Como preparar sua pequena empresa para o eSocial

A partir deste mês, julho de 2018, o eSocial, a plataforma desenvolvida pelo Governo Federal para as informações trabalhistas, previdenciárias e contábeis, se torna obrigatório para as MEI – Microempreendedor Individual e para as micro e pequenas empresas, criando uma série de alterações na rotina administrativa.

Desde 2016, as empresas que tiveram faturamento acima de r$ 78 milhões, começaram a enviar as informações ao eSocial, englobando 14, 4 mil empresas. Nos próximos meses, serão mais de 9 milhões de empresas obrigadas a se adequar ao novo sistema. Assim, aquelas que não se prepararam, encontram-se em atraso e precisam começar o processo o mais rápido possível.

Para os empresários, é preciso saber que a responsabilidade de repassar todas as informações não se limita às áreas de recursos humanos e departamento pessoal, e sim a todos os setores da empresa. O eSocial exige informações contábeis, fiscais, legais, de segurança do trabalho, de saúde e de tecnologia de informação, entre outros.

Assim, o eSocial reúne 15 obrigações acessórias, ou seja, complementares, como, por exemplo, a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais e o CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho.

O eSocial para empresas, de certa forma, apresenta alguma similaridade com o Simples, que reúne oito tributos em um único sistema, embora esteja reunindo as obrigações acessórias. Em vez de entregar 15 formulários em separado, as empresas apenas precisam repassar as informações através da plataforma.

É importante destacar que a preparação para o eSocial é bastante trabalhosa, uma vez que as empresas precisam atualizar seus bancos de dados e adequar seus sistemas, além de reunir informações que não eram necessárias.

O objetivo do eSocial para empresas é reduzir a burocracia, otimizando o processo em longo prazo, uma vez que, de todo o volume de formulários e impressos obrigatórios, a empresa passará a ter uma única obrigação mensal, com a entrega de apenas um arquivo com todos os dados.

O que é o eSocial para empresas

O eSocial para empresas é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, onde os empregadores devem informar, de maneira unificada, todas as obrigações acessórias relacionadas aos seus empregados.

Participam do eSocial a Secretaria da Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho e Emprego. Através dos arquivos enviados ao eSocial, as empresas irão reunir todas as informações das 15 obrigações acessórias antes exigidas:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• FP – Folha de Pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

A redução na burocracia do eSocial para empresas

Todas as informações das obrigações acessórias são de responsabilidade das empresas atualmente. A diferença do eSocial para empresas é que, em vez de passar informações fragmentadas, todos os dados serão reunidos, evitando sua duplicação. Assim, as mesmas informações serão passadas para o INSS e o TEM.

Além disso, como cada órgão tem um prazo diferente, o eSocial irá facilitar a vida dos empresários, já que há uma unificação de todas as datas.

O eSocial é obrigatório para todas as empresas, exceto para as MEI – Microempreendedores Individuais que não tenham empregados. Assim, mesmo as micro e pequenas empresas e aquelas que apresentam as obrigações acessórias pelo Simples Nacional, devem aderir ao novo sistema.

Prazo de vigência do eSocial para empresas

O eSocial para empresas está em vigor desde 8 de janeiro último para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões. As empresas com faturamento menor, em qualquer classificação, devem obedecer ao seguinte calendário:

• Desde julho de 2018: repasse das informações relativas às empresas, com cadastros do empregador e tabelas;
• Setembro de 2018: remessa de informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;
• Novembro de 2018: remessa das folhas de pagamento;
• Janeiro de 2019: substituição da GFIP – Guia de Informações à Previdência Social e compensação cruzada;
• Janeiro de 2019: remessa dos dados de segurança do trabalho e saúde do trabalhador.

O eSocial é também obrigatório para todos os órgãos públicos, mas, para eles, o prazo começa em janeiro de 2019.

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