Para pequenas e médias empresas (PMEs), gerenciar a infraestrutura de tecnologia de maneira eficaz e sem comprometer o foco nas atividades principais é um desafio constante, mas pode ser superado com ações como a implementação do outsourcing de TI. Com os recursos certos e uma estratégia competitiva, a terceirização ajuda a otimizar os custos e garantir a eficiência operacional do negócio.

Aliás, esses são apenas alguns dos benefícios da prática. Um levantamento da KPMG demonstrou que 81% das companhias esperam que os provedores terceirizados colaborem estrategicamente com a companhia de alguma forma. Outros 75% buscam transformações nos negócios e nos modelos de tecnologia e inovação por meio da terceirização.

A questão é que, para muitos empreendedores, entender o que é outsourcing de TI ainda é um desafio. O caminho para incorporá-lo em seus planos pode parecer complexo, mas não se preocupe! Este guia exclusivo do oHub te ajudará a impulsionar a produtividade e liberar recursos para se concentrar no que realmente importa: o crescimento da sua marca.

Comece a leitura e descubra como funciona o outsourcing de TI, quais suas vantagens, como implementar e como essa estratégia pode ser a chave para a transformação e o sucesso da sua empresa!

Trata-se da terceirização de serviço, ou seja, a prática de contratar empresas externas para executar atividades de tecnologia da informação, desde a manutenção de sistemas até o desenvolvimento de software e suporte técnico. Em outras palavras, é a parceria com outra empresa para cuidar especificamente da área tecnológica da companhia.

Essa parceria permite que a organização contratante se concentre em suas competências principais, enquanto os especialistas cuidam das necessidades da TI.

A empresa que opta pelo outsourcing identifica suas necessidades de TI e busca por fornecedores especializados que atendam a essas demandas. Os profissionais da companhia terceirizada devem ter experiência e oferecer a infraestrutura adequada, desde a força de trabalho até insumos e ferramentas, para sanar as questões da contratante.

Após a formalização do contrato, a empresa terceirizada inicia as atividades conforme o combinado, como gerenciar projetos, solucionar problemas, realizar manutenções preventivas e até inovar com ideias e tecnologias.

A partir desse momento, o contratante acompanha a qualidade e a eficácia dos serviços, para assegurar o cumprimento do SLA (Acordo de Nível de Serviço) e o alinhamento dos resultados com as expectativas.

Depende dos retornos que cada uma das opções oferece às empresas. Em termos de praticidade, uma equipe interna pode parecer mais fácil de gerenciar, contudo, encontrar, treinar e capacitar adequadamente os membros dos times pode ser caro, complicado e levar mais tempo do que você imagina.

Em contrapartida, a contratação do outsourcing de TI sana esses e outros percalços facilmente. Ao optar por essa modalidade, você não precisa se preocupar em evoluir os profissionais, pois eles já “vêm prontos": devidamente qualificados e preparados para solucionar problemas dos mais diversos níveis.

Em outras palavras, a escolha entre outsourcing de TI ou equipe interna depende das suas possibilidades e do tempo disponível para preparo dos times. A questão é que, ao optar pela terceirização, você já tem, de imediato, uma lista de benefícios estratégicos para a sua empresa.

No tópico a seguir, vamos falar um pouco sobre as principais vantagens do outsourcing de TI.

A terceirização pode ser valiosa para pequenas e médias empresas, como demonstram os seguintes benefícios:

1. Acesso a especialistas;

2. Economia operacional;

3. Investimento em infraestrutura;

4. Tecnologia de ponta;

5. Implementação eficiente;

6. Foco em tarefas mais importantes;

7. Aumento da produtividade;

8. Adaptação às necessidades;

9. Capacidade ajustável;

10. Segurança avançada;

11. Resposta rápida a incidentes;

12. Assistência 24/7;

13. Redução de inatividade;

14. Projetos no prazo;

15. Eficiência nos processos.

Conheça detalhes de cada um a seguir.

1. Acesso a especialistas

   Profissionais altamente qualificados e com perícias específicas melhoram a qualidade dos serviços. E, como mencionamos anteriormente, você não precisa treiná-los ou qualificá-los de maneira alguma: os trabalhadores já estão prontos para a ação!

2. Economia operacional

   O outsourcing de TI diminui despesas com contratação, treinamento e retenção de funcionários. Dessa forma, você consegue reavaliar todo o seu orçamento e destinar recursos (dinheiro, tempo e força de trabalho) a setores mais críticos e essenciais para o andamento dos processos.

3. Investimento em infraestrutura

   Muitas terceirizadas de TI trabalham com cláusula de cessão de equipamentos e sistemas junto da força de trabalho humano, o que reduz grandes gastos em hardware, software e manutenção.

4. Tecnologia de ponta

   Os fornecedores de outsourcing de TI têm acesso às mais recentes ferramentas, muitas vezes, com valores já inclusos no contrato inicial ou com condições de pagamento mais atraentes.

5. Implementação eficiente

   Uma das maiores vantagens do outsourcing de TI é a tranquilidade quanto à implementação dos nossos softwares e alocação dos novos times. Os especialistas garantem a instalação e manutenção eficaz dos sistemas, sem que você precise tomar parte ativamente dos procedimentos.

6. Foco em tarefas mais importantes

   O seu foco deve estar sempre nos objetivos da sua empresa. Ao contratar o outsourcing, a terceirizada cuida da TI enquanto você dedica tempo e recursos às atividades mais imediatas, como organização de fluxos de trabalho ou finanças.

7. Aumento da produtividade

   Quando a equipe interna foca funções críticas, melhora a eficiência operacional. Ao livrar os operários de funções que, muitas vezes, nem são de sua alçada, você concentra os esforços no que é realmente importante, enquanto o time terceirizado cuida das tecnologias.

8. Adaptação às necessidades

   A terceirização facilita o ajuste de recursos de TI conforme a demanda, seja para crescimento ou sazonalidade. Assim, mesmo que você aumente sua produção, o mesmo time tem condições de garantir um atendimento de qualidade, sem necessariamente sofrer prejuízos.

9. Capacidade ajustável

   Acompanhar a volatilidade do mercado também é uma das principais vantagens do outsourcing de TI. A terceirização permite aumentar ou diminuir aspectos financeiros, sem comprometer a qualidade dos serviços.

10. Segurança avançada

    Independentemente do nicho ou setor de atuação, sua empresa lida com dados sensíveis, valores e informações sigilosas o tempo todo. Neste sentido, é crucial contar com fornecedores que adotem protocolos robustos para segurança e gestão de riscos.

11. Resposta rápida a incidentes

    As melhores empresas de outsourcing de TI têm experiência em lidar com falhas de sistema e ataques cibernéticos, o que assegura soluções ágeis e eficazes. Dessa forma, mesmo diante de ameaças, você está mais preparado para evitar prejuízos ou perdas de informações.

12. Assistência 24/7

    Se a sua empresa não para, o setor de TI também não pode parar. Muitos fornecedores garantem suporte técnico constante para resolver problemas rapidamente, mesmo para companhias que funcionam sem interrupção.

13. Redução de inatividade dos sistemas

    Imprevistos não têm hora para acontecer e, nesses casos, contar com o outsourcing de TI permite a continuidade dos negócios sem interrupções, mesmo em situações extraordinárias.

14. Projetos no prazo

    A terceirização também auxilia no cumprimento de prazos, seja para clientes, fornecedores ou parceiros. Contar com a terceirização é ter garantia de entrega de projetos de TI no período estipulado.

15. Eficiência dos processos

    A redução de atrasos e melhoria da eficiência geral dos processos de TI impacta todo o fluxo de trabalho de forma positiva. Com menos preocupações relacionadas à tecnologia, você tem mais possibilidade de entregar processos sem falhas, com mais qualidade e em menos tempo.

Essas são apenas alguns benefícios de optar pela terceirização do setor de tecnologia. E, por melhores que sejam, o momento da implementação deste novo sistema de trabalho exige consideração e cuidado. Afinal, não basta saber como funciona o outsourcing de TI: você também precisa avaliar as condições da sua companhia para determinar o melhor momento para adotar as mudanças.

A seguir, vamos te explicar mais sobre esse aspecto e apresentar algumas situações que ilustram quando contratar o outsourcing de TI é mais adequado.

O momento da contratação depende de fatores como situação do negócio, maturidade e objetivos. A gestão deve avaliar e compreender as necessidades, bem como os serviços prestados pela provedora. Quando houver compatibilidade entre oferta e demanda, pode-se dizer que é a hora de implementar a terceirização.

Alguns aspectos que indicam a necessidade e evidenciam quando contratar o outsourcing de TI é urgente são:

• Custos internos com TI muito altos;
• ROI (retorno sobre investimento) baixo;
• Foco principal não está no core business;
• Falta de especialistas ou tecnologias adequadas;
• Fase de expansão ou transformação digital;
• Necessidade de reforço de segurança e compliance.

Em outras palavras, se você quer saber quando contratar outsourcing de TI, o melhor momento é antes que as limitações internas representem prejuízo à inovação ou produtividade. Contudo, não basta simplesmente convidar qualquer prestadora para sua organização. Você deve avaliar aspectos que garantam não apenas a qualidade dos serviços, como a segurança da sua companhia.

O primeiro passo é realizar uma análise interna prévia, que inclua os diversos aspectos da organização e assegure que a terceirização das funções esteja em harmonia com os objetivos e as capacidades da empresa. Você deve considerar tanto as suas necessidades, como as possibilidades de oferta da prestadora.

Veja exemplos a seguir.

Necessidades de TI

O primeiro passo é identificar as necessidades específicas da sua organização. Determine quais atividades serão do outsourcing de TI ou equipe interna e separe detalhadamente as atribuições de cada um.

Para realizar essa avaliação, conduza uma auditoria detalhada dos processos e sistemas existentes e consulte diferentes departamentos para entender suas demandas e desafios. Em seguida, defina claramente os objetivos da terceirização, como redução de custos, melhoria do desempenho ou acesso a tecnologias avançadas. As melhores empresas de outsourcing de TI são capazes de oferecer todos de uma vez!

Estrutura da equipe atual

Avaliar as habilidades e conhecimentos da equipe interna de TI permite identificar quais áreas precisam de maior apoio do fornecedor. Seu time deve estar disposto a participar de treinamentos, se necessário, e a colaborar com o profissional contratado para garantir uma transição bem-sucedida.

Orçamento

Defina um orçamento realista para o projeto e analise como pode alocar os recursos estrategicamente. Lembre-se de avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) que espera com a contratação e pondere sobre os benefícios de curto e longo prazo.

HUBIA

A seguir, confira as dicas de como escolher uma empresa de outsourcing de TI para realizar o trabalho.

Não existe uma resposta certa sobre o preço da terceirização. O valor pode variar amplamente porque depende de muitos fatores, como o escopo dos serviços, a complexidade das necessidades da empresa, a localização do fornecedor, os insumos e sistemas adotados e o nível de expertise requerido.

Em geral, é possível estruturar os custos sob a forma de um valor mensal fixo, taxas por hora ou ainda por meio de projetos específicos. Em outras palavras, a melhor forma de saber quanto custa o outsourcing de TI é por meio de pesquisas.

Para obter uma estimativa precisa, é importante solicitar cotações de diferentes fornecedores e considerar as necessidades do seu negócio. Aqui, o segredo é compreender profundamente suas demandas, limitá-las ao que sua equipe interna não tem condições de executar para, então, entrar em contato com as provedoras e descobrir quanto custa o outsourcing de TI.

Uma ação como contratar uma empresa de outsourcing de TI exige cuidado ao considerar desafios como:

• perda de controle sobre os processos e decisões, afinal, essas atitudes passam a ser dos novos prestadores de serviço;
• riscos de segurança e compliance, por compartilhar dados com pessoas de fora da empresa;
• dependência excessiva do fornecedor, especialmente se você nunca teve uma equipe interna de TI antes;
• problemas de comunicação e alinhamento, uma vez que pessoas de outras companhias podem ter ideais diferentes.

Por esses e outros motivos, ao buscar pelas melhores empresas de outsourcing de TI, você deve dar preferência àquelas que tenham visão de negócio parecida com as suas e cujas atividades contemplam aquilo que você precisa na sua organização.

Você deve considerar os seguintes critérios-chave na hora de selecionar uma empresa de terceirização de TI para o seu negócio:

• qualidade e confiabilidade dos produtos e serviços ofertados;
• segurança e conformidade dos procedimentos e sistemas;
• escalabilidade dos serviços e prestações;
• custo-benefício e retorno sobre investimento.

Detalhamos cada um dos aspectos para te ajudar a saber como escolher uma empresa de outsourcing de TI funcional para suas necessidades.

Qualidade e confiabilidade dos serviços

A qualidade e a confiabilidade dos serviços são tão importantes quanto saber quanto custa o outsourcing de TI. Essas características são essenciais para garantir operações contínuas e eficientes. É fundamental que o fornecedor possa atender às expectativas de desempenho e fornecer suporte técnico.

Para analisar essa questão, solicite referências e estudos de caso de clientes atuais e anteriores, verifique a experiência e as qualificações da equipe técnica e examine a capacidade de cumprir os SLAs estabelecidos.

Segurança e conformidade

A segurança dos dados e a conformidade com regulamentações são aspectos críticos ao considerar a terceirização de TI. A empresa de outsourcing deve adotar protocolos robustos e seguir as exigências legais pertinentes.

Portanto, pergunte sobre as políticas de proteção, avalie o histórico do fornecedor e verifique se possui certificações relevantes de defesa cibernética, como ISO 27001.

Escalabilidade dos serviços

A capacidade do fornecedor em ajustar os serviços conforme a evolução da sua empresa e as mudanças do mercado é essencial e faz toda a diferença se você pretende tomar atitudes como implementar o outsourcing de TI.

Avalie a flexibilidade dos termos e a estrutura de preços para entender como podem variar com a expansão. Busque também detalhes sobre a capacidade do fornecedor de integrar novos processos e tecnologias.

Custo-benefício e Retorno sobre Investimento

O custo do outsourcing oferece um bom retorno sobre o investimento? Compare os gastos atuais com os valores da terceirização e considere os benefícios adicionais, como eficiência e precisão.

Realize uma análise de custo-benefício detalhada, com foco nas despesas diretas e indiretas. Calcule o ROI com base na melhoria esperada, na eficiência dos processos e na qualidade dos serviços de TI. Consulte estudos de caso e análises de mercado para entender o impacto financeiro positivo da subcontratação em organizações semelhantes.

Essas são algumas questões importantes a considerar se você deseja saber como escolher uma empresa de outsourcing de TI. Após a seleção, o próximo passo é o mais importante: a implementação da terceirização!

Saber como escolher uma empresa de outsourcing de TI é crucial, mas, na hora da adoção, a lista de cuidados exige atenção a essas duas etapas cruciais:

• implementação do serviço: integrar sistemas e treinar os trabalhadores;
• análise dos resultados: coleta e interpretação dos dados para aplicação das mudanças.

Essas fases são fundamentais para assegurar os benefícios que vimos anteriormente. A seguir, você conhece o passo a passo de como proceder.

Implementação do serviço

Assim como quaisquer mudanças na estrutura da empresa, ações como contratar uma empresa de outsourcing de TI exigem implementação, ou seja, a adoção de novos sistemas, times e rotinas. Para facilitar essa fase de transformação, essa etapa é dividida em 4 partes:

• plano de implementação: trabalhe em conjunto com o fornecedor para desenvolver um plano de implementação detalhado. O documento deve incluir cronogramas, responsabilidades específicas para ambas as partes e marcos críticos para a transição dos serviços financeiros;
• integração de sistemas: uma etapa fundamental é garantir a total integração entre os sistemas de TI da sua empresa e as tecnologias do fornecedor terceirizado. Essa junção pode exigir ajustes técnicos ou upgrades para assegurar a compatibilidade e a segurança dos dados;
• treinamento e suporte: certifique-se de que sua equipe receba treinamento para entender como interagir com o serviço de outsourcing de TI e como acessar as informações ou relatórios relevantes. O fornecedor deve oferecer suporte contínuo para resolver dúvidas ou problemas;
• comunicação aberta: mantenha linhas de comunicação abertas com o fornecedor durante todo o processo de implementação. Essa medida facilita a resolução rápida de qualquer questão que possa surgir e ajuda a ajustar o processo conforme necessário.

Avaliação do Serviço

Tão importante quanto saber como escolher uma empresa de outsourcing de TI é avaliar seus serviços para determinar se a contratação foi eficiente ou não. Neste sentido, trouxemos 5 aspectos para ter atenção na hora de monitorar os resultados.

• desempenho e qualidade dos serviços: monitore o desempenho contínuo dos serviços terceirizados e verifique se os SLAs são cumpridos. Avalie a qualidade do suporte técnico, a eficiência na resolução de problemas e a estabilidade dos sistemas geridos pelo fornecedor;
• comunicação e suporte ao cliente: avalie a eficácia da comunicação com o fornecedor e veja se as respostas são rápidas e assertivas. Um suporte ao cliente de qualidade é fundamental para resolver problemas rapidamente e manter a operação fluida;
• segurança e conformidade: audite as práticas de segurança e conformidade do fornecedor. Certifique-se de que estão de acordo com políticas de segurança e regulamentações relevantes, como a LGPD. A proteção dos dados da empresa deve ser uma prioridade constante;
• flexibilidade e adaptabilidade: observe a capacidade do fornecedor de adaptar seus serviços às mudanças nas necessidades da sua empresa. Avalie como o time terceirizado gerencia aumentos de demanda, novas tecnologias e novas estratégias de negócios;
• satisfação do usuário final: recolha feedback dos usuários finais que interagem com os serviços terceirizados. A satisfação deste grupo é um indicador crítico da eficácia do outsourcing. Considere realizar pesquisas de satisfação para identificar áreas de melhoria.

Em linhas gerais, este é o passo a passo para saber como implementar o outsourcing de TI na sua empresa. A questão que continua é: como contratar boas prestadoras? Onde encontrá-las e como entrar em contato?

• Clique em solicitação de orçamento para iniciar e siga o passo a passo.
• Complete o formulário com informações sobre as necessidades de outsourcing de TI da sua empresa. As perguntas específicas ajudam a detalhar seu pedido.
• Após preencher os campos, submeta suas respostas. Esta única ação as distribui automaticamente para uma ampla rede de fornecedores qualificados.
• Em pouco tempo, você começa a receber propostas personalizadas dos interessados.

Chegamos ao fim de mais um conteúdo e, hoje, mais do que te ensinar o que é outsourcing de TI, esperamos ter te mostrado o real significado dessa prática e o quanto a terceirização é estratégica para os negócios.

Agora, para fechar com chave de ouro, temos uma última orientação para você que deseja dar o próximo passo, compreende a importância das prestadoras terceirizadas e sente que sua companhia está preparada para uma ação tão séria como contratar uma empresa de outsourcing de TI.

O oHub tem uma lista completa com as maiores empresas de prestação de serviços de TI do Brasil! São centenas de companhias por todo o país para você escolher a que mais atende às suas necessidades e expectativas!

Dracones IT

São Paulo/SP

Mundo Open Tecnologia

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Advanti

São Paulo/SP

Intelinove Soluções em Tecnologia LTDA

Porto Alegre/RS

Teamsoft

Rio de Janeiro/RJ

Clooud

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MCPLUS A LTDA

Rio de Janeiro/RJ

Mcfinfo Soluções em Tecnologia

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Beytech It Solutons

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