Sistema de Folha de Pagamento: 7 dicas para acertar na escolha

Um sistema de folha de pagamento é uma ferramenta voltada para a automatização dos cálculos referentes aos holerites dos colaboradores de uma empresa. Isto é, trata-se de uma solução que substitui todo o trabalho manual e burocrático, adequando-se ao regime de tributação e à legislação trabalhista local.

Investir nesse tipo de ferramenta é um passo importante para a digitalização da companhia, mais especificamente do setor de recursos humanos, que se torna muito mais produtivo e eficiente.

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Neste post, explicamos o que é um sistema de folha de pagamento, para que serve, qual a sua importância, vantagens e desvantagens. E, para concluir, apresentamos uma lista das melhores empresas que fornecem esse tipo de solução no Brasil.

O que é um sistema de folha de pagamento?

Um software ou sistema de folha de pagamento é uma solução voltada para a otimização das atividades de RH relacionadas à apuração dos contracheques dos colaboradores. Para isso, a ferramenta promove a automatização de tarefas, conferindo mais agilidade para as rotinas do setor e reduzindo a incidência de erros.

Entre suas principais funções está a integração com o cadastro de funcionários e a automatização dos cálculos de salários, encargos e benefícios.

Para quem não quer recorrer à terceirização da folha de pagamento, mantendo a função sob seus cuidados, investir nesse tipo de ferramenta é uma ótima opção.

Para que serve um sistema de folha de pagamento?

O sistema serve para otimizar as rotinas relacionadas ao cálculo da folha de pagamento, contribuindo para o processo de digitalização da empresa a partir da automatização de tarefas, tornando a gestão de recursos humanos mais eficiente.

Seu objetivo é simplificar as atividades relacionadas ao holerite, poupando tempo e esforço da equipe, que pode focar em medidas direcionadas ao bem-estar dos funcionários.

Qual a importância de se investir em um sistema de folha de pagamento?

Quem trabalha no setor de RH sabe muito bem quão trabalhoso é fazer os cálculos de salários, benefícios, férias etc. Ademais, o menor dos erros é capaz de gerar uma confusão daquelas. Contudo, fazer todos os processos manualmente é coisa do passado. 

Para melhorar o desempenho do setor, é preciso se atualizar, e é aí que entra o que chamamos de digitalização do RH, que nada mais é do que o emprego da tecnologia para aprimorar processos e otimizar as rotinas do setor.

Sendo assim, é correto dizer que investir em um sistema de folha de pagamento é uma forma de automatizar uma atividade burocrática e extremamente sensível, sujeita a erros que podem prejudicar tanto os colaboradores quanto a empresa.

Quais são as principais vantagens e desvantagens de um sistema de folha de pagamento?

Para que não restem dúvidas da importância dessa ferramenta para a gestão de RH de uma empresa, apresentamos, a seguir, as principais vantagens geradas pelo recurso:

1. automatiza o cálculo da folha de pagamento que, além do salário propriamente dito, também envolve descontos, férias, horas extras, 13º, INSS etc;
2. elimina o risco de erro nos cálculos, uma vez que o sistema realiza tudo automaticamente, de forma rápida e eficiente;
3. economiza tempo e recursos, já que a automatização confere mais agilidade ao processo, eliminando toda a burocracia que custa caro às empresas;
4. simplifica a gestão de RH, tornando a rotina do setor muito mais prática e fazendo com que os responsáveis possam se ocupar com atividades mais desafiadoras e de maior impacto para a empresa;
5. otimiza o fluxo de pagamentos, possibilitando que os colaboradores recebam sempre em dia e na modalidade de sua preferência;
6. adequa a empresa ao sistema de tributação e à legislação trabalhista local, considerando sistemas que são atualizados automaticamente sempre que uma nova lei é aprovada;
7. contribui para o planejamento financeiro e a visão estratégica do negócio, permitindo saber, de forma rápida, quanto cada setor custa para a empresa.

Já no que diz respeito às desvantagens, podemos dizer que são poucas, apesar de existirem. Entre elas, vale destacar a necessidade de adaptação a uma nova forma de calcular a folha de pagamento, que deixa de ser manual e se torna automática.

E, claro, também não podemos deixar de mencionar o fator custo, que pode ser facilmente justificado quando pensamos no aumento de produtividade e economia que a ferramenta pode gerar em longo prazo.

Cientes de tudo isso, podemos dizer que as vantagens de um sistema de folha de pagamento se sobrepõem com folga às possíveis desvantagens que a ferramenta possa ter.

Como escolher um bom sistema de folha de pagamento? 7 pontos para ficar de olho

Como você deve imaginar, há uma infinidade de softwares de recursos humanos voltados para esta função no mercado. Então, como saber qual escolher?

Mais do que buscar pelos sistemas de folha de pagamento mais usados, é preciso avaliar qual, entre as soluções, melhor atende às necessidades do seu negócio. 

Dito isso, criamos uma lista dos principais aspectos que você precisa levar em conta para acertar na escolha. São eles:

1. ter uma interface amigável, intuitiva e fácil de usar, permitindo que seus usuários consigam configurá-lo sem que precisem solicitar o suporte do time de TI;
2. contar com as funcionalidades de que seu negócio precisa, a fim de fornecer o suporte necessário para otimizar as rotinas do setor de RH;
3. ter flexibilidade para suportar diferentes modalidades de trabalho, incluindo estagiários, profissionais autônomos, temporários, CLTs e tantos outros;
4. permitir integração com relógios de ponto, facilitando o monitoramento da jornada de trabalho, contabilizando horas extras, faltas e atrasos dos colaboradores;
5. ser confiáveis e seguros, contando com mecanismos de proteção e controle de acesso para garantir que os dados da empresa e de seus funcionários não sejam violados ou vazados;
6. estar em conformidade com as leis trabalhistas locais: para isso, é preciso que o sistema de folha de pagamento receba atualizações constantes, de modo que incorpore automaticamente as alterações toda vez que uma nova legislação for aprovada;
7. proporcionar escalabilidade, afinal, você quer ver a sua empresa evoluir, certo? Portanto, seu software de folha de pagamento precisa acompanhar esse crescimento.

Quais são os sistemas de folha de pagamento mais usados?

Entre os principais tipos de sistemas de folha de pagamento disponíveis, há as soluções locais, instaladas diretamente nos dispositivos da empresa, e as soluções em nuvem, que permitem que as informações sejam consultadas de qualquer local via dispositivos móveis ou desktops — basta ter autorização e acesso à internet.

Para facilitar sua jornada em busca de uma solução adequada às necessidades da empresa, preparamos uma lista das melhores empresas que fornecem sistemas de folha de pagamento. 

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