Como centralizar (e facilitar) a comunicação de equipes remotas

A comunicação é um fator importante, especialmente quando falamos da comunicação de equipes remotas.

Quando os membros não trabalham juntos no mesmo espaço físico é necessário lidar com cuidado com algumas lacunas que surgem na comunicação como:

• perda da linguagem corporal;
• perda da entonação da voz;
• perda da expressão facial.

Porém, por mais limitantes que sejam estes fatores, é possível trabalhar formas de como melhorar a comunicação na equipe remota. 

Com as ferramentas certas, as empresas conseguem alinhar os objetivos de trabalho e afinar a sintonia com a equipe.

Então se o seu objetivo é que a comunicação na sua equipe remota melhore, continue lendo e aprenda dicas estratégicas. 

Dificuldades na gestão de equipes remotas

Como mencionamos na abertura do texto, criar uma comunicação alinhada trabalhando de forma remota é um desafio.

Não poder ver as expressões, o tom de voz e a linguagem corporal em conjunto é algo que exige um pouco mais de paciência e disciplina na hora de se comunicar.

Quando as pessoas da equipe não se atentam aos detalhes no repasse da mensagem podem soar rudes, gerando desentendimentos interpessoais, atrasos nos projetos e mal estar entre a equipe.

Um artigo da Harvard Business Review explica que existem três tipos de distanciamento no trabalho remoto:

1. Distanciamento físico: de tempo e espaço;
2. Distanciamento operacional: número de pessoas na equipe, graus de habilidade, 
3. Distanciamento por afinidade: interdependência, valores e confiança.

E o fator determinante que os responsáveis pela gestão de equipes remotas devem se empenhar é criar um ambiente de trabalho com afinidade através da comunicação.

Ser claro na forma de escrever, dar respostas completas, ser objetivo e prestativo com os colegas são formas de facilitar a comunicação de equipes remotas.

A seguir, separamos algumas dicas de como melhorar a comunicação em equipe remota e colher os resultados no clima organizacional.

Dicas de comunicação para equipe remota

1. Organize os processos da empresa

É mais fácil se comunicar com clareza quando todos seguem os mesmos processos. Para padronizar o trabalho e deixar a rotina da equipe mais organizada, crie um manual de procedimentos para cada departamento da empresa.

Os gerentes devem assumir a frente da elaboração, mas a equipe pode contribuir, ajudando a recapitular os processos de trabalho de cada tarefa realizada.

Assim, a comunicação das equipes remotas tende a ficar mais centralizada, com todos se baseando nos mesmos padrões. 

2. Deixe clara as responsabilidade de cada membro da equipe

Ao organizar o manual de procedimento, aproveite para acrescentar na descrição qual cargo é responsável por cada tarefa.

Assim, a comunicação das equipes remotas fica organizada adequadamente, evitando suposições quanto a responsabilidade de alguém executar uma tarefa X quando deveria ser outra pessoa.

Esses dois primeiros processos de gestão de equipe remota se conecta a gestão geral da empresa. Com cada membro e departamento fazendo sua função, a empresa anda na direção do sucesso.

3. Implemente um software para a gestão de projetos

Um mesmo departamento executa diversos projetos ao longo dos meses e, dependendo do volume, acompanhar o andamento de todos é um desafio.

Por isso, implementar um software de gestão de projetos ajuda a organizar os repasses, criando um espaço comum para que todos leiam o que foi feito e saibam em qual etapa está o projeto.

Alguns exemplos de softwares online com bom custo benefício são: Trello, Asana e RunRun.it. 

4. Defina uma ferramenta de comunicação virtual para a empresa

Uma vez que a empresa tem um programa padrão para o acompanhamento de projetos, também deve tem uma ferramenta de comunicação única.

A vantagem de centralizar a comunicação de equipes remotas é facilitar a troca de informações escolhendo uma opção em que possam ser trocadas mensagens de texto, áudio, vídeos e arquivos, se necessário.

Assim, cria-se um histórico acessível para todos onde é possível rever decisões e definições tomadas. Alguns exemplo de ferramentas são:

• Google Chat (integrado ao Gmail);
• Slack;
• Skype.

5. Tenha uma agenda online compartilhada de compromissos

Vira e mexe alguém do seu time perde o horário de uma reunião por videoconferência? 

Essa falha na comunicação de equipes remotas pode fazer com que os esquecidos fiquem marcados como pessoas não confiáveis e o objetivo é exatamente o contrário.

Para eliminar esse problema, torne padrão o uso de uma agenda online com a qual o gestor pode marcar e enviar convites para reunião por e-mail para os membros.

O Google Agenda, por exemplo, permite adicionar o e-mail dos participantes ao criar um evento e enviar uma notificação para que eles responder ‘sim’ ou ‘não’ a presença. 

Ao responderem sim, o evento é adicionado automaticamente as agendas pessoais de cada membro.

6. Organize encontros presenciais de tempos em tempos

Uma das coisas que mais faz falta na rotina de trabalho remoto é não ter os colegas por perto no mesmo espaço para interagir.

Converse com o RH e coloque no calendário da empresa encontros presenciais com a equipe. Os gestores podem ficar responsáveis por agendar os encontros mensais de suas equipes.

O encontros podem ser em coworking para ter um dia regular de trabalho e depois emendar com uma happy hour ou ser apenas um encontro social. A equipe decide!

7. Faça pesquisas de feedback sobre a efetividade da comunicação

Com tantas normas e regras para a comunicação de equipes remotas é importante ouvir a equipe para confirmar a efetividade das ferramentas e dos processos implementados.

Ouça as sugestões da equipe e adote as mudanças pertinentes para melhorar a qualidade da comunicação da sua equipe remota.

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