Digitalização de Documentos: Guia Rápido para Contratar o Fornecedor Ideal

Este guia foi preparado para ajudar sua empresa a entender o que é o serviço de digitalização de documentos, quais são os principais benefícios, como contratar, quanto custa e como comparar as melhores empresas de digitalização de documentos . Use estas orientações para tomar uma decisão segura e estratégica na escolha do fornecedor.

O que é o serviço de Digitalização de Documentos

O serviço de digitalização de documentos consiste em converter documentos físicos em arquivos digitais organizados, indexados e prontos para consulta rápida por meio de sistemas e pastas eletrônicas. É uma solução muito utilizada por empresas que desejam reduzir papel, ganhar agilidade e melhorar o controle da informação.

As melhores empresas de digitalização de documentos adotam processos estruturados, equipamentos profissionais e boas práticas de segurança da informação, garantindo qualidade de imagem, rastreabilidade e preservação do conteúdo original.

• Organização e centralização das informações em formato digital
• Redução de espaço físico ocupado por arquivos em papel
• Acesso rápido a documentos por meio de busca por palavras ou índices
• Maior segurança e controle de acesso aos registros corporativos
• Facilidade para atender auditorias e exigências legais de guarda

Principais benefícios de contratar Digitalização de Documentos

Contratar um serviço de digitalização de documentos traz ganhos diretos para o negócio, tanto em eficiência operacional como em segurança da informação. A seguir estão alguns benefícios que ajudam a entender por que vale a pena investir neste tipo de serviço.

Redução de custos operacionais

Com os documentos em formato digital sua empresa reduz gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento em arquivos físicos ou guarda externa. A equipe também perde menos tempo procurando documentos, o que aumenta a produtividade e reduz retrabalho.

Agilidade no acesso à informação

Arquivos digitais podem ser localizados em poucos segundos, por meio de pesquisa em pastas, índices ou sistemas de gestão eletrônica. Isso facilita o atendimento a clientes, fornecedores, auditorias e áreas internas que dependem de informação atualizada para trabalhar.

Maior segurança e controle de acesso

A digitalização permite restringir o acesso a determinados documentos, registrar quem consultou ou alterou arquivos e manter cópias de segurança em ambientes protegidos. Isso reduz o risco de extravio, perda, danos físicos e acesso não autorizado.

Apoio à conformidade e auditorias

Empresas sujeitas a normas, órgãos reguladores e auditorias internas ou externas encontram na digitalização de documentos uma forma de manter prontuário, contratos, notas fiscais e demais registros organizados e fáceis de comprovar, dentro dos prazos legais de guarda.

Continuidade dos negócios

Com os documentos essenciais em formato digital e protegidos em ambiente seguro, a empresa reduz impactos em situações de sinistro, enchente, incêndio ou outras ocorrências que possam danificar o arquivo físico.

Tipos de serviços de Digitalização de Documentos oferecidos

Existem diferentes modalidades de serviço de digitalização de documentos, que variam de acordo com o volume de papéis, nível de organização, recursos tecnológicos e integração com sistemas usados pela empresa. Entender essas opções ajuda a contratar a solução mais adequada à sua realidade.

Digitalização básica com organização em pastas

Indicado para empresas que desejam apenas converter documentos em arquivos de imagem ou PDF, organizados em pastas lógicas por cliente, processo, período ou tipo de documento. É uma opção simples e acessível para começar a reduzir o acúmulo de papel.

Digitalização com indexação e OCR

Nesta modalidade, além da digitalização, o fornecedor realiza indexação por campos relevantes, como número de contrato, CPF ou CNPJ, data e tipo de documento. Muitas vezes também aplica tecnologia de reconhecimento de caracteres, o que permite buscar por palavras dentro do documento.

Digitalização de grande volume de arquivos

Projetos de grande volume atendem empresas com acervos extensos, como arquivos históricos, contábeis, fiscais, prontuários de recursos humanos, laudos técnicos e processos judiciais. Exigem planejamento, cronograma e controles de rastreio de caixas e lotes.

Digitalização de documentos confidenciais

Voltado para áreas como jurídico, recursos humanos, diretoria e compliance, este tipo de serviço prioriza sigilo, controle de acesso, rastreabilidade e estrutura física segura. Pode envolver termos de confidencialidade, controle de entrada de pessoal e processos rigorosos de descarte.

Digitalização em ambiente do cliente e fora do cliente

Alguns fornecedores oferecem digitalização em suas próprias instalações, recebendo caixas de documentos, enquanto outros disponibilizam equipe e equipamentos para atuar dentro da empresa. A decisão depende do nível de sigilo, infraestrutura disponível e preferência da organização.

Digitalização integrada a sistema de gestão eletrônica de documentos

Nesta modalidade, o serviço de digitalização já inclui ou se conecta a um sistema de gestão eletrônica, que permite controle de versões, fluxos de aprovação, histórico de acesso e compartilhamento seguro com equipes internas e externas.

Antes de contratar, avalie qual modalidade atende melhor suas necessidades de organização, segurança, volume e integração com sistemas já utilizados pela sua empresa .

Como funciona o processo de contratação de Digitalização de Documentos

O processo de contratação de digitalização de documentos costuma seguir etapas bem definidas, desde o diagnóstico do acervo físico até a implantação e entrega dos arquivos digitais organizados. Entender essas fases ajuda a comparar fornecedores com mais segurança.

1. Levantamento inicial do acervo, incluindo tipos de documentos, volume estimado e estado de conservação
2. Definição do escopo do serviço de digitalização de documentos, com critérios de organização, indexação e prazos
3. Visita técnica, quando necessária, para avaliar estrutura, logística e forma de manuseio dos arquivos
4. Envio de proposta contendo valores, prazos, estimativa de volume, nível de serviço e responsabilidades de cada parte
5. Assinatura de contrato com cláusulas de confidencialidade, segurança da informação e descarte do material físico quando aplicável
6. Preparação dos documentos, com retirada de grampos, clipes, organização em lotes e codificação de caixas
7. Digitalização, conferência de qualidade de imagem, indexação e geração dos arquivos finais
8. Entrega dos arquivos digitais em mídia ou sistema acordado e devolução ou descarte seguro dos documentos físicos

Um bom fornecedor mantém transparência em todas as etapas, informa o andamento do projeto e esclarece dúvidas sobre prazos, volumes e condições contratuais.

O que avaliar antes de contratar Digitalização de Documentos

Antes de decidir qual empresa contratar para digitalização de documentos, é importante analisar pontos técnicos, estruturais e de segurança que influenciam diretamente na qualidade do serviço e na proteção das informações da sua organização.

• Experiência do fornecedor em projetos de digitalização de documentos com perfil semelhante ao da sua empresa
• Infraestrutura de equipamentos, softwares de digitalização, indexação e tecnologia de reconhecimento de caracteres
• Processos de segurança da informação, controle de acesso, monitoramento e confidencialidade da equipe
• Capacidade de lidar com documentos confidenciais e críticos para o negócio
• Procedimentos de controle de qualidade das imagens e dos índices gerados
• Existência de certificados, selos de segurança ou boas práticas reconhecidas no mercado
• Estrutura de guarda temporária e descarte de documentos físicos, quando incluídos no escopo
• Capacidade de integração com sistemas internos de gestão, finanças, jurídico, recursos humanos e outros
• Referências de clientes atendidos e cases de sucesso em digitalização de documentos

Perguntas essenciais para fazer ao fornecedor de Digitalização de Documentos

Fazer perguntas certas ajuda a entender como o fornecedor trabalha e se o serviço oferecido atende às necessidades da sua empresa. Use o roteiro a seguir como apoio em reuniões e apresentações de proposta.

• Qual é a experiência da empresa em projetos de digitalização de documentos semelhantes ao nosso
• Como é feito o processo de controle de qualidade das imagens digitalizadas e dos índices
• Quais são os procedimentos de segurança da informação e confidencialidade adotados pela equipe
• O fornecedor realiza digitalização nas próprias instalações, na empresa cliente ou nas duas modalidades
• Que tecnologia de reconhecimento de caracteres e indexação é utilizada
• Como é feita a organização dos arquivos digitais e a entrega para a empresa cliente
• O fornecedor oferece integração com sistema de gestão eletrônica de documentos
• Como é definido o prazo de execução do projeto e quais são os indicadores de desempenho
• O contrato inclui descarte seguro dos documentos físicos e como este processo é realizado
• É possível realizar um projeto piloto com parte do acervo antes da contratação completa

Erros comuns na contratação de Digitalização de Documentos e como evitar

Alguns erros na contratação de digitalização de documentos podem gerar retrabalho, custos imprevistos e riscos à segurança da informação. Conhecê los ajuda a evitá los e a conduzir o projeto com mais segurança.

• Contratar apenas pelo menor preço e descobrir depois que o escopo não contempla indexação, controle de qualidade ou descarte seguro
• Não definir critérios claros de organização dos arquivos digitais e acabar com documentos difíceis de localizar
• Subestimar o volume de documentos e comprometer prazos e orçamento do projeto
• Deixar de avaliar a estrutura de segurança física e lógica do fornecedor, expondo documentos confidenciais
• Não alinhar responsabilidades sobre transporte, guarda e devolução das caixas de documentos
• Ignorar a necessidade de integração dos arquivos digitalizados com sistemas já utilizados pela empresa
• Não prever em contrato indicadores de desempenho, níveis de serviço e regras para tratamento de falhas

Quanto custa um serviço de Digitalização de Documentos

O custo de um serviço de digitalização de documentos varia conforme uma série de fatores relacionados ao acervo, ao nível de qualidade desejado e aos recursos adicionais contratados. Por isso é importante solicitar orçamentos detalhados e comparar bem as propostas.

• Volume de documentos a serem digitalizados, medido em caixas, pastas, folhas ou imagens
• Nível de preparação necessário, como retirada de grampos, desdobro e organização prévia
• Quantidade de índices a serem preenchidos e complexidade da indexação
• Uso ou não de tecnologia de reconhecimento de caracteres para busca avançada
• Necessidade de digitalização em ambiente do cliente ou possibilidade de envio para a base do fornecedor
• Requisitos de segurança e confidencialidade, sobretudo para documentos sigilosos
• Prazo de execução do projeto, que pode exigir mais equipe e turnos extras
• Inclusão de serviços adicionais como guarda temporária, descarte seguro e implantação de sistema de gestão eletrônica

Ao avaliar quanto custa digitalização de documentos, compare não apenas o preço por imagem, mas também o escopo completo, os níveis de serviço, a segurança oferecida e a experiência do fornecedor.

Como comparar propostas de Digitalização de Documentos

Para escolher entre diferentes propostas de digitalização de documentos, é fundamental comparar critérios técnicos e operacionais, e não apenas o valor final. Uma análise estruturada reduz riscos e aumenta a chance de sucesso do projeto.

• Escopo detalhado do serviço, incluindo preparação, digitalização, indexação, conferência e entrega
• Qualidade prometida das imagens e dos índices, com exemplos de testes ou projetos já realizados
• Prazos para execução de cada fase e capacidade do fornecedor de atender volumes maiores se necessário
• Níveis de serviço e indicadores de desempenho previstos em contrato
• Condições de segurança física, lógica e de confidencialidade adotadas pelo fornecedor
• Flexibilidade para ajustes de escopo e tratamento de eventuais diferenças de volume
• Modelo de atendimento, suporte e comunicação durante a execução do projeto
• Histórico, reputação e referências de clientes atendidos pelo fornecedor

Use uma planilha de comparação para colocar lado a lado as propostas e facilitar a escolha da melhor empresa de digitalização de documentos para sua realidade .

Indicadores de sucesso de Digitalização de Documentos

Depois de contratar digitalização de documentos, acompanhe alguns indicadores de resultado para avaliar se o projeto trouxe os benefícios esperados e se o fornecedor está entregando o que foi combinado.

• Redução do tempo médio para localizar documentos importantes
• Quantidade de solicitações internas atendidas de forma mais rápida após a digitalização
• Percentual de imagens aprovadas na conferência de qualidade sem necessidade de nova digitalização
• Número de ocorrências de extravio ou perda de documentos físicos durante o processo
• Grau de satisfação das áreas usuárias em relação à organização e facilidade de acesso aos arquivos digitais
• Redução de custos com arquivo físico, transporte e guarda externa
• Atendimento mais ágil a auditorias e fiscalizações com uso dos arquivos digitalizados

Boas práticas para ter um serviço de Digitalização de Documentos eficiente

Além de escolher bem o fornecedor, algumas boas práticas internas ajudam a garantir que o serviço de digitalização de documentos traga resultados consistentes e sustentáveis para a empresa.

• Organizar previamente o arquivo físico, eliminando documentos obsoletos que não precisam ser digitalizados
• Definir responsáveis internos pelo projeto e pela interface com o fornecedor
• Estabelecer padrões de nomenclatura, classificação e uso dos arquivos digitais em todas as áreas
• Treinar usuários para pesquisar, acessar e utilizar corretamente os documentos digitalizados
• Manter cópias de segurança dos arquivos digitais conforme a política de back up da empresa
• Revisar periodicamente o acervo digital para manter a organização e atualizar classificações quando necessário
• Monitorar os indicadores de desempenho e propor melhorias contínuas ao processo

Seguindo estas orientações e escolhendo com cuidado o fornecedor, sua empresa terá um serviço de digitalização de documentos eficiente, seguro e alinhado às necessidades do negócio. Use o oHub para encontrar e comparar as melhores empresas de digitalização de documentos e contratar com muito mais segurança.