Checklist para facilities: 3 modelos e exemplos para a gestão de empresas terceirizadas

O checklist para facilities é uma ferramenta de gestão importante para colaboradores cumprirem suas obrigações, para clientes saberem o que esperar da empresa terceirizada de limpeza e para gestores de facilities prestarem contas aos contratantes.

As facilities são empresas prestadoras de serviços que oferecem suas especialidades a contratantes que precisam de qualidade de serviço e organização em áreas que não são as principais da empresa.

Entre os serviços costumeiramente terceirizados estão setores como limpeza, portaria, recepção e segurança. Mesmo setores como contabilidade e RH podem ser terceirizados e ter suas atividades realizadas por facilities.

Para a organização das atividades que serão responsabilidade da empresa terceirizada é importante a criação de um checklist para facilities.

Esse documento é uma lista de tudo o que o colaborador que está prestando o serviço deve realizar durante suas horas de trabalho na/para a empresa.

O objetivo do checklist para facilities é permitir uma gestão mais eficaz que possibilite que os gestores acompanhem o trabalho de cada colaborador dentro das empresas contratantes. Garantindo assim a satisfação dos clientes e a qualidade da entrega.

Se você está em busca de uma gestão de facilities mais eficaz este artigo é ideal para você.

Separamos a seguir exemplos e modelos de checklists de facilities para empresas de:

• limpeza;
• portaria e recepção;
• serviços de Recursos Humanos.

Checklist para facilities: 3 modelos para áreas diferentes

1. Limpeza

A terceirização de limpeza é bastante comum em empresas e condomínios, afinal estamos falando de um serviço necessário para a qualidade de vida de colaboradores e para a imagem que o local passa a seus clientes ou moradores.

Ao oferecer serviços terceirizados de limpeza é importante criar um checklist para a facilities que guie os profissionais que trabalharão diariamente no convívio com seus clientes. Isso garante que a limpeza realizada atende as expectativas do contratante.

É importante observar que, ao assinar o contrato de serviço, contratado e contratante devem alinhar suas necessidades e ofertas para que o serviço seja realizado da maneira ideal.

Por isso, os tópicos de um checklist para facilities de limpeza, que listamos abaixo, devem ser um guia, mas o ideal é que ele seja repassado com o contratante garantindo que ele atende as expectativas criadas. Em alguns casos alguns tópicos podem ser inseridos.

No caso da limpeza de empresas e condomínios pode ser criado um checklist para facilities com divisão de área listando as atividades de limpeza que devem ocorrer em cada ambiente, como:

• banheiro;
• recepção;
• refeitório.

Na área da recepção, por exemplo, o checklist pode conter itens como:

• limpeza de pisos;
• limpeza de mesas e móveis;
• retirada do lixo;
• limpeza de portas.

Já para o banheiro a lista de atividades pode contar com itens como:

• limpeza dos pisos;
• retirada do lixo;
• limpeza do vaso sanitário e mais.

No caso de facilities de limpeza e conservação de condomínios é importante relacionar as áreas que serão de responsabilidade da equipe de limpeza. Nesse caso uma opção é a criação de checklist por período. Ele apresenta a lista de atividades de limpeza que devem ser executadas pela equipe:

• diariamente;
• semanalmente;
• mensalmente.

Nesses casos delimite as atividades que serão realizadas em cada frequência, por exemplo, semanalmente:

• limpeza da piscina;
• organização do salão de festas;
• limpeza de escadas, elevadores e corredores;
• limpeza de janelas e portões;
• limpeza de garagem.

2. Portaria e recepção

No caso de checklist para facilities de portaria e recepção a lista é mais complexa porque além das atividades comuns como permitir ou negar a entrada de visitantes e moradores e receber encomendas, existe um checklist sobre o comportamento que esses profissionais devem ter.

Em suma, o checklist de facilities de portaria e recepção não é apenas uma lista de tarefas, mas também um guia de comportamento.

A seguir criamos um exemplo de como a lista de atividades deve ser organizada para uma gestão de facilities eficiente para a terceirização de portaria. Um modelo de lista seria:

• o que fazer no atendimento a visitantes: sempre interfonar para o morador e avisar nome e solicitando autorização para entrada;
• como agir em entregas e encomendas: a portaria recebe a encomenda ou permite a entrada do entregador (defina com o síndico);
• como receber outros prestadores de serviços terceirizados: que tipo de autorização solicitar;
• procedimentos para horários de limpeza e obra como reparos e reformas;
• como ajudar moradores em emergências ou para atividades do dia a dia.

3. Serviços de Recursos Humanos

Assim como a contabilidade de uma empresa, o departamento de RH também é comumente um setor terceirizado principalmente em empresas de pequeno e médio porte. Para elas é mais barato contar com o apoio de uma consultoria em Recursos Humanos do que criar uma equipe interna.

Um checklist para facilities dessa área pode variar muito de acordo com o contratante, mas entre os itens dessa lista você deve considerar incluir:

• gestão de admissão e rescisão de funcionários;
• gerenciamento do processo seletivo;
• envio de documentação de funcionários para contabilidade;
• organização da folha de pagamento e mais.

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Agora que você entende mais sobre como e porque criar checklist para facilities, talvez seja a hora de contratar um empresa terceirizada para cuidar de algumas áreas da sua empresa. Assim você pode se concentrar no que realmente é seu core business.

Conheça a lista completa de empresas que fazem Gestão de Facilities cadastradas no site da oHub.

O passo a passo é simples e em menos de cinco minutos você contacta diversas empresas com apenas um pedido:

• preencha as informações básicas sobre o serviço que você precisa;
• especifique a localização da sua empresa;
• forneça os dados para contato do fornecedor.

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