A atividade empresarial acarreta a emiss\u00e3o de in\u00fameras esp\u00e9cies de documentos, correspondente \u00e0s movimenta\u00e7\u00f5es financeiras e cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
\u00c0 medida que estes documentos s\u00e3o criados, precisam ser devidamente armazenados, como garantia do cumprimento regular das disposi\u00e7\u00f5es legais. A manuten\u00e7\u00e3o de documentos, por meios f\u00edsicos, torna-se invi\u00e1vel ao longo do tempo, dada a deteriora\u00e7\u00e3o do papel.<\/p>\n
Portanto, a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos possibilita o seu armazenamento, pelo tempo que for necess\u00e1rio. A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> tem sido adotada por empresas, que desejam implementar um sistema de administra\u00e7\u00e3o documental eficiente.<\/p>\n Dessa forma, a companhia utiliza softwares<\/i> e programas, com funcionalidades de armazenamento e manuten\u00e7\u00e3o dos documentos empresariais. A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> consiste na centraliza\u00e7\u00e3o do armazenamento dos documentos da empresa.<\/p>\n A utiliza\u00e7\u00e3o destes programas permite a categoriza\u00e7\u00e3o de documentos, e sua manuten\u00e7\u00e3o conforme estas divis\u00f5es.<\/p>\n A facilidade do acesso aos documentos garante a consulta, sempre que necess\u00e1rio, e cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es que determinam o tempo de armazenamento de cada esp\u00e9cie documental.<\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos flexibiliza as atividades rotineiras da empresa, sendo requisito obrigat\u00f3rio, da integra\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica. Para a constru\u00e7\u00e3o de um projeto de gest\u00e3o documental<\/a> eficiente, a empresa deve definir padr\u00f5es e diretrizes b\u00e1sicas.<\/p>\n Conforme o segmento de mercado, a companhia identificar\u00e1 o melhor sistema de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos a ser utilizado. A informatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o possibilitar\u00e1, ainda, a padroniza\u00e7\u00e3o da confec\u00e7\u00e3o dos documentos, simplificando a sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Neste artigo, veremos como elaborar um projeto de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, de forma pr\u00e1tica e eficiente.<\/p>\n <\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> requer a elabora\u00e7\u00e3o de um projeto b\u00e1sico, que definir\u00e1 os padr\u00f5es adotados pela empresa.<\/p>\n Seguindo algumas etapas pr\u00e9vias, a empresa alcan\u00e7ar\u00e1 \u00eaxito em seu projeto, de informatiza\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o documental.<\/p>\n <\/p>\n Para a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, a empresa deve escolher um fornecedor. De acordo com as demandas apresentadas, a empresa direcionar\u00e1 sua pesquisa de mercado.<\/p>\n A escolha do fornecedor \u00e9 etapa decisiva, pois ir\u00e1 impactar diretamente, nos resultados obtidos. \u00c9 fundamental que, no momento da contrata\u00e7\u00e3o, a empresa exponha suas necessidades no que tange \u00e0 gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n <\/p>\n O arquivista proceder\u00e1 com a vistoria t\u00e9cnica, avaliando as condi\u00e7\u00f5es f\u00edsicas dos pap\u00e9is, e seu grau de conserva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Esta etapa \u00e9 fundamental, para a defini\u00e7\u00e3o da quantidade dos documentos e suas esp\u00e9cies, que ser\u00e3o posteriormente digitalizados. Caso algum documento se encontre deteriorado, a gest\u00e3o poder\u00e1 providenciar a restaura\u00e7\u00e3o.<\/p>\n A vistoria t\u00e9cnica \u00e9 crucial para a elabora\u00e7\u00e3o do planejamento da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n <\/p>\n Ap\u00f3s a vistoria t\u00e9cnica, a gest\u00e3o poder\u00e1 elaborar o planejamento de informatiza\u00e7\u00e3o dos documentos da empresa.<\/p>\n Dessa forma, ser\u00e1 definida a forma como os documentos ser\u00e3o armazenados, a categoriza\u00e7\u00e3o, tempo de armazenamento, entre outras diretrizes.<\/p>\n Nesta etapa, tamb\u00e9m ser\u00e3o definidos os equipamentos de escaneamento dos documentos que ser\u00e3o utilizados, bem como os programas de armazenamento.<\/p>\n <\/p>\n Uma vez elaborado o projeto de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, ser\u00e1 o momento de execut\u00e1-lo. Dessa forma, os documentos da empresa ser\u00e3o digitalizados, atrav\u00e9s de scanners<\/i> e copiadoras.<\/p>\n A digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos garante a sua manuten\u00e7\u00e3o, evitando perdas. Com o decorrer do tempo, os documentos em papel sofrem as a\u00e7\u00f5es do ambiente, e acabam se perdendo.<\/p>\n <\/p>\n Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos da empresa, ser\u00e1 definido qual o sistema de armazenamento a ser utilizado. O armazenamento em nuvem \u00e9 uma alternativa amplamente adotada, devido \u00e0 alta capacidade de armazenagem.<\/p>\n Atrav\u00e9s destas solu\u00e7\u00f5es, as empresas mant\u00eam seus documentos, com seguran\u00e7a tecnol\u00f3gica. Na armazenagem digital, a empresa pode dividir seus documentos em categorias, mantendo-os pelo tempo necess\u00e1rio, conforme disposi\u00e7\u00f5es legais.<\/p>\n O armazenamento em nuvem \u00e9 item essencial, para toda boa gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n <\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, por garantir o seu armazenamento, auxilia na comprova\u00e7\u00e3o do cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es trabalhistas e tribut\u00e1rias.<\/p>\n Dessa forma, os comprovantes de cumprimento dos encargos trabalhistas, previdenci\u00e1rios e tribut\u00e1rios, ser\u00e3o devidamente mantidos.<\/p>\n Conforme determinado pela legisla\u00e7\u00e3o vigente, existem prazos diferenciados, de armazenamento de documentos das empresas, para comprova\u00e7\u00f5es regulares. Esta manuten\u00e7\u00e3o traz seguran\u00e7a para as empresas, pois a falta de comprova\u00e7\u00e3o acarretar\u00e1 penaliza\u00e7\u00f5es, pelos \u00f3rg\u00e3os fiscalizadores.<\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos visa resguardar os direitos de empregadores e colaboradores, atrav\u00e9s da manuten\u00e7\u00e3o dos documentos, referentes aos contratos de trabalho.<\/p>\n <\/p>\n Para cada esp\u00e9cie de documento, haver\u00e1 um tempo pr\u00f3prio de armazenamento<\/a>, de acordo com a previs\u00e3o legal. Os documentos cont\u00e1beis e fiscais ser\u00e3o armazenados por, pelo menos, cinco anos.<\/p>\n Notas fiscais, recibos, declara\u00e7\u00f5es e livros fiscais, s\u00e3o alguns exemplos. Documentos como o CAGED, fichas de vota\u00e7\u00e3o da CIPA e fichas de acidentes de trabalho ficar\u00e3o armazenados por tr\u00eas anos.<\/p>\n Os contratos de trabalho devem ser armazenados por tempo indeterminado. Atestados m\u00e9dicos de gestantes, conv\u00eanio do sal\u00e1rio educa\u00e7\u00e3o, e fichas de sal\u00e1rio maternidade, ser\u00e3o guardados por dez anos.<\/p>\n \u00c9 fundamental que a gest\u00e3o saiba o tempo de armazenamento de cada tipo de documento, al\u00e9m das eventuais atualiza\u00e7\u00f5es legislativas.<\/p>\n <\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos traz importantes vantagens<\/a> para as empresas, pois otimiza as atividades desenvolvidas pela administra\u00e7\u00e3o. A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos reduz custos, com a aquisi\u00e7\u00e3o de pap\u00e9is e materiais de armazenamento.<\/p>\n Al\u00e9m disso, a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos auxilia na preserva\u00e7\u00e3o do meio ambiente, devido \u00e0 redu\u00e7\u00e3o da utiliza\u00e7\u00e3o de papel. A informatiza\u00e7\u00e3o dos procedimentos rotineiros da empresa resulta, ainda, no aumento da competitividade e produtividade.<\/p>\n A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos \u00e9 caracterizada pela efici\u00eancia, seguran\u00e7a, e praticidade, flexibilizando as atividades, devido ao acesso facilitado aos documentos.<\/p>\n Os programas de armazenamento em nuvem possuem diferentes funcionalidades, beneficiando as empresas, que resolvem adot\u00e1-los. Estas vantagens s\u00e3o reflexo das novas tend\u00eancias tecnol\u00f3gicas, que compreendem, entre elas, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos.<\/p>\n <\/p>\n Se deseja contratar empresas que efetuem servi\u00e7os de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, com a qualidade e credibilidade que sua empresa merece, o oHub<\/a> <\/strong>pode ajudar. Efetue agora mesmo uma cota\u00e7\u00e3o<\/a> e receba diversas propostas, atrav\u00e9s de um s\u00f3 pedido. 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Escolha do fornecedor<\/h3>\n
Vistoria t\u00e9cnica<\/h3>\n
Elabora\u00e7\u00e3o do projeto de informatiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Digitaliza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/h3>\n
Armazenamento dos documentos digitalizados<\/h3>\n
A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos e o cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es trabalhistas e tribut\u00e1rias<\/h2>\n
O tempo de armazenamento dos documentos<\/h2>\n
Vantagens da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/h2>\n