Outsourcing de TI vale a pena? Como contratar? GUIA
Para pequenas e médias empresas (PMEs), gerenciar a infraestrutura de TI de maneira eficaz sem comprometer o foco nas atividades principais é um desafio constante. Com recursos frequentemente limitados e uma concorrência acirrada, otimizar os custos e garantir a eficiência operacional são vitais para o crescimento e a sustentabilidade do negócio.
O outsourcing de TI desponta como uma solução estratégica promissora, que envolve confiar suas operações de tecnologia da informação a parceiros externos especializados.
O caminho para incorporá-lo em seus planos pode parecer complexo, mas não se preocupe! Este guia exclusivo do oHub o ajudará a impulsionar a produtividade e liberar recursos para se concentrar no que realmente importa: o crescimento da sua marca.
Comece a leitura e descubra como essa estratégia pode ser a chave para a transformação e o sucesso da sua empresa!
.O que é Outsourcing de TI?
Outsourcing de TI é a terceirização desse tipo de serviço, ou seja, a prática de contratar empresas externas para gerenciar e executar atividades de tecnologia da informação , desde a manutenção de sistemas e redes até o desenvolvimento de software e suporte técnico.
Essa parceria permite que a organização contratante se concentre em suas competências principais, enquanto os especialistas cuidam das necessidades tecnológicas.
Como funciona o outsourcing de TI?
A empresa que opta pelo outsourcing identifica suas necessidades de TI e busca por fornecedores especializados que atendam a essas demandas. Os profissionais devem ter experiência e oferecer a infraestrutura adequada.
Após a formalização do contrato, a companhia terceirizada inicia as atividades conforme o combinado, como gerenciar projetos, solucionar problemas, realizar manutenções preventivas e até inovar com ideias e tecnologias.
A partir desse momento, o contratante acompanha a qualidade e a eficácia dos serviços, para assegurar o cumprimento do SLA (Acordo de Nível de Serviço) e o alinhamento dos resultados com as expectativas.
15 vantagens do outsourcing de TI
A terceirização pode ser valiosa para pequenas e médias empresas, a ponto de contribuir significativamente para a expansão do negócio.
Dessa forma, as principais vantagens do outsourcing de TI são:
- Acesso a especialistas: profissionais altamente qualificados e com perícias específicas melhoram a qualidade dos serviços;
- Economia operacional: diminui despesas com contratação, treinamento e retenção de funcionários;
- Investimento em infraestrutura: reduz grandes gastos em hardware, software e manutenção;
- Tecnologia de ponta: fornecedores de outsourcing têm acesso às mais recentes ferramentas;
- Implementação eficiente: especialistas garantem a instalação e manutenção eficaz dos sistemas;
- Foco em tarefas mais importantes: a empresa pode dedicar tempo e recursos às atividades estratégicas;
- Aumento da produtividade: quando a equipe interna foca em funções críticas, melhora a eficiência operacional;
- Adaptação às necessidades: facilita o ajuste de recursos de TI conforme a demanda, seja para crescimento ou sazonalidade;
- Capacidade ajustável: permite aumentar ou diminuir aspectos financeiros, sem comprometer a qualidade dos serviços;
- Segurança avançada: fornecedores contam com protocolos robustos para segurança e gestão de riscos;
- Resposta rápida a incidentes: experiência em lidar com falhas de sistema e ataques cibernéticos, o que assegura soluções ágeis e eficazes;
- Assistência 24/7: muitos fornecedores garantem suporte técnico constante para resolver problemas rapidamente;
- Redução de inatividade dos sistemas: permite a continuidade dos negócios sem interrupções;
- Projetos no prazo: garantia de entrega de projetos de TI no período estipulado;
- Eficiência dos processos: redução de atrasos e melhoria da eficiência geral dos processos de TI.
O que avaliar antes de contratar outsourcing de TI?
Uma análise interna prévia, que inclua os diversos aspectos da organização, assegura que a terceirização das funções esteja em harmonia com os objetivos e as capacidades da empresa.
Confira a lista do que avaliar antes de contratar outsourcing de TI.
Necessidades de TI
O primeiro passo é identificar as necessidades específicas da sua organização. Determine quais atividades de TI você pode terceirizar para melhorar a eficiência e mantenha internamente as que exigem maior controle e segurança.
Para realizar essa avaliação, conduza uma auditoria detalhada dos processos e sistemas existentes e consulte diferentes departamentos para entender suas demandas e desafios.
Em seguida, defina claramente os objetivos do outsourcing, como redução de custos, melhoria do desempenho ou acesso a tecnologias avançadas.
Estrutura da equipe atual
Avaliar as habilidades e conhecimentos da equipe interna de TI permite identificar quais áreas precisam de maior apoio do fornecedor. Seu time deve estar disposto a participar de treinamentos, se necessário, e a colaborar com o profissional contratado para garantir uma transição bem-sucedida.
Orçamento
Defina um orçamento realista para o projeto e analise como pode alocar os recursos estrategicamente. Lembre-se de avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) que espera com a contratação e pondere sobre os benefícios a curto e longo prazo.
Ao considerar todos esses aspectos, você estará preparado para tomar uma decisão e escolher um parceiro que contribua para o seu sucesso.
HUBIAA seguir, confira as dicas de como escolher uma empresa de outsourcing de TI para realizar o trabalho.
Quanto custa outsourcing de TI?
Não existe uma resposta certa sobre quanto custa o Outsourcing de TI. O valor pode variar amplamente porque depende de muitos fatores, como o escopo dos serviços, a complexidade das necessidades da empresa, a localização do fornecedor e o nível de expertise requerido.
Em geral, é possível estruturar os custos sob a forma de um valor mensal fixo, taxas por hora ou ainda por meio de projetos específicos.
Para obter uma estimativa precisa, é importante solicitar cotações de diferentes fornecedores e considerar as necessidades do seu negócio.
Percebeu como o outsourcing de TI vale a pena? Entretanto, antes de contratar um fornecedor, é crucial realizar uma introspecção detalhada. Entenda!
Como escolher uma empresa de outsourcing de TI?
A escolha de um bom fornecedor é crucial para adquirir os melhores resultados. Uma decisão equivocada pode gerar problemas de comunicação, custos inesperados e até mesmo questões legais. Portanto, considere os seguintes critérios-chave ao selecionar uma organização.
Qualidade e confiabilidade dos serviços
A qualidade e a confiabilidade dos serviços de TI são essenciais para garantir operações contínuas e eficientes. É fundamental que o fornecedor possa atender às expectativas de desempenho e fornecer suporte técnico.
Para analisar essa questão, solicite referências e estudos de caso de clientes atuais e anteriores, verifique a experiência e as qualificações da equipe técnica e examine a capacidade de cumprir os SLAs estabelecidos.
Segurança e conformidade
A segurança dos dados e a conformidade com regulamentações são aspectos críticos ao considerar a terceirização de TI.
A empresa de outsourcing deve adotar protocolos robustos e seguir as exigências legais pertinentes.
Portanto, pergunte sobre as políticas de proteção, avalie o histórico do fornecedor e confira se têm certificações relevantes de defesa cibernética, como ISO 27001.
Escalabilidade dos serviços
A capacidade do fornecedor em ajustar os serviços conforme a evolução da sua empresa e as mudanças do mercado é essencial.
Avalie a flexibilidade dos termos e a estrutura de preços para entender como podem variar com a expansão. Busque também detalhes sobre a capacidade do fornecedor de integrar novos processos e tecnologias.
Custo-benefício e Retorno sobre Investimento
O custo do outsourcing oferece um bom retorno sobre o investimento? Compare os gastos atuais com os valores da terceirização e considere os benefícios adicionais, como eficiência e precisão.
Realize uma análise de custo-benefício detalhada, com foco nas despesas diretas e indiretas. Calcule o ROI com base na melhoria esperada, na eficiência dos processos e na qualidade dos serviços de TI. Consulte estudos de caso e análises de mercado para entender o impacto financeiro positivo da subcontratação em organizações semelhantes.
Leia também: 10 melhores empresas de Outsourcing de TI em Rio de Janeiro - RJ
Como solicitar uma cotação de outsourcing de TI no oHub?
- Clique em solicitação de orçamento para iniciar e siga o passo a passo.
- Complete o formulário com informações sobre as necessidades de outsourcing de TI da sua empresa. As perguntas específicas ajudam a detalhar seu pedido.
- Após preencher os campos, submeta suas respostas. Esta única ação as distribui automaticamente para uma ampla rede de fornecedores qualificados.
- Em pouco tempo, você começa a receber propostas personalizadas dos interessados.
- Seleção cuidadosa: a importância de escolher o fornecedor certo, que não só entenda as necessidades específicas do seu negócio, mas que também possa se adaptar à sua evolução.
- Implementação estratégica: a necessidade de um plano bem estruturado, com atenção à integração de sistemas e à capacitação da equipe, é fundamental para o sucesso da parceria.
- Avaliação contínua: analisar regularmente o serviço permite ajustes oportunos e assegura que a abordagem continue alinhada aos objetivos da empresa.
- Benefícios tangíveis: o acesso a tecnologias avançadas e expertise, além da otimização de custos e da melhoria da eficiência operacional, são vantagens incontestáveis do Outsourcing de TI.
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Veja no vídeo como funciona.
Melhores empresas de Outsourcing de TI
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Confira a lista completa das melhores empresas de Outsourcing de TI.
Implementação e Avaliação
Após a seleção de um fornecedor de Outsourcing de TI que atenda às necessidades da sua pequena ou média empresa, o próximo passo é a implementação do serviço e a subsequente avaliação de sua eficácia.
Esta fase é crucial para assegurar que os benefícios esperados do BPO Financeiro sejam plenamente realizados e que qualquer ajuste necessário seja feito de maneira oportuna.A seguir, você conhece o passo a passo de como proceder.
A seguir, você conhece o passo a passo:
Implementação do serviço
Plano de implementação: trabalhe em conjunto com o fornecedor escolhido para desenvolver um plano de implementação detalhado. O documento deve incluir cronogramas, responsabilidades específicas para ambas as partes e marcos críticos para a transição dos serviços financeiros.
Integração de sistemas: uma etapa fundamental é garantir que os sistemas de TI da sua empresa estejam integrados de forma eficaz com as tecnologias utilizadas pelo seu fornecedor de Outsourcing de TI. Isso pode exigir ajustes técnicos ou upgrades para assegurar a compatibilidade e a segurança dos dados.
Treinamento e suporte: certifique-se de que sua equipe receba o treinamento necessário para entender como interagir com o serviço de Outsourcing de TI e como acessar as informações ou relatórios relevantes. O fornecedor deve oferecer suporte contínuo para resolver dúvidas ou problemas.
Comunicação aberta: mantenha linhas de comunicação abertas com o fornecedor durante todo o processo de implementação. Isso facilita a resolução rápida de qualquer questão que possa surgir e ajuda a ajustar o processo conforme necessário.
Avaliação do Serviço
Desempenho e Qualidade dos Serviços: Monitore o desempenho contínuo dos serviços terceirizados, verificando se os acordos de nível de serviço (SLAs) estão sendo cumpridos. Avalie a qualidade do suporte técnico, a eficiência na resolução de problemas e a estabilidade dos sistemas geridos pelo fornecedor.
Comunicação e Suporte ao Cliente: Avalie a eficácia da comunicação com o fornecedor. Verifique se as respostas são rápidas e eficazes e se há canais de comunicação claros e disponíveis. Um suporte ao cliente de qualidade é fundamental para resolver problemas rapidamente e manter a operação fluida.
Segurança e Conformidade: Regularmente audite as práticas de segurança e conformidade do fornecedor. Certifique-se de que estão aderindo às políticas de segurança acordadas e às regulamentações relevantes, como a LGPD. A proteção dos dados da empresa deve ser uma prioridade constante.
Flexibilidade e Adaptabilidade: Observe a capacidade do fornecedor de adaptar seus serviços às mudanças nas necessidades da sua empresa. Avalie como eles gerenciam aumentos de demanda, implementam novas tecnologias e se ajustam a novas estratégias de negócios.
Satisfação do Usuário Final: Recolha feedback dos usuários finais que interagem com os serviços terceirizados. A satisfação do usuário final é um indicador crítico da eficácia do outsourcing. Considere realizar pesquisas de satisfação para identificar áreas de melhoria e garantir que as expectativas estão sendo atendidas.
A implementação bem-sucedida e a avaliação contínua são fundamentais para maximizar os benefícios do Outsourcing de TI para pequenas empresas.
Ao adotar uma abordagem proativa e colaborativa com o fornecedor, sua empresa pode não apenas otimizar suas operações financeiras, mas também se posicionar para um crescimento sustentável e eficiente.
Resumo sobre outsourcing de TI
Após explorar os processos de seleção, implementação e avaliação de um serviço de terceirização, é evidente o potencial transformador que tal parceria pode oferecer a pequenas e médias empresas.
O outsourcing de TI é uma ótima estratégia de economia, além de ser um meio eficaz de ganhar eficiência operacional, ter acesso a especializações e permitir que a gestão se concentre no crescimento do core-business.
Sumário dos pontos principais