Como implantar home office na empresa: guia definitivo com 5 etapas obrigatórias

Para responder à pergunta, “como implantar home office na empresa?” podemos destacar cinco pontos principais: 

1. Faça um estudo sobre quais cargos e profissionais podem se beneficiar
2. Planeje a infraestrutura adequada
3. Respeite horários de trabalho
4. Ofereça canais de comunicação eficiente
5. Garanta a segurança de dados 

Seguindo essas diretrizes, a adaptação da sua empresa a um sistema home office por apenas um período ou adoção do modelo de maneira permanente será muito mais fácil.

A verdade é que cada vez mais o modelo de trabalho remoto é adotado por organizações de diferentes setores e portes, e o que era apenas uma necessidade pode acabar se tornando uma oportunidade. 

Diversas pesquisas apontam para os benefícios de um sistema de home office, entre eles: 

• redução de estresse do colaborador;
• aumento de satisfação com a empresa;
• redução de taxa de turnover;
• aumento da motivação para o trabalho;
• aumento do engajamento dos funcionários. 

Por isso, se a sua empresa precisou se adaptar ao modelo home office por causa do COVID-19 ou se essa é uma modalidade que você começou a buscar por vontade própria, te convidamos a acompanhar nossas dicas de como implantar home office na empresa garantindo:

• segurança;
• cumprimento das Leis Trabalhistas;
• a produtividade dos colaboradores;
• uma comunicação eficiente. 

Como implantar home office na empresa em 5 passos

1. Faça um estudo sobre quais cargos e profissionais podem se beneficiar

Mesmo diante de todas as vantagens que apresentamos acima, e de tantas outras que podem ser alcançadas a partir de um trabalho home office, a verdade é que nem todos os cargos se adaptam a essa realidade. 

Profissionais que trabalham com máquinas pesadas e de grande porte, ou em atividades que não são suportadas pela tecnologia, não se encaixam no modelo home office.

Por isso, antes de começar a implantar o home office faça um levantamento sobre a viabilidade do modelo. 

Entenda quais profissionais podem atuar dessa forma e quais precisam estar presencialmente na sede da empresa. 

Crie um documento que explique os critérios usados e compartilhe com a empresa.

Lembre-se: a premissa de um modelo de trabalho home office é que o colaborador pode operar de qualquer lugar, desde que tenha computador e acesso a internet. 

Ainda nessa etapa, lembre-se de criar diretrizes claras sobre:

• quando o home office pode ser feito;
• quantas vezes por semana;
• como é feita essa organização (se é necessário que o colaborador avise com alguma antecedência). 

2. Planeje a infraestrutura adequada

Entendido quais áreas da empresa, cargos e profissionais estão aptos ao home office passamos para a segunda etapa de como implantar home office na empresa: oferecer a infraestrutura necessária ao colaborador. 

Mesmo em sistema de home office a empresa é a real responsável por toda infraestrutura que o colaborador precisa para trabalhar. Entre as necessidades que devem ser atendidas pelas organizações estão: 

• notebooks;
• headphones;
• material de escritório;
• dispositivos móveis;
• telefones e tudo mais. 

Por exemplo, um colaborador que realiza muitas videoconferências com clientes, pode necessitar de um upgrade de velocidade da internet de casa. A empresa deve acordar com esse profissional como a infraestrutura adequada será disponibilizada. 

Além de equipamentos, a infraestrutura também inclui todo o suporte de sistemas em nuvem que permitem que o colaborador acesse tudo o que precisa, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. 

É muito provável que sua empresa já utilize um serviço de armazenamento em nuvem, entretanto, com a implementação do home office, pode ser necessário:

• migrar todos os arquivos para essa plataforma;
• adotar novos sistemas para diferentes necessidades;
• aumentar a capacidade das ferramentas já usadas. 

Prepare toda essa infraestrutura para que seu colaborador não precise de sistemas que não estão disponíveis. 

Leia também: Gestão de documentos digitais: 10 dicas para organizar facilmente

3. Respeite horários de trabalho

Esse é um dos tópicos mais delicados para empresas que estão considerando adotar implantar o home office. Aqui existem duas dúvidas principais:

• como ter certeza de que o colaborador está realmente cumprindo suas horas de trabalho;
• como controlar para que o funcionário não exceda o limite diário com horas extras.

Atualmente, você encontra ferramentas que ajudam sua empresa a monitorar as horas trabalhadas de cada colaborador. 

Sim, mais uma vez a TI se mostra indispensável para a gestão de home office. 

Diversas ferramentas já podem ser adotadas a fim de evitar que o funcionário realize horas extras, por exemplo, com aplicativos que fazem logoff do sistema da empresa automaticamente ou que impedem que celulares e computadores funcionem fora do horário do expediente. 

Respeitar o horário de trabalho é fundamental, bem como horários de almoço e pausas. 

Tudo isso deve ser acordado com o colaborador e seguido pela empresa. 

Uma dica importante: converse com uma consultoria de RH para que ela possa te aconselhar sobre o controle de horas de profissionais que trabalham remotamente. Novas realidades de trabalho exigem algum prazo para adaptação e contar com empresas especializadas pode ser uma mão na roda para evitar problemas futuros. No site do oHub você encontra uma lista com consultorias de RH de qualidade, na sua região. 

4. Ofereça canais de comunicação eficiente

Ao aprender como implantar home office na empresa é fundamental contar com uma plataforma de comunicação interna, na qual todos os colaboradores estejam conectados e que todas as informações relevantes sejam compartilhadas ali. 

Faça uma pesquisa sobre opções de empresas de intranet que ofereçam soluções de eficazes e com bom custo-benefício. 

5. Garanta a segurança de dados 

Segurança de dados e informação! Se isso já era um problema com todos os colaboradores trabalhando dentro da empresa, imagina com cada um acessando as plataformas da empresa de um local diferente. 

Entre as soluções que você pode estabelecer na sua empresa, visando ampliar a segurança nesse sentido, estão: 

• contar com soluções robustas de autenticação;
• adotar sistemas e ferramentas que mantém os dados criptografados;
• identificar a avaliar as vulnerabilidades constantemente;
• criar políticas de segurança;
• habilitar o duplo fator de segurança e mais. 

Como dissemos ao longo deste artigo, novas modalidades de trabalho exigem algumas adaptações para que possam trazer o retorno esperado. 

Atualmente, você encontra no mercado excelentes empresas de segurança de informação e dados. Todas elas oferecem soluções diversas para a necessidade de cada tipo de negócio.

Além disso, os próprios sistemas de cloud computing também oferecem seu próprio acervo de ferramentas de segurança para assinantes de seus serviços, logo, você tem muitos caminhos para proteger as informações da sua empresa, seus dados, contratos e todo o resto. 

Busque apoio para implantar home office na empresa

Com as dicas e o passo a passo que apresentamos acima, você já sabe como implantar home office na empresa, entretanto, isso não elimina a necessidade de contar com o apoio de empresas que vão oferecer as ferramentas que você precisa para garantir qualidade, segurança e eficiência nessa jornada. 

No site da oHub você encontra empresas de Consultoria de TI e Consultoria em RH que vão te ajudar a resolver as principais lacunas que um sistema de trabalho home office pode gerar. Acesse o oHub, conheça diversos fornecedores dessas áreas, economize tempo e dinheiro. Receba diversos orçamentos com um só pedido.