{"id":9579,"date":"2020-04-24T11:17:03","date_gmt":"2020-04-24T11:17:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/?p=9579"},"modified":"2020-04-24T11:17:03","modified_gmt":"2020-04-24T11:17:03","slug":"como-implementar-a-gestao-eletronica-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ohub.com.br\/ideias\/como-implementar-a-gestao-eletronica-de-documentos\/","title":{"rendered":"Como implementar a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos?"},"content":{"rendered":"

A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> permite melhor controle do armazenamento dos documentos. Considerando que a atividade empresarial requer o devido registro de movimenta\u00e7\u00f5es e a\u00e7\u00f5es realizadas, \u00e9 fundamental sua manuten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Nos documentos de uma empresa s\u00e3o encontradas informa\u00e7\u00f5es confidenciais, contratos celebrados, dados cont\u00e1beis e administrativos. Com o decorrer dos anos, o volume de documentos tende a aumentar consideravelmente.<\/p>\n

Dessa forma, a administra\u00e7\u00e3o corre o risco de sofrer perda dos documentos, at\u00e9 mesmo por se deteriorarem. A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a>, caracterizada, essencialmente, pela capacidade de armazenamento em nuvem, possui o objetivo de resolver essas quest\u00f5es.<\/p>\n

Com o avan\u00e7o da tecnologia, o mercado est\u00e1 se adaptando \u00e0 digitaliza\u00e7\u00e3o. A documenta\u00e7\u00e3o da empresa garante a comprova\u00e7\u00e3o do cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es, previstas em lei, e de procedimentos burocr\u00e1ticos.<\/p>\n

A manuten\u00e7\u00e3o destes documentos \u00e9 fundamental para evitar que a empresa sofra eventuais penalidades. Portanto, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> revela-se uma verdadeira ferramenta de seguran\u00e7a para empres\u00e1rios porque centraliza a armazenagem atrav\u00e9s da digitaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A moderniza\u00e7\u00e3o dos procedimentos administrativos tem facilitado a gest\u00e3o empresarial, j\u00e1 que proporciona solu\u00e7\u00f5es avan\u00e7adas, de forma inteligente. Foram desenvolvidos programas que operam atrav\u00e9s do armazenamento em nuvem.<\/p>\n

O armazenamento, feito por estes programas, permitir\u00e1 o acesso por qualquer dispositivo eletr\u00f4nico, evitando a perda desses documentos. A moderniza\u00e7\u00e3o dos recursos de gest\u00e3o est\u00e1 sendo priorizada pelas empresas, visto que proporciona maior seguran\u00e7a e praticidade.<\/p>\n

Neste artigo, veremos a import\u00e2ncia da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, e como implementar estes sistemas em sua empresa.<\/p>\n

 <\/p>\n

Como funciona a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/h2>\n

A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> consiste na digitaliza\u00e7\u00e3o destes pap\u00e9is para serem posteriormente armazenados e geridos por um programa espec\u00edfico. Para essa finalidade, as empresas utilizar\u00e3o recursos pr\u00f3prios para que os documentos sejam devidamente digitalizados em sua integralidade.<\/p>\n

O armazenamento dos documentos ser\u00e1 feito por meio de sistemas de nuvem, com alta capacidade de armazenagem. O\u00a0gerenciamento da documenta\u00e7\u00e3o<\/a> poder\u00e1 ser feito de maneira remota, atrav\u00e9s do acesso aos dispositivos conectados ao sistema de armazenamento.<\/p>\n

Essa digitaliza\u00e7\u00e3o garante mais prote\u00e7\u00e3o \u00e0 empresa, pois evita perdas ou deteriora\u00e7\u00f5es de documentos. Estes programas possibilitam, ainda, a separa\u00e7\u00e3o dos documentos, de acordo com categorias pr\u00e9-estabelecidas. Consequentemente, a gest\u00e3o de documentos se tornar\u00e1 otimizada, por meio da organiza\u00e7\u00e3o e segmenta\u00e7\u00e3o destes arquivos.<\/p>\n

\u00c0 medida que novos documentos s\u00e3o criados, decorrentes da atividade empresarial, em seus diversos setores, ser\u00e3o prontamente armazenados. Portanto, o armazenamento em nuvem garantir\u00e1 que os documentos sejam devidamente mantidos, pelo tempo que for necess\u00e1rio.<\/p>\n

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A import\u00e2ncia da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/h2>\n

A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> exerce papel de grande import\u00e2ncia, pois confere seguran\u00e7a e flexibilidade \u00e0 administra\u00e7\u00e3o empresarial. Diariamente, empresas realizam transa\u00e7\u00f5es financeiras, celebram contratos, admitem novos colaboradores e incidem em obriga\u00e7\u00f5es previstas em lei.<\/p>\n

Todos estes procedimentos requerem o devido registro, em documentos espec\u00edficos. Portanto, a atividade empresarial, por natureza, acarreta a produ\u00e7\u00e3o de uma vasta documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Grande parte destes documentos ser\u00e3o direcionados para a comprova\u00e7\u00e3o, do cumprimento de obriga\u00e7\u00f5es legais e procedimentos burocr\u00e1ticos. Caso a administra\u00e7\u00e3o perca algum documento, a empresa poder\u00e1 sofrer eventuais san\u00e7\u00f5es, pelo descumprimento da pr\u00f3pria obriga\u00e7\u00e3o de comprova\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Considerando que a legisla\u00e7\u00e3o prev\u00ea prazos diferenciados, para o armazenamento de cada esp\u00e9cie documental, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos oferece a devida manuten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Os recursos da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos tamb\u00e9m simplificam as fun\u00e7\u00f5es gerais da administra\u00e7\u00e3o, dado o acesso facilitado \u00e0 documenta\u00e7\u00e3o. Segundo dados da Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), a documenta\u00e7\u00e3o de uma companhia cresce, em m\u00e9dia, 25% por ano<\/a>.<\/p>\n

Este resultado \u00e9 reflexo da import\u00e2ncia da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos, na revolu\u00e7\u00e3o digital das empresas e do mercado.<\/p>\n

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O processo de implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/h2>\n

Para implementar a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> em uma empresa, ser\u00e1 necess\u00e1rio que a administra\u00e7\u00e3o se atente a alguns passos.<\/p>\n

\u00c9 essencial que o programa de gest\u00e3o, a ser utilizado, ofere\u00e7a a seguran\u00e7a necess\u00e1ria, para resguardar as informa\u00e7\u00f5es de poss\u00edveis vazamentos de dados.<\/p>\n

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Digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos f\u00edsicos<\/h3>\n

Inicialmente, ser\u00e1 necess\u00e1rio digitalizar todos os documentos f\u00edsicos, por meio de scanners<\/i> pr\u00f3prios. Cada documento dever\u00e1 ser digitalizado de forma integral, incluindo todas as informa\u00e7\u00f5es que sejam relevantes.<\/p>\n

O programa de gest\u00e3o possuir\u00e1 alta capacidade de armazenagem, para a manuten\u00e7\u00e3o de toda a documenta\u00e7\u00e3o da empresa. Posteriormente, a companhia poder\u00e1 implementar a gera\u00e7\u00e3o de documentos em seu formato digital, sendo outro facilitador.<\/p>\n

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Divis\u00e3o dos documentos em categorias<\/h3>\n

Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, ser\u00e1 o momento de categorizar os documentos, para maior organiza\u00e7\u00e3o. Dessa forma, o programa gerar\u00e1 diversas pastas, para o armazenamento de diferentes modalidades documentais.<\/p>\n

Consequentemente, a gest\u00e3o de documentos se otimizar\u00e1, atrav\u00e9s de sua segmenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

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Separa\u00e7\u00e3o por n\u00edveis de seguran\u00e7a<\/h3>\n

Para cada atividade desenvolvida na empresa, existir\u00e1 o seu registro, por meio da documenta\u00e7\u00e3o adequada. Portanto, algumas esp\u00e9cies de documentos dever\u00e3o ter seu acesso restrito, pela confidencialidade de suas informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Logo, as pastas de documentos confidenciais ser\u00e3o protegidas por senhas, e outras ferramentas de controle de acesso.<\/p>\n

Tamb\u00e9m poder\u00e1 ser utilizada a assinatura eletr\u00f4nica, como requisito de acesso \u00e0 determinada documenta\u00e7\u00e3o, visto que possui legalidade jur\u00eddica, dando poder de transacionar ou validar algum documento.<\/p>\n

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Padroniza\u00e7\u00e3o dos documentos<\/h3>\n

A gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos tamb\u00e9m acarretar\u00e1 a padroniza\u00e7\u00e3o, de toda a documenta\u00e7\u00e3o da empresa. Quando a administra\u00e7\u00e3o adota esta padroniza\u00e7\u00e3o, transmite ao mercado uma imagem de maior compromisso e seriedade.<\/p>\n

Portanto, essa pr\u00e1tica ter\u00e1 repercuss\u00e3o na pr\u00f3pria competitividade da empresa, que ir\u00e1 se posicionar como autoridade frente \u00e0 concorr\u00eancia.<\/p>\n

Gerenciamento efetivo<\/h3>\n

Uma vez devidamente armazenados, a empresa poder\u00e1 exercer o gerenciamento efetivo sobre a sua documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Portanto, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos permite a ado\u00e7\u00e3o de uma pol\u00edtica de gerenciamento eficiente, por meio do controle de toda a documenta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A nova era tecnol\u00f3gica trouxe solu\u00e7\u00f5es avan\u00e7adas, que proporcionam a automa\u00e7\u00e3o dos procedimentos e a conex\u00e3o entre setores da empresa.<\/p>\n

 <\/p>\n

A pesquisa de mercado atrav\u00e9s do oHub<\/h2>\n

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