eSocial – O Guia Completo

O que é o eSocial e quais as obrigações para sua empresa?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas criado pelo Governo Federal para unificar a coleta e a remessa de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, fiscais e do FGTS relativas à contratação de mão de obra, que tenham ou não vínculo empregatício.

O projeto, que está sendo implantado para todas as empresas, tem como objetivo armazenar as informações num mesmo ambiente, o Ambiente Nacional do eSocial, propondo melhor coordenação e tornando mais fácil a recuperação das informações sobre os trabalhadores.

Todas as informações, através do eSocial, são enviadas para um único sistema, unificando assim os dados sobre os trabalhadores, podendo os diferentes órgãos e entidades envolvidas acessarem as informações necessárias para seus processos.

O Ministério do Planejamento é um dos participantes desse projeto, que é uma ação conjunta de diversas entidades e órgãos do Governo Federal, como a Caixa Econômica, o INSS, o Ministério da Previdência, o Ministério do Trabalho e Emprego e a Receita Federal. Com sua implantação, o eSocial deverá evitar muitos problemas futuros com relação a aposentadorias, seguro desemprego, licenças e pensões, entre outros.

Assim, com sua implantação, o eSocial irá unificar o envio de todas as informações, podendo a área de Recursos Humanos criar uma espécie de folha de pagamento digital, onde serão reunidas as informações que atualmente são enviadas em separado para o CAGED, GFIP, RAIS, FGTS, etc.

Além de um controle maior sobre as informações referentes ao contrato de trabalho e recolhimento dos tributos, o eSocial também deverá garantir aos trabalhadores o correto cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias.

Entendendo melhor o eSocial

O eSocial é uma iniciativa governamental que irá possibilitar a todas as empresas e órgãos públicos cumprir com as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada e organizada.

O cronograma de implantação do eSocial foi a forma encontrada para que todas as empresas pudessem se adequar às novas necessidades, inclusive permitindo que os responsáveis das informações pudessem ser devidamente treinados para não incorrer em falhas ou erros que pudessem gerar qualquer tipo de sanção para as empresas.

O eSocial é um sistema que irá reduzir custos e processos, além do tempo utilizado pelas empresas para entregar as obrigações acessórias, sendo uma forma mais simples e eficiente para cumprir com essas obrigações.

Depois de totalmente implementado, o eSocial irá substituir pelo menos 15 prestações de informações aos órgãos governamentais, como o GFIP, RAIS, CAGED e DIRF, fazendo apenas um arquivo e enviando para a fiscalização, que terá como atribuição buscar os dados e informações que interessa a cada um.

O que vai mudar para a empresa com o eSocial

A partir de sua total implantação e obrigatoriedade, o eSocial irá exigir algumas reformulações nos procedimentos normais de Recursos Humanos dentro das empresas. Será necessário enviar as informações ao sistema da Receita Federal, que irá validá-las e emitir um número de protocolo de recebimento da informação.

Os prazos para remessa de informações variam conforme o assunto tratado pela área de Recursos Humanos. A seguir, damos alguns exemplos dessas remessas e de seus prazos:

Admissões e demissões de empregados

Essas informações devem ser passadas imediatamente após a ocorrência. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido antes que a informação esteja no sistema da Receita Federal.

Folha de pagamento

Como o pagamento da folha é variável para algumas empresas, que devem efetuá-lo no último dia do mês, conforme convenções de algumas categorias, ou podem fazê-lo no quinto dia útil do mês seguinte, caso não haja qualquer cláusula a respeito nas convenções coletivas, o prazo para remessa das informações sobre a folha é o dia 7 do mês subsequente à sua referência.

Jornada de trabalho e horários

As alterações de jornada de trabalho ou de horários devem ser informadas sempre que ocorrerem, inclusive para trabalhadores que estão isentos de marcações de ponto. Essa medida poderá evitar muitos problemas na área trabalhista, principalmente com relação a horas extras.

Alterações de salário

As alterações salariais, seja por dissídio trabalhista, por mérito ou por promoção, deverão ser feitas no dia subsequente à alteração.

O que é o eSocial para empresas

O eSocial para empresas é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, onde os empregadores devem informar, de maneira unificada, todas as obrigações acessórias relacionadas aos seus empregados.

Participam do eSocial a Secretaria da Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho e Emprego. Através dos arquivos enviados ao eSocial, as empresas irão reunir todas as informações das 15 obrigações acessórias antes exigidas:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE – Livro de Registro de Empregados;
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD – Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• FP – Folha de Pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

A redução na burocracia do eSocial para empresas

Todas as informações das obrigações acessórias são de responsabilidade das empresas atualmente. A diferença do eSocial para empresas é que, em vez de passar informações fragmentadas, todos os dados serão reunidos, evitando sua duplicação. Assim, as mesmas informações serão passadas para o INSS e o TEM.

Além disso, como cada órgão tem um prazo diferente, o eSocial irá facilitar a vida dos empresários, já que há uma unificação de todas as datas.

O eSocial é obrigatório para todas as empresas, exceto para as MEI – Microempreendedores Individuais que não tenham empregados. Assim, mesmo as micro e pequenas empresas e aquelas que apresentam as obrigações acessórias pelo Simples Nacional, devem aderir ao novo sistema.

Prazo de vigência do eSocial para empresas

O eSocial para empresas está em vigor desde 8 de janeiro último para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões. As empresas com faturamento menor, em qualquer classificação, devem obedecer ao seguinte calendário:

• Desde julho de 2018: repasse das informações relativas às empresas, com cadastros do empregador e tabelas;
• Setembro de 2018: remessa de informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;
• Novembro de 2018: remessa das folhas de pagamento;
• Janeiro de 2019: substituição da GFIP – Guia de Informações à Previdência Social e compensação cruzada;
• Janeiro de 2019: remessa dos dados de segurança do trabalho e saúde do trabalhador.

O eSocial é também obrigatório para todos os órgãos públicos, mas, para eles, o prazo começa em janeiro de 2019.

O cronograma de implantação do eSocial dividido em 5 fases

O cronograma de implantação do eSocial também vai se aplicar a todas as demais empresas nacionais, incluindo as de pequeno porte, como as MEI – Microempreendedor Individual e as EPP – Empresas de Pequeno Porte. Quando todas as empresas estiverem já adaptadas ao eSocial, espera-se que contenha os dados de 44 milhões de trabalhadores registrados.

O eSocial tem como objetivo melhorar a fiscalização do Estado sobre as obrigações trabalhistas, além de aperfeiçoar a formulação de políticas públicas, uma vez que os órgãos de fiscalização poderão contar com uma informação mais consistente, com maior validade.

O sistema já está totalmente pronto e o estabelecimento de um cronograma de implantação do eSocial foi realizado para garantir que todas as empresas possam se adequar devidamente ao projeto.

Primeira fase do eSocial: para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões

Desde janeiro deste ano, as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões começaram a enviar os cadastros de empregador e as tabelas para o eSocial.

No mês de março, essas empresas deram início à remessa de informações relativas aos trabalhadores, com os eventos não periódicos, ou seja, admissões, afastamentos e desligamentos.

As folhas de pagamento para esse grupo de empresas foram enviadas em maio último e, neste mês, está sendo feita a substituição da GFIP, o Guia de Informações à Previdência Social e a compensação cruzada.

Para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, janeiro de 2019 encerra o cronograma de implantação do eSocial, quando deverão ser enviadas as informações sobre segurança do trabalho e saúde do trabalhador.

Segunda fase do eSocial: empresas Simples, MEIs e pessoas físicas com empregados

A segunda fase do cronograma de implantação do eSocial começou neste mês de julho, com a obrigatoriedade de as empresas privadas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões, incluindo as optantes pelo Simples, as MEIs e as pessoas físicas que possuem empregados enviando os cadastros do empregador e as tabelas.

No próximo mês de setembro, essas empresas serão obrigadas a enviar as informações relativas aos empregados e seus vínculos com as empresas através dos eventos não periódicos (admissões, afastamentos e desligamentos).

Em novembro próximo, as empresas devem enviar as folhas de pagamento e, em janeiro de 2019, deverá ser feita a substituição da GFIP e compensação cruzada. Os dados de segurança do trabalho e saúde do trabalhador também devem ser feitos nesse último mês do cronograma de implantação do eSocial.

Terceira etapa: entidades e órgãos públicos

O eSocial também será obrigatório para as entidades e órgãos públicos, devendo o cronograma de implantação do eSocial começar em janeiro de 2019. A partir daí e até julho de 2019, todas as entidades ligadas ao governo deverão seguir um cronograma próprio de implantação, seguindo a mesma ordem das empresas privadas.

As informações do eSocial, segundo resolução do Comitê Executivo do eSocial, datada de 24 de junho de 2015, estão obedecendo o seguinte cronograma, desde setembro de 2016:

• As empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2018 passaram a ter a obrigatoriedade de repasse de informações ao eSocial desde setembro de 2016;
• A partir de janeiro de 2017, considerado como mês de competência, existe a obrigatoriedade da prestação de informações referentes à tabela de ambiente de trabalho, comunicação de acidentes de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais de trabalho;
• Empresas que não se enquadrarem na condição de faturamento começaram a prestar as informações a partir do mês de competência janeiro de 2017;
• Essas empresas começaram a repassar todas as informações sobre o ambiente de trabalho, como acidentes, saúde e condições ambientais a partir da competência julho de 2017.

A implantação do eSocial, além da preparação dos envolvidos na área de Recursos Humanos, que devem estar atentos às necessidades de repasse de informações, se torna muito mais clara se também a empresa tomar algumas medidas, como a realização de palestras para conscientização dos trabalhadores sobre as principais mudanças geradas pelo programa, o que poderá facilitar em muito as atividades da área, principalmente no que se refere às condições ambientais e às informações sobre a saúde do trabalhador. Assim, a empresa poderá garantir o apoio e o envolvimento de todos na implementação e manutenção do eSocial em seu ambiente empresarial.

Como implantar o eSocial pelo cronograma

O cronograma de implantação do eSocial para todas as empresas começou em janeiro deste ano, depois da divulgação das datas de obrigatoriedade para todas as empresas. A criação de um cronograma foi estabelecida para oferecer às empresas o tempo necessário de preparação de cada fase do processo. A divulgação das datas foi feita no final de novembro de 2017, estabelecendo cinco fases para a implantação total do sistema.

As medidas já estão atingindo as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais. Para estas, o uso obrigatório do eSocial começou a valer desde 8 de janeiro passado. De acordo com as estimativas, o cronograma de implantação do eSocial já está valendo para 13,7 mil empresas, sintetizando os dados de pelo menos 15 milhões de empregados.

Como implantar o eSocial na sua empresa

Todas as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais já estão obrigadas a utilizar para o eSocial, cujo calendário teve início em janeiro último. Aquelas com faturamento abaixo desse valor devem começar a implantação neste mês de julho. Para essa migração, é necessário preparar convenientemente a empresa, uma vez que falhas ou atrasos na entrega das obrigações acessórias irão gerar multas.

O eSocial foi desenvolvido para simplificar os processos burocráticos das empresas. No entanto, é um sistema bastante complexo, exigindo a atenção para todos os detalhes. Embora seja um sistema que vem para oferecer mais agilidade no atendimento dos empregados, o eSocial também exige muito mais atenção por parte dos profissionais de contabilidade e das empresas, de uma forma geral.

A seguir você vai conhecer algumas recomendações para facilitar a implantação do eSocial na sua empresa. Em primeiro lugar, evidentemente, é necessário que sua empresa conte com o apoio de um escritório especializado, com profissionais que já conhecem o eSocial e estão por dentro de todas as exigências:

1.    Estabeleça o cronograma do eSocial

Para as empresas que ainda não tomaram qualquer providência com relação ao eSocial, é necessário estabelecer um cronograma, de acordo com o faturamento da empresa, observando as datas limites de implantação.

A principal recomendação é que a empresa considere um período de testes, adaptando-se ao sistema e deixando uma margem de segurança para a oficialização de entrega.

O período de implantação deve envolver todos os setores responsáveis da empresa para a coleta de informações e para a implantação do eSocial, devendo o administrador estabelecer quem será o responsável do processo. É importante destacar que, quanto mais organizado for o trabalho, mais rápida e simples será a implantação.

2.    Testes com o eSocial

O eSocial vai exigir da empresa uma série de testes e de treinamento para os responsáveis. Em razão disso, é importante que as informações não sejam centralizadas em um só profissional. Com a criação de manuais de utilização qualquer pessoa poderá conhecer o processo e preencher as informações.

Ao mesmo tempo, é essencial que todos os itens da folha de pagamento sejam revisados antes de passar as informações para o eSocial. As exigências são muitas e a falta de dados pode apresentar irregularidade, sujeitando a empresa a multas e processos trabalhistas.

3.    Organize todas as informações sobre os empregados

A inclusão no sistema de todas as informações sobre os empregados é o que vai exigir maior atenção. O cadastro solicita uma série de informações que, em determinados casos, as empresas não possuem ou os tem desatualizados.

Portanto, é necessário listar toda as informações e fazer sua conferência antes de começar o procedimento.

Nessa etapa é preciso contar com a ajuda do pessoal de recursos humanos, reunindo todos os dados o mais rápido possível, uma vez que, depois que o prazo de obrigatoriedade tenha começado, qualquer empresa irá estar fora de conformidade.

4.    Cuidados com o RET – Registro de Eventos Trabalhistas

Os itens relacionados a admissão, demissão ou alteração de salários devem ser informados à base de dados do eSocial, devendo o procedimento ser feito através do RET – Registro de Eventos Trabalhistas o mais próximo possível de sua ocorrência.

Ao longo do tempo, em razão disso, é necessário que os processos internos da empresa estejam integrados, adicionando essa exigência aos trabalhos dos responsáveis por recursos humanos.

5.    Compatibilidade do software

O sistema utilizado pela empresa para seus processos de folha de pagamento e de controle deve ser compatível com o eSocial, ou seja, o programa deve conversar diretamente com o sistema, de forma que as informações possam ser enviadas de maneira automática.

Para atender a essa compatibilidade, é preciso que o sistema esteja atualizado, com a versão mais recente. Se o administrador tiver qualquer dúvida, deve conversar com seu contador e entrar em contato com o suporte técnico da empresa desenvolvedora.

Além disso, se houver um sistema mais antigo, que não tenha atualização, a melhor a coisa a fazer é analisar a implantação de um novo sistema, evitando que a empresa ultrapasse os prazos exigidos pelo eSocial e acabe pagando multa ou incorrendo em algum processo trabalhista.

O eSocial é interligado com o sistema da Receita Federal

A área de Recursos Humanos deve estar sempre atenta, já que o eSocial é um programa totalmente ligado com o ambiente da Receita Federal. Assim sendo, é extremamente importante que haja consistência das informações no registro do programa com a realidade da folha de pagamento.

As movimentações que ocorrerem com qualquer empregado, em qualquer situação, devem estar sempre em consonância com as informações passadas à Receita Federal, bem como alinhadas com a legislação trabalhista e previdenciária para que a empresa não esteja sujeita a qualquer tipo de sanção.

Como funciona o eSocial e os impactos na sua empresa.

O eSocial, o sistema criado para reunir as informações sobre todos os trabalhadores que contribuem para a Previdência Social, é uma folha de pagamento digital com todos os recursos necessários para atender às necessidades tanto empresarias quanto fiscais, previdenciárias e tributárias.

Devido à amplitude de sua abrangência, o eSocial é um sistema que promete mudar totalmente a forma de relacionamento entre os órgãos da administração pública federal, os empregadores e os empregados.

A arquitetura com que foi montado estabelece um fator preponderante e necessário ao sistema trabalhista, relacionando informações, apurando inconsistências e inconformidades e registrando todas essas informações para aplicar as penalidades com fundamento da legislação, se for o caso.

Com sua implementação e obrigatoriedade para todas as empresas desde 2016, é necessário que as empresas estejam preparadas para ter condições de prestar corretamente as informações, devendo notar que muitas mudanças são necessárias.

Acompanhe alguns cuidados necessários para o eSocial:

1.   Verificar a consistência dos dados no eSocial

É preciso muita atenção com relação à consistência dos dados informados, já que todos eles serão cruzados. A estrutura montada para o eSocial exige também que os dados sejam inseridos de forma adequada, evitando com isso uma série de problemas para as empresas.

2.   Encerramento da folha antes do final do mês

A maior parte das empresas trabalha com a apuração do fechamento de ponto no dia 20 de cada mês, deixando para o mês seguinte os dias que faltam até o último dia. Esse procedimento deve ser alterado, já que está em conflito com a legislação trabalhista e pode ser constatado pelo eSocial. Isso, certamente, também deve fazer com que haja revisão na data de pagamento das empresas que, por convenção sindical, fazem o pagamento no último dia do mês.

3.   Providenciar a documentação depois da admissão

Uma outra prática comum em grande parte das empresas, principalmente as de menor porte, é colocar o empregado para trabalhar e solicitar a documentação depois. Com o eSocial, o empregado deve estar incluso no sistema antes de iniciar suas atividades, o que vai obrigar que tenha em mãos toda a documentação necessária, apresentando-a ao empregador.

4.   Inclusão de autônomos na folha de pagamento

Quando uma empresa contrata um profissional autônomo, isso é feito geralmente para atender situações de emergência, e o serviço acaba sendo feito sem a preocupação com a documentação e sua legalização. Essa é outra prática que precisa ser abolida, já que a contratação de autônomo também deve ser comunicada ao eSocial e não apenas emitindo um recibo comum.

5.   Atenção aos programas de saúde e segurança

Muitas empresas brasileiras ainda não possuem os programas de riscos do trabalho e de saúde ocupacional para os seus empregados, como o PPRA e PCMSO. Considerado como um custo desnecessário, a maioria só cuida disso depois de uma fiscalização do Ministério do Trabalho. Com o eSocial, os programas de saúde e riscos ocupacionais são obrigatórios.

6.   Controles para a legislação

Todos os controles para atender os requisitos da legislação trabalhista, fiscal e previdenciária devem ser atendidos, principalmente porque é necessário resolver problemas que, possivelmente, não são solucionados simplesmente com a verificação dos dados do eSocial. Assim, os documentos dos empregados precisam estar sempre em ordem, com todo o histórico de sua vida profissional.

Um detalhe importante, que deve ser observado: o eSocial não é só mais um dos programas implementados para não dar resultado. Vem sendo testado há um bom tempo e todos os seus dados estão sendo correlacionados, mostrando que o padrão criado está cumprindo com seus objetivos.

O eSocial, como qualquer sistema informatizado, não admite que se faça qualquer manobra para fugir às penalidades, o que exige a atenção concentrada de quem manipula os dados, cumprindo fielmente a legislação, tanto trabalhista, quanto previdenciária e fiscal.

O que podemos entender é que, antes, qualquer penalidade só seria aplicada com a presença de um fiscal do Ministério do Trabalho. Isso não será mais necessário, uma vez que o eSocial também irá agir como um fiscal, mesmo distante, detectando todas as irregularidades que surgirem nas informações.

Assim, todos os processos devem ser revistos e refeitos, se não estiverem rigorosamente dentro da legislação, melhorando também os controles internos e mantendo as informações sempre em sintonia com a realidade de cada trabalhador.

Algumas informações adicionais poderão ser solicitadas pelo eSocial, compondo também os dados estatísticos dos trabalhadores, como por exemplo, a utilização de recursos do FGTS para aquisição de um imóvel que o empregado tenha, ou mesmo se já possui algum imóvel.

O que precisamos entender com o eSocial é que haverá muito mais controle sobre tudo o que se refere aos trabalhadores. Um dos típicos exemplos disso é a marcação de férias que não tem a legislação cumprida para o comunicado, ou mesmo quando o empregador paga as férias e não as concede, deixando para um outro período.

O eSocial, após sua completa implantação, não será um empecilho para o empregador, muito pelo contrário: será sua maior defesa em qualquer caso de reclamação trabalhista ou pendência com os empregados, enquanto que, para os empregados, será a garantia do cumprimento da legislação, assegurando todos os seus direitos.

Passo a passo para o eSocial em sua empresa.

Embora criticado por muitos empresários, o eSocial apresenta muitas vantagens, seja para o empregador ou para o empregado, como as que destacamos a seguir:

• O eSocial estará integrando os sistemas informatizados das empresas com o ambiente informatizado do Governo Federal, possibilitando a automação na transmissão das informações das empresas;
• Os órgãos participantes do projeto, incluindo o FGTS, o INSS, o CAGED e outros, estarão padronizados e integrados com os cadastros das pessoas físicas e jurídicas;
• Haverá um compartilhamento de informações entre os diversos órgãos do governo para o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, utilizando um mesmo canal de comunicação.
• Para integrar o sistema do eSocial, as empresas precisam ter os seus processos internos totalmente informatizados e padronizados, o que demanda algumas alterações nesses processos.

Uma das bases que pode agilizar a implantação do eSocial é o CSC, ou Centro de Serviços Compartilhados. O CSC funciona como uma ferramenta integrada à empresa, possibilitando a criação de estratégias administrativas e transacionais. Para empresas de maior porte, o CSC cria um processo de melhoria dos serviços e de sua interação com todas as áreas da empresa, englobando o financeiro, a área de recursos humanos, de compras, etc., fazendo com que áreas diversas da empresa executem o trabalho de uma forma alinhada e centralizada. Empresas que adotam o CSC conseguem melhorar resultados e até mesmo reduzir gastos e riscos.

No caso do eSocial, o CSC pode organizar e agilizar os processos mais comuns, como admissão, demissão, rescisão, férias, além de acompanhar todos os processos em tempo real.

O conteúdo do portal precisa ser especificado para cada empresa e, sendo inteiramente customizável, pode ser personalizado de acordo com as políticas internas da empresa. Assim, se uma função só pode ser executada num determinado dia da semana, essa função pode ficar desabilitada, impedindo que haja erros ou falhas no sistema.

Como iniciar o processo de implantação do eSocial

Claro que nem todas as empresas terão disponibilidade para a implantação do CSC. Muitas, principalmente as pequenas e médias, poderão optar por outras alternativas, mas todas devem seguir princípios básicos, ou seja, devem primeiro fazer um levantamento da estrutura de Recursos Humanos da empresa, analisando suas políticas internas e comparando-as com a legislação em vigor, já que devem estar focalizadas no cumprimento das obrigações legais.

Também é preciso saber como os empregados reagem à implantação de novas tecnologias, que terão de ser aplicadas. Nesse caso, é preciso reconhecer que toda e qualquer inovação depende muito de como as pessoas aderem a ela e, quando se trabalha com a facilidade de comunicação e conhecimento, todas as tarefas podem ser mais facilitadas.

Para implementar o eSocial é necessário ainda desenhar um plano de ação, verificando e informando como tudo deverá ser conduzido, através da gerência e de todos os colaboradores.

Se conduzirmos para a implementação de um portal CSC, que trabalha totalmente voltado para o eSocial, as tarefas poderão ser realizadas muito facilmente, pois permite que suas funcionalidades sejam personalizadas, podendo ser utilizadas por todos os empregados quando passarem as informações necessárias ao eSocial.

A condução de implantação do eSocial busca facilitar as soluções empresariais, centralizando tudo na internet, conduzindo os processos de maneira que se tenha acesso ao sistema em qualquer momento do dia, integrando assim todas as atividades, mesmo que a empresa atue em seus processos industriais 24 horas por dia.

O treinamento do pessoal com relação às mudanças que devem ocorrer com a implantação do eSocial deve ser feito para todos os empregados, mostrando a todos porque o novo sistema está sendo criado e quais suas vantagens para os empregados e suas garantias.

Principalmente para os responsáveis pela área de Recursos Humanos, o conhecimento é de fundamental importância, seja do sistema eSocial, seja da legislação ou das políticas internas que, fatalmente, sofrerão mudanças para se adaptar à legislação.

Essa é a parte fundamental do eSocial, uma vez que sabemos que em grande parte dos casos os profissionais buscam agir conforme o costume, sem seguir o que manda a legislação, que deve ser a bússola para qualquer ação tomada com relação aos empregados.

Aos empresários, principalmente, o eSocial surge como uma ferramenta de condução dos negócios relacionados aos empregados, fazendo com que tenham muito mais tranquilidade quando tratarem de assuntos a eles relacionados, criando novas políticas em perfeita consonância com a legislação e propiciando menos possibilidades de envolvimento com a Justiça Trabalhista.

Como preparar sua pequena empresa para o eSocial

A partir deste mês, julho de 2018, o eSocial, a plataforma desenvolvida pelo Governo Federal para as informações trabalhistas, previdenciárias e contábeis, se torna obrigatório para as MEI – Microempreendedor Individual e para as micro e pequenas empresas, criando uma série de alterações na rotina administrativa.

Desde 2016, as empresas que tiveram faturamento acima de r$ 78 milhões, começaram a enviar as informações ao eSocial, englobando 14, 4 mil empresas. Nos próximos meses, serão mais de 9 milhões de empresas obrigadas a se adequar ao novo sistema. Assim, aquelas que não se prepararam, encontram-se em atraso e precisam começar o processo o mais rápido possível.

Para os empresários, é preciso saber que a responsabilidade de repassar todas as informações não se limita às áreas de recursos humanos e departamento pessoal, e sim a todos os setores da empresa. O eSocial exige informações contábeis, fiscais, legais, de segurança do trabalho, de saúde e de tecnologia de informação, entre outros.

Assim, o eSocial reúne 15 obrigações acessórias, ou seja, complementares, como, por exemplo, a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais e o CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho.

O eSocial para empresas, de certa forma, apresenta alguma similaridade com o Simples, que reúne oito tributos em um único sistema, embora esteja reunindo as obrigações acessórias. Em vez de entregar 15 formulários em separado, as empresas apenas precisam repassar as informações através da plataforma.

É importante destacar que a preparação para o eSocial é bastante trabalhosa, uma vez que as empresas precisam atualizar seus bancos de dados e adequar seus sistemas, além de reunir informações que não eram necessárias.

O objetivo do eSocial para empresas é reduzir a burocracia, otimizando o processo em longo prazo, uma vez que, de todo o volume de formulários e impressos obrigatórios, a empresa passará a ter uma única obrigação mensal, com a entrega de apenas um arquivo com todos os dados.

Quais as multas sua empresa pode sofrer com o eSocial?

O eSocial é uma plataforma desenvolvida pelo Governo Federal para unificar as informações relativas à escrituração das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

O principal objetivo com sua implantação é reduzir a burocracia e padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações. Com apenas um arquivo é possível atender todas as obrigações acessórias exigidas anteriormente.

Contudo, com o eSocial as empresas correm maior risco de penalidades, uma vez que todas as informações estão centralizadas, tornando mais ágil a fiscalização e, em razão disso, é preciso que os processos sejam enviados dentro do prazo e com os dados corretos.

Assim, por exemplo, as admissões de novos empregados devem estar no eSocial um dia antes do início do contrato e, por isso, todos os processos devem ser imediatos, exigindo dos profissionais muito mais agilidade e eficiência.

Possíveis penalidades para as empresas no eSocial

Diante das novas exigências, existem pelo menos 10 possíveis multas e autuações que as empresas poderão sofrer se não houver o atendimento e a não adequação ao eSocial:

Folha de pagamento

A multa para empresas que não cumprirem com as exigências prazos, não enviando a documentação de acordo com o que determina o eSocial serão cobradas a partir de R$ 1.812,87.

Férias

Não havendo comunicação de férias antecipadamente, a empresa poderá ter uma multa de R$ 170,00 por empregado.

FGTS

No caso de não recolhimento do FGTS ou falta de pagamento das parcelas devidas ao empregado ou ainda recolhimento depois do prazo, as autuações podem variar de R$ 10,64 a R$ 106,41 por cada empregado. Havendo reincidência, a multa será em dobro.

Registro de novos empregados

Informações de registro de novos empregados devem ser enviadas ao sistema um dia antes do início das atividades na empresa. Não atendida essa exigência, a multa será de R$ 3 mil por empregado, dobrando o valor em caso de reincidência.

Empregados sem registro em carteira renderá multa de R$ 800,00 quando se tratar de Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte. As multas também serão aplicadas no caso de a empresa não fazer o registro da Carteira de Trabalho do empregado.

Alterações no cadastro de empregados

Qualquer alteração no cadastro de empregados deve ser informada ao eSocial. Não havendo a informação, a multa será de R$ 600,00 por empregado.

CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho

A CAT deve ser enviada até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente, em caso de falecimento do empregado. Os valores de multa são variáveis entre os valores mínimos e máximos do salário de contribuição, podendo dobrar em caso de reincidência.

Exames médicos

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é obrigatório para todo empregado registrado. Durante o contrato, o ASO também é exigido periodicamente (anual ou semestralmente), no retorno após afastamento e nas alterações de função. As multas pelo não cumprimento podem variar de R$ 402,53 até R$ 4.025,33.

Laudos da Medicina do Trabalho

Os laudos previstos nas Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho são o PPRA, PCMSO e LTCAT, onde estão todas as informações sobre os agentes aos quais os empregados ficam expostos (físicos, químicos e biológicos), além do ambiente de trabalho. Dependendo da atividade, o trabalhador pode ter benefícios, como insalubridade, periculosidade ou aposentadoria especial. O não cumprimento pode impor sérias sanções à empresa.

Afastamentos

Quando um empregado fica afastado do trabalho por mais de 3 dias, a situação deve ser informada ao eSocial. Se o afastamento não for informado, a empresa estará sujeita a autuações e multas determinadas pelo fiscal do Ministério do Trabalh9o.

Cota de contratação de aprendiz

De acordo com a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho, toda e qualquer empresa deve cumprir a cota de contratação de aprendiz. A empresa está sujeita à multa de valor igual a um salário mínimo, aplicada tantas vezes quanto forem os desacordos com a lei. Em caso de reincidência, o valor da multa será dobrado.

eSocial é obrigatório para todas as empresas

O eSocial já é obrigatório para todas as empresas, que devem se adequar às mudanças e observar as novas regras. Caso contrário, a própria empresa estará abrindo suas portas para autuações e multas por parte dos órgãos responsáveis.

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