Atualmente, é difícil imaginar uma gestão totalmente analógica nas empresas. Os computadores, notebooks e tablets ganharam espaço, facilitando o dia a dia de trabalho.
Por isso, os serviços de digitalização de documentos estão em evidência, pois as empresas estão transferindo seus arquivos físicos para serviços de armazenamento na nuvem.
Dessa forma, as salas cheias de estantes com caixas de papelão, dão espaço aos drives de arquivos baseados na nuvem, ou seja, em servidores na internet.
Essa transição é vantajosa porque como todos os funcionários estão nos computadores, criar um sistema interno de documentos que também é digital facilita a rotina da empresa.
Assim, quando é necessário anexar uma cópia, o arquivo já estará pronto para envio.
Além disso, a digitalização de documentos é gerenciada em um ambiente protegido, com acesso por senha e longe do ataque de hackers.
A função de uma empresa que fornece o serviço de digitalização de documentos em São Paulo é organizar quais documentos serão digitalizados, produzir as cópias e auxiliar na criação de um sistema que segue uma organização específica com controle de acesso rigoroso.
Confira abaixo uma lista de fornecedores de digitalização de documentos em São Paulo e depois esclareça suas dúvidas sobre o processo de digitalização:
[LISTA DE EMPRESAS]
Perguntas frequentes sobre Digitalização de Documentos e Imagens
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos impressos em arquivos de formato digital, utilizando um sistema de escaneamento ou de digitalização simples.
Quanto custa a digitalização de documentos?
O custo da digitalização de documentos depende das características do trabalho, como a quantidade de arquivo (volume) a ser digitalizado e o tipo de trabalho de digitalização como cópia simples, encadernação, digitalização de fotos, materiais grandes como plantas de obra, etc. Tenha essas informações organizadas na hora de solicitar sua proposta de orçamento.
Como é feita a digitalização de documentos?
O processo de digitalização de documentos segue algumas etapas, tornando o procedimento mais prático e garantindo a conversão correta de todas as informações para o formato digital. Todo o trabalho de digitalização passa pelo seguinte passo a passo:
- Separação dos documentos para digitalização;
- Organização dos arquivos em blocos para que o trabalho siga uma ordem e seja indexado corretamente;
- Captura das imagens dos documentos;
- Conversão dos documentos digitalizados em imagens, transformando-os em arquivos nos formatos TIF, PDF ou JPG;
- Indexação dos documentos, seguindo uma ordem específica para arquivamento que permite um melhor acesso às informações depois.
Qual é a diferença entre escanear e digitalizar?
A diferença é que no processo de escanear usa-se um scanner, uma máquina que faz uma imagem digital (semelhante a um retrato) de qualquer tipo de documento, preservando suas características originais.
Já na digitalização, um arquivo impresso passa para o formato digital que torna o conteúdo do arquivo acessível e pesquisável no serviço de armazenamento escolhido, sem precisar redigitá-lo a mão.
Empresas especializadas nesse serviço possuem sistemas que convertem os arquivos para o digital com mais rapidez e precisão, sem gastar o tempo da equipe.
Por que investir na gestão de documentos digitais?
A gestão de documentos digitais é útil na rotina de gestores e colaboradores porque agiliza a busca de arquivos no dia a dia.
Isso melhora a eficiência no trabalho interno e também a qualidade do atendimento ao cliente, já que as informações estão acessíveis a todos na nuvem.
Outro motivo para investir na digitalização de documentos é a redução de custos com materiais de escritório e impressão, além de evitar o acúmulo de arquivos físicos.
Dessa forma, a empresa consegue manter apenas o estritamente necessário, de acordo com as determinações da lei.
O que é a lei da digitalização de documentos?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020 determina que os documentos de valor histórico das empresas devem ser mantidos em arquivos físicos.
Os demais tipos de arquivos podem ser descartados depois da digitalização desses documentos.
Antes, porém, é necessário seguir algumas especificações técnicas de validação dos documentos, o que inclui:
- assinatura com certificado digital com padrão ICP-Brasil;
- manter os padrões originais do arquivo impresso;
- gerar uma imagem digital legível;
- ter os metadados especificados.
Depois, os arquivos devem ser armazenados em serviços com controle de acesso para evitar edições, cópias e descarte não autorizados. Além de servirem para facilitar a gestão dos documentos digitais e as pesquisas diárias nos arquivos digitais.
