Indexação e OCR
de Documentos
Indexação e OCR de documentos é o processo que torna documentos digitalizados pesquisáveis, extraindo seu texto por reconhecimento óptico (OCR) e organizando-os por índices para busca rápida. Aqui você compara fornecedores que estruturam esse serviço.
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Quando faz sentido indexação e OCR
de documentos
Estes são os sinais de que a empresa precisa de indexação e OCR. Se reconhece dois ou mais, vale estruturar.
Digitalizou mas não acha nada
Os arquivos são imagens que não dá para pesquisar.
Busca documento na mão
Encontrar um documento exige abrir um por um.
Acervo digital desorganizado
Milhares de arquivos sem índice nem padrão.
Dados presos em papel
Informações em documentos que não viram dado utilizável.
Retrabalho de digitação
Dados de documentos redigitados manualmente.
Tempo perdido procurando
Horas gastas para localizar um documento.
O que o indexação e OCR
de documentos entrega
Estes são os itens que costumam fazer parte de uma indexação e OCR de documentos. Cada fornecedor detalha o seu na proposta.
OCR para tornar os documentos pesquisáveis
Definição de índices e metadados
Organização do acervo por critérios de busca
Integração com o repositório digital
Como o serviço acontece
A estrutura varia entre fornecedores, mas costuma seguir estas fases.
Diagnóstico
Levantamento da situação atual e dos pontos de atenção.
Análise
Estudo das opções e dos números relevantes para a decisão.
Recomendação
Apresentação do plano com as medidas e a prioridade de cada uma.
Implantação
Apoio na execução e acompanhamento dos resultados.
O dia a dia muda
Como fica a operação antes e depois deste serviço.
Sem indexação e OCR
- Digitalizou e não acha
- Busca na mão
- Acervo desorganizado
- Dados presos em papel
- Retrabalho de digitação
Com documentos pesquisáveis
- Documentos pesquisáveis
- Busca por conteúdo
- Acervo indexado
- Dados extraídos do documento
- Menos digitação manual
Tire suas dúvidas antes de contratar
As perguntas mais comuns sobre indexação e OCR de documentos.
O que é indexação e OCR de documentos?
É o processo que torna documentos digitalizados pesquisáveis, extraindo seu texto por reconhecimento óptico (OCR) e organizando-os por índices para busca rápida.
O que é OCR?
É o reconhecimento óptico de caracteres: a tecnologia que lê o texto de uma imagem digitalizada e o transforma em conteúdo pesquisável e editável.
Qual a diferença para só digitalizar?
Digitalizar gera uma imagem; o OCR e a indexação tornam essa imagem pesquisável por conteúdo e organizada por índices, para achar o documento em segundos.
O que são índices e metadados?
São as informações que classificam cada documento (data, tipo, nome, número), permitindo filtrar e localizar rapidamente no acervo.
Serve para acervo já digitalizado?
Sim. O OCR e a indexação podem ser aplicados a documentos que já foram escaneados, mas continuam sendo só imagens.
Quanto custa contratar?
O investimento varia conforme o volume. Vale solicitar a cotação no oHub: você recebe contato de cerca de 4 fornecedores em 24 horas, sem compromisso.
Entenda indexação e OCR
de documentos a fundo
Indexação e OCR de documentos é o processo que torna documentos digitalizados pesquisáveis, extraindo seu texto por reconhecimento óptico (OCR) e organizando-os por índices para busca rápida.
Indexação e OCR de documentos é o processo que torna documentos digitalizados pesquisáveis, extraindo seu texto por reconhecimento óptico (OCR) e organizando-os por índices para busca rápida.
Na prática, o fornecedor aplica o OCR, define índices e metadados, organiza o acervo e integra ao repositório. Digitalizar sem OCR é trocar a gaveta de papel por uma gaveta de imagens; é o OCR e a indexação que transformam o acervo em algo realmente pesquisável.
Como escolher um fornecedor de indexação e OCR
de documentos
Critérios objetivos para separar uma proposta sólida de uma promessa vazia. São, também, a régua que o oHub usa para qualificar fornecedores.
- Metodologia explícita. O fornecedor deve explicar com clareza como conduz o trabalho de indexação e OCR de documentos e por quê, não apenas prometer o resultado.
- Experiência no seu setor e porte. Realidades de uma indústria, de um comércio e de uma empresa de serviços são diferentes; experiência próxima acelera e qualifica.
- Escopo e entregáveis claros. O que está e o que não está incluído, prazos de proposta e formato de acompanhamento definidos antes de fechar.
- Referências verificáveis. Casos, clientes e resultados que você possa conferir, não só material de venda.
- Comparabilidade. Avaliar mais de uma proposta na mesma régua é o que mostra se o preço e o escopo são justos.
- Apoio na implantação. O melhor fornecedor não entrega um relatório e some: acompanha a execução até virar rotina na empresa.
Erros comuns em indexação e OCR
de documentos
As armadilhas que mais comprometem o resultado deste tipo de trabalho.
Digitalizar sem OCR
Imagem sem texto não é pesquisável.
Indexar sem padrão
Índices inconsistentes dificultam a busca.
Ignorar a qualidade do scan
Digitalização ruim prejudica o OCR.
Não integrar ao repositório
Documento indexado fora do cofre se perde.
Esquecer os metadados certos
Índice errado é tão ruim quanto nenhum.
Termos que você vai ouvir
Um vocabulário rápido para conversar de igual para igual com qualquer fornecedor.
OCR. Reconhecimento óptico de caracteres
Indexação. A classificação dos documentos para busca
Metadado. A informação que descreve o documento
Pesquisável. Documento cujo conteúdo pode ser buscado
Acervo digital. O conjunto de documentos digitalizados
Outras dúvidas frequentes
De quanto em quanto tempo o trabalho de indexação e OCR de documentos deve ser revisado?
Depende do serviço, mas em geral vale revisar quando a empresa muda de porte, de processo ou de objetivo. O fornecedor pode sugerir uma cadência na proposta.
Indexação e OCR de documentos garante resultado?
Não há garantia automática, porque o resultado depende da realidade de cada empresa. O que um bom fornecedor faz é aumentar muito a chance de acerto usando método e experiência.
Para ir além
Serviços que costumam ser avaliados em conjunto.