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Criar uma estrutura de como arquivar documentos contábeis é fundamental para o sucesso geral do negócio. Se estruturada adequadamente, a recuperação de dados e o acesso à informação se somam ao valor geral da empresa.
O objetivo principal da gestão de documentos contábeis é tornar a recuperação de dados fácil e compreensível por praticamente qualquer pessoa envolvida nas operações do escritório.
De um formato simples a uma estrutura mais complicada que incorpora todo o escritório, a estrutura para arquivar documentos contábeis deve ser organizada em uma abordagem sistemática.
Primeiro, divida a função contábil nas respectivas áreas de importância. Em seguida, subdivida essas áreas por ciclos contábeis. Por fim, incorpore a função de software de contabilidade e o escritório geral para obter uma estrutura de arquivos bem organizada para a empresa.
Este artigo ensina como arquivar documentos contábeis e a criar uma estrutura de arquivos eficaz.
Como arquivar documentos contábeis
A contabilidade tem nove áreas básicas de contribuição contínua. Eles são os seguintes:
- Bancário
- Recebíveis
- Pagáveis
- Folha de pagamento
- Relatório financeiro
- Assuntos legais
- Backups de arquivos de dados
- Projeto de trabalho
- Ativo permanente
Portanto, uma estrutura de arquivos começa com “Contabilidade” e, em seguida, as nove pastas identificadas acima. Agora, cada pasta é uma área da prática contábil que terá subpastas.
O nome primário de uma subpasta é o ciclo contábil tradicional para 99% de todas as pequenas empresas. E uma subpasta do ano civil. Então, como exemplo ‘Bancário’ e ‘Recebíveis’ estão ilustrados abaixo:
Pasta Principal: CONTABILIDADE
> Subpastas: Bancário
> Subpastas:
. 2019
. 2018
. 2017
> Subpasta: Recebíveis
> Subpastas:
. 2019
. 2018
. 2017
É importante usar o ano civil ou o ano contábil como uma seção em cada uma das pastas principais. Primeiramente, o relatório é feito neste formato.
A maioria das agências governamentais opera dessa maneira, os Contadores Públicos Certificados funcionam em um ano civil; os impostos são reportados anualmente também. Até mesmo os bancos preparam os extratos da conta mensalmente.
Então organizando nesse formato fica mais fácil recuperar os dados. Agora, cada ano deve ser dividido nos doze meses do calendário.
Para bancos, os dados consistem em reconciliações bancárias diárias, extratos bancários mensais e avisos do banco sobre cheques devolvidos, juros ganhos, etc.
Você também deve ter arquivos em pdf dos depósitos feitos junto com os cheques para esse depósito. Você deve ter um pdf de cada documento dentro da pasta de dados relacionado a essa conta naquele mês.
Cada uma das principais áreas de contabilidade é organizada com base no princípio fundamental descrito acima.
Gestão de documentos contábeis: passo a passo
1. Planeje seu sistema de arquivamento contábil criando primeiro um desenho esquemático da estrutura de sua empresa, indicando como o fluxo passa pelo sistema. A estrutura acima é uma sugestão inicial que pode funcionar.
As empresas de manufatura dependem do pagamento de fornecedores por matérias-primas, por exemplo, mas podem estender esses pagamentos por meses até que os produtos acabados sejam vendidos aos distribuidores.
As organizações de vendas, por outro lado, recebem dinheiro dos clientes e precisam pagar rapidamente sua equipe de vendas e financiar o estoque.
2. Atribua uma pasta ou uma gaveta no fichário para cada um dos seguintes itens: faturas do fornecedor, contas a pagar, fatura do cliente, contas a receber e pastas adicionais conforme necessário para impostos, contratos, extratos bancários, cheques, informações de garantia de equipamentos e qualquer outra coisa que você mantiver em seus registros contábeis. Cada pasta dessa pode estar dentro de uma subpasta do nosso exemplo principal.
3. Crie uma folha de rosto para faturas pagas a seus fornecedores. Inclua um detalhamento das contas contábeis envolvidas na fatura, os valores cobrados dessas contas, a data de vencimento, a data de pagamento, o número do cheque e qualquer outra informação que o ajude a fornecer resumos completos e de fácil entendimento. Use a folha de rosto para fazer anotações sobre acordos, pessoas contatadas e detalhes da transação.
4. Organize cada um dos seus fornecedores regulares em uma pasta ou pasta de funções diversas para transações únicas com diferentes fornecedores. Quando você receber faturas, grampeie-as na conta e no envelope, coloque-as nas pastas dos fornecedores e mova as pastas para o arquivo de contas a pagar, onde as organizará em ordem de data de pagamento.
5. Crie uma folha de rosto para suas faturas de clientes. Use essas folhas de rosto para resumir quaisquer acordos de pagamento que você tenha com seus clientes, conversas e instruções especiais.
6. Crie pastas para cada um dos seus clientes. Mantenha cópias de contratos e faturas nessas pastas e mova as faturas ativas para o arquivo de contas a receber em ordem de data de pagamento.
7. Use cartões de saída para substituir as pastas de fornecedores e clientes que foram movidas para arquivos de contas a pagar e contas a receber.
Mantenha processos simples
Ter pastas individuais para cada fornecedor e cliente mantém o histórico de negócios entre sua empresa e cada fornecedor e cliente separados para facilitar a pesquisa.
Os arquivos contábeis são sempre importantes fontes de informação e as pastas podem desaparecer misteriosamente nas mesas ou nos cantos mais distantes de sua empresa – por isso, você precisa dos cartões de saída para acompanhar as operações fechadas.
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