A digitalização é um modelo de arquivamento de dados em um sistema que não afeta as informações originais durante a transição. Para as organizações que emitem e recebem alto volume de documentos, as versões online são ótimas aliadas devido à praticidade.

Na prática, isso significa converter um arquivo analógico para o meio digital. Com a migração, a empresa facilita a distribuição e o acesso às informações, melhorando a rotina das equipes. 

Suponhamos uma sala cheia de documentos, em que a procura por um papel físico pode levar horas, mesmo quando os processos são organizados. Em contrapartida, com a digitalização, a busca leva alguns segundos. 

Nesse aspecto, existe uma confusão entre digitalizar e escanear. Na realidade, uma coisa leva à outra. 

Escanear é um processo de passagem do arquivo por um scanner, folha a folha,  contribuindo assim para a aquisição das informações em um documento genérico. 

Já a digitalização converte os dados digitalmente, resultando em pesquisas ágeis. Aqui, o objetivo é ir além do escaneamento, transformando o material de maneira que ele seja indexado a algum software para possibilitar buscas de diferentes aspectos. 

No fim das contas, toda digitalização ganha um código binário, com informações lidas e interpretadas por um sistema de gestão. 

De todo modo, pode surgir a questão: vale a pena contratar o serviço de digitalização de documentos? Para responder essa pergunta, é preciso avaliar não somente o aspecto de agilizar os processos, bem como outros pontos favoráveis, que são:

• arquivamentos mais organizados: digitalmente, é como se fossem caixas, estantes e livros organizados, identificados eletronicamente de acordo com suas necessidades;
• aumento de produtividade: pode não parecer, mas a desorganização e o volume de informações impactam a produtividade dos funcionários. Com um sistema de gestão, as equipes diminuem o tempo na procura de documentos, o que, consequentemente, aumenta o desempenho de trabalho;
• proteção de dados: a digitalização protege os arquivos, além de estipular níveis diferentes de acessos, conforme a atuação dos funcionários;
• redução de custos: a conversão de elementos físicos para digitalizar minimiza o custo de materiais, garantindo maior economia, além de liberar espaços ociosos para outras finalidades.  

Diante disso, vale a pena, sim, considerar os serviços de digitalização de documentos. E, para que você tenha uma visão ainda mais ampla sobre a atividade, entenda abaixo como funciona este processo. 

Basicamente, a digitalização é feita em 4 etapas. São elas:

• coleta: nesta fase, é feito um levantamento dos documentos existentes;
• classificação: é hora de organizar os arquivos conforme seu objetivo e grau de utilização, e depois separá-los por nome ou data. Essa padronização é fundamental para que o sistema funcione adequadamente;
• digitalização: consiste na digitalização propriamente dita. Os documentos devem seguir uma ordem que faça sentido para sua empresa, evitando futuros problemas de falta de organização;
• indexação: por fim, esta é a fase de examinar os documentos de acordo com a ordem em que os registros foram digitalizados. 

A propósito, outra questão que pode surgir é: qual o custo da digitalização de documentos?

O preço dos serviços de digitalização de documentos depende do volume de trabalho que a empresa realizará para o cliente. 

O cálculo é feito por página digitalizada, sendo que cada fornecedor tem um preço base, que varia de acordo com o tamanho do arquivo (folha A4, A3 etc). 

Por isso, é importante saber o volume total de arquivos que você deseja digitalizar para solicitar orçamentos mais assertivos.

Nessa perspectiva, a escolha de uma empresa digitalização de documentos deve ser precisa. Aliás, vale ressaltar que o preço servirá como um aspecto relevante, dentre vários critérios para a decisão final.

Se você consultar rapidamente o Google, perceberá uma imensidão de organizações que, aparentemente, são confiáveis, porém, após as primeiras ações implementadas, podem apresentar atividades mal administradas.

Desse modo, avalie os pontos abaixo que contribuem para clarear sua tomada de decisão. Confira!

• Gestão de documentos: sentir-se atraído por preços baixos é muito comum, por outro lado, pode ser um sinal de entregas básicas e incompletas. É possível que a prestadora somente digitalize, mas não disponha de um software de gestão. Portanto, observe se existe a inclusão de uma ferramenta para padronizar a organização e a busca dos arquivos. 
• Orçamento: lembre-se de que, quanto mais minucioso for o orçamento, maior será a capacidade da empresa de digitalização. Nesse aspecto, atente-se ao formato e à qualidade da resolução das imagens, assim como ao prazo para consultas de documentos e ao tempo para realizar os serviços, entre outros critérios. Isso mostra que a companhia escolhida está sendo clara quando se trata de preços e tarefas oferecidas em troca.
• Nível de segurança: as empresas de digitalização devem assinar um termo de confidencialidade para assegurar a confiabilidade do trabalho prestado. O acesso à plataforma deve conter a exigência de senha e chaves de segurança para descartar a ação de pessoas desautorizadas. 

Esses são apenas três fatores, mas é possível identificar outros para escolher entre comprar uma digitalizadora ou contratar uma prestadora. 

Enfim, a dica é buscar as melhores empresas do mercado, fazendo uma avaliação correspondente às necessidades. E não se esqueça: invista, primeiramente, em qualidade. 

No mais, contratar um serviço de digitalização de documentos é bastante vantajoso para economizar tempo e recursos, além de alavancar a produtividade.  

Nesse sentido, aproveite a lista das melhores empresas de serviços de digitalização de documentos que o oHub oferece! Concentre-se em todos os detalhes, e não somente no preço de cada fornecedor, para assim chegar a uma ótima conclusão.

Depois de incluir os parâmetros na plataforma, em menos de 5 minutos, você receberá o contato de uma empresa especializada. E, em caso de dúvidas, estamos aqui para ajudá-lo.