Como implantar o eSocial na sua empresa

Todas as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais já estão obrigadas a utilizar para o eSocial, cujo calendário teve início em janeiro último. Aquelas com faturamento abaixo desse valor devem começar a implantação neste mês de julho. Para essa migração, é necessário preparar convenientemente a empresa, uma vez que falhas ou atrasos na entrega das obrigações acessórias irão gerar multas.

O eSocial foi desenvolvido para simplificar os processos burocráticos das empresas. No entanto, é um sistema bastante complexo, exigindo a atenção para todos os detalhes. Embora seja um sistema que vem para oferecer mais agilidade no atendimento dos empregados, o eSocial também exige muito mais atenção por parte dos profissionais de contabilidade e das empresas, de uma forma geral.

A seguir você vai conhecer algumas recomendações para facilitar a implantação do eSocial na sua empresa. Em primeiro lugar, evidentemente, é necessário que sua empresa conte com o apoio de um escritório especializado, com profissionais que já conhecem o eSocial e estão por dentro de todas as exigências:

1.    Estabeleça o cronograma do eSocial

Para as empresas que ainda não tomaram qualquer providência com relação ao eSocial, é necessário estabelecer um cronograma, de acordo com o faturamento da empresa, observando as datas limites de implantação.

A principal recomendação é que a empresa considere um período de testes, adaptando-se ao sistema e deixando uma margem de segurança para a oficialização de entrega.

O período de implantação deve envolver todos os setores responsáveis da empresa para a coleta de informações e para a implantação do eSocial, devendo o administrador estabelecer quem será o responsável do processo. É importante destacar que, quanto mais organizado for o trabalho, mais rápida e simples será a implantação.

2.    Testes com o eSocial

O eSocial vai exigir da empresa uma série de testes e de treinamento para os responsáveis. Em razão disso, é importante que as informações não sejam centralizadas em um só profissional. Com a criação de manuais de utilização qualquer pessoa poderá conhecer o processo e preencher as informações.

Ao mesmo tempo, é essencial que todos os itens da folha de pagamento sejam revisados antes de passar as informações para o eSocial. As exigências são muitas e a falta de dados pode apresentar irregularidade, sujeitando a empresa a multas e processos trabalhistas.

3.    Organize todas as informações sobre os empregados

A inclusão no sistema de todas as informações sobre os empregados é o que vai exigir maior atenção. O cadastro solicita uma série de informações que, em determinados casos, as empresas não possuem ou os tem desatualizados.

Portanto, é necessário listar toda as informações e fazer sua conferência antes de começar o procedimento.

Nessa etapa é preciso contar com a ajuda do pessoal de recursos humanos, reunindo todos os dados o mais rápido possível, uma vez que, depois que o prazo de obrigatoriedade tenha começado, qualquer empresa irá estar fora de conformidade.

4.    Cuidados com o RET – Registro de Eventos Trabalhistas

Os itens relacionados a admissão, demissão ou alteração de salários devem ser informados à base de dados do eSocial, devendo o procedimento ser feito através do RET – Registro de Eventos Trabalhistas o mais próximo possível de sua ocorrência.

Ao longo do tempo, em razão disso, é necessário que os processos internos da empresa estejam integrados, adicionando essa exigência aos trabalhos dos responsáveis por recursos humanos.

5.    Compatibilidade do software

O sistema utilizado pela empresa para seus processos de folha de pagamento e de controle deve ser compatível com o eSocial, ou seja, o programa deve conversar diretamente com o sistema, de forma que as informações possam ser enviadas de maneira automática.

Para atender a essa compatibilidade, é preciso que o sistema esteja atualizado, com a versão mais recente. Se o administrador tiver qualquer dúvida, deve conversar com seu contador e entrar em contato com o suporte técnico da empresa desenvolvedora.

Além disso, se houver um sistema mais antigo, que não tenha atualização, a melhor a coisa a fazer é analisar a implantação de um novo sistema, evitando que a empresa ultrapasse os prazos exigidos pelo eSocial e acabe pagando multa ou incorrendo em algum processo trabalhista.

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