Quais os diferentes tipos de sistemas para empresas?

Os sistemas para empresas são aplicações que facilitam o processo de gestão de atividades rotineiras de qualquer empreendimento, como controle financeiro e de vendas. 

Dados do Statista mostram que as empresas investiram quase 1 trilhão de dólares em programas do tipo em 2023 e a expectativa é que esses números aumentem nos próximos anos. 

Neste artigo exclusivo do oHub, você descobrirá:

• o que são e para que servem essas ferramentas;
• quais os tipos de sistemas para pequenas empresas mais comuns;
• um passo a passo de como escolher o melhor.

Boa leitura! 

O que são e para que servem os sistemas para empresas?

Os sistemas para empresas são programas que facilitam a execução dos mais diversos processos de um negócio — como vendas, gestão financeira, de documentos ou do relacionamento com os clientes. Essas aplicações servem para centralizar as informações e automatizar diversas tarefas.

O objetivo dos sistemas para pequenas empresas — ou negócios de grande porte — é simplificar a administração e potencializar seus resultados, enquanto reduz os custos operacionais. 

Quais os principais tipos de sistemas para empresas?

1. Financeiro

Um sistema financeiro para empresas serve para gerir as contas a pagar e a receber, monitorar lucros e movimentações bancárias, e até mesmo a definir metas comerciais. Como resultado, sua empresa acompanha as finanças de um só lugar e fica no azul.

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2. Vendas

Um sistema de vendas para empresas costuma integrar diversos processos em uma única plataforma. Por exemplo, ponto de venda (PDV), estoque, caixa e financeiro, para otimizar a gestão das lojas e demais tipos de comércios. 

Desse modo, permitem cadastrar e classificar os produtos, fazer o inventário de estoque e atualizá-lo em tempo real e ainda acompanhar as operações de venda e devoluções. Assim, garante um controle total sobre as transações.

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3. CRM

O terceiro tipo de sistema de gestão para empresas mais comum é o CRM (Customer Relationship Management ou “gestão de relacionamento com o cliente”, em português). Esse tipo de software tem o objetivo de controlar tudo o que envolve o contato com o cliente.

O CRM pode coletar informações sobre os consumidores, dados sobre cada compra para criar um histórico centralizado e ainda acompanhar todos os passos que os clientes dão na jornada comercial. 

4. ERP

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning — planejamento de recursos empresariais, em português — e se refere a um sistema de gestão para empresas que automatiza, integra, monitora e controla as mais diversas tarefas administrativas, como emissão de documentos e verificação financeira.

Como resultado, as empresas centralizam processos, poupam tempo e simplificam a administração.

Para escolher o melhor sistema de gestão empresarial para pequenas empresas — ou de grande porte — confira esta lista exclusiva do oHub!

5. RH

Um sistema de RH para pequenas empresas — que também pode ser usado por companhias de grande porte — possui funcionalidades como:

• cálculo e emissão de folha de pagamento; 
• recrutamento e seleção; 
• avaliação de desempenho; 
• controle de contratações e desligamentos; 
• controle de férias; 
• monitoramento de treinamentos internos. 

Ao contratar uma ferramenta do tipo, também é possível ter acesso a um sistema de ponto para empresas que permite acompanhar os horários de entrada e saída dos colaboradores. Assim, o cálculo das horas trabalhadas é bem mais preciso. 

Inclusive, o oHub também tem uma lista exclusiva de softwares para Recursos Humanos para você conhecer!

6. BPM

Ainda na lista de melhores sistemas para empresas, também é possível adotar um software de BPM ou gerenciamento de processos de negócios, em português. 

Essa ferramenta serve para padronizar e acompanhar todos os projetos por meio de um mapeamento de todas as atividades e a automatização de ações estratégicas para facilitar sua execução.

Como resultado, os negócios ganham agilidade e precisão e ainda podem acompanhar todos os resultados de um só lugar. 

7. GED

Por último, na lista de sistemas online para empresas, temos os de Gestão Eletrônica de Documentos ou, simplesmente, GED. Esses softwares permitem que os negócios digitalizem seus arquivos e os disponibilizem na nuvem. 

Graças a isso, é possível ter uma redução do uso de papel, o que economiza espaço e tempo gasto procurando pelos documentos em um arquivo físico, e ainda há uma facilidade no compartilhamento de informações.

Isso porque é preciso apenas alguns cliques para liberar o acesso dos arquivos aos colaboradores que precisam conferi-los. 

Há também uma maior segurança, já que as empresas que fornecem esse tipo de software seguem as melhores práticas previstas nas leis de proteção de dados e garantem a segurança das aplicações. 

Quer adotar um? Veja a lista com os melhores sistemas para empresas que precisam adotar a GED!

Quais as vantagens dos sistemas para empresas terceirizados?

1. Reduz os custos

Por contarem com automatização, os sistemas para empresas reduzem a ação humana em tarefas repetitivas, diminuem os erros e, assim, evitam o retrabalho e os custos extras que isso acarreta. 

Além disso, é mais barato contratar um sistema terceirizado do que criar e gerenciar um próprio. Isso porque você elimina os gastos com contratação, treinamento e salários de uma equipe de TI dedicada. 

Logo, não precisa manter um time interno para realizar quaisquer mudanças ou atualizações. Tudo isso fica por conta do fornecedor. O resultado não podia ser outro, senão uma grande economia!

2. Aumenta a produtividade 

O aumento da produtividade se dá por conta da automatização de tarefas que os sistemas para empresas proporcionam. Graças a isso, as equipes não “perdem tempo” com atividades repetitivas — como o preenchimento de planilhas. 

Em vez disso, podem focar em ações que realmente precisem de intervenção humana. Como consequência, produzem mais, com menos recursos e em menos tempo. 

3. Melhora o planejamento 

Também há o benefício para o planejamento, já que esses sistemas não apenas coletam dados, mas entregam insights poderosos sobre o desempenho da equipe. 

Essas informações podem ser usadas para orientar a tomada de decisões visando potencializar os resultados do seu negócio. 

4. Traz mais segurança 

Por último, os sistemas para empresas terceirizados costumam ser bastante seguros. Isso porque as empresas que os desenvolvem devem se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados — LGPD. 

Logo, precisam garantir a segurança dos dados que coletam e, para isso, contam com diversas camadas de proteção que impedem que as informações sejam acessadas por pessoas não autorizadas ou vazadas.

Aproveite para ler: o que a sua empresa precisa saber sobre a legislação brasileira de segurança da informação

Como escolher os melhores sistemas para empresas?

1. Identifique as necessidades do seu negócio

Liste as atividades que a empresa executa no dia a dia e analise o que pode ser otimizado com a ajuda de um sistema de gestão. Para isso, identifique todas as atividades necessárias para o funcionamento do seu negócio e, em seguida, busque pontos de melhoria. Por exemplo, os processos de RH que estão muito lentos.

No mais, lembre-se de que há tarefas comuns à maioria dos negócios, como gestão financeira e de documentos, e que elas não podem ser ignoradas na etapa de ponderação. 

2. Pesquise a reputação dos fornecedores

Após definir quais sistemas deseja adotar, chegou o momento de pesquisar os fornecedores. Contudo, não basta fazer uma lista de nomes; é preciso analisar sua reputação para ter a certeza de fazer um bom negócio. 

Neste caso, indicamos pesquisar cada fornecedor em sites de avaliação de clientes — como o Reclame Aqui — para ver o que outros consumidores têm a dizer sobre a marca, se há suporte especializado, como é o atendimento ao cliente. 

Se perceber muitas reclamações sem solução, ligue o alerta vermelho, pois isso costuma indicar que aquela empresa não tem uma reputação tão boa assim e você pode ter problemas caso faça negócios com ela no futuro.

3. Analise seu orçamento 

O último passo é reunir todos os fornecedores com uma boa reputação e que ofereçam sistemas que supram suas necessidades e analisar se as ofertas cabem no orçamento do seu negócio. 

Para facilitar essa tarefa, indicamos pesquisar em hubs de serviços, já que muitos deles possuem campos para solicitação de orçamento rápido. 

O oHub, inclusive, é uma dessas opções e tem tudo o que você precisa para fazer a gestão eficiente do seu negócio. Na plataforma você encontra listas exclusivas dos melhores sistemas para sua empresa e ainda pode pedir um orçamento on-line gratuito. 

Basta escolher uma empresa e preencher nosso formulário respondendo a algumas perguntas. Em poucos dias você recebe um orçamento personalizado 100% grátis. 

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