameborder=\"0\" allow=\"autoplay; fullscreen\" allowfullscreen=\"\"><\/iframe><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Saber como organizar contratos \u00e9 uma estrat\u00e9gia fundamental para manter a produtividade e o crescimento de uma empresa. 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