Tabela de Temporalidade Documental
Tabela de temporalidade documental é o instrumento que define quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e quando pode ser descartado, com base em prazos legais e de negócio. Aqui você compara consultorias que elaboram a temporalidade.
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Quando faz sentido tabela de temporalidade documental
Estes são os sinais de que a empresa precisa de uma tabela de temporalidade. Se reconhece dois ou mais, vale elaborar.
Guarda tudo para sempre
O acervo só cresce, sem critério de descarte.
Medo de descartar
Receio de jogar fora um documento que ainda era necessário.
Não sabe os prazos legais
Falta clareza sobre por quanto tempo guardar cada documento.
Espaço e custo de guarda
Arquivo físico e digital inchados sem necessidade.
Descarte sem critério
Documentos jogados fora sem regra, com risco.
Documentos vencidos ocupando lugar
Papel que já poderia ter sido descartado.
O que o tabela de temporalidade documental entrega
Estes são os itens que costumam fazer parte de uma tabela de temporalidade documental. Cada consultoria detalha o seu na proposta.
Levantamento dos tipos de documento
Definição de prazos de guarda por tipo
Critérios de descarte e destinação
Tabela de temporalidade aplicável
Como o serviço acontece
A estrutura varia entre fornecedores, mas costuma seguir estas fases.
Diagnóstico
Levantamento da situação atual e dos pontos de atenção.
Análise
Estudo das opções e dos números relevantes para a decisão.
Recomendação
Apresentação do plano com as medidas e a prioridade de cada uma.
Implantação
Apoio na execução e acompanhamento dos resultados.
O dia a dia muda
Como fica a operação antes e depois deste serviço.
Sem temporalidade
- Guarda tudo para sempre
- Medo de descartar
- Não sabe os prazos
- Custo de guarda alto
- Descarte sem critério
Com temporalidade definida
- Guarda pelo prazo certo
- Descarte com segurança
- Prazos legais claros
- Custo de guarda reduzido
- Descarte com critério
Tire suas dúvidas antes de contratar
As perguntas mais comuns sobre tabela de temporalidade documental.
O que é tabela de temporalidade documental?
É o instrumento que define quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e quando pode ser descartado, com base em prazos legais e de negócio.
Por que ter uma temporalidade?
Porque guardar tudo para sempre infla o acervo e o custo, e descartar sem critério gera risco. A tabela define o que guardar, por quanto tempo e quando descartar.
Os prazos são legais?
Muitos sim. Documentos fiscais, trabalhistas e contábeis têm prazos legais de guarda. A tabela considera esses prazos e também os de negócio.
Posso descartar com segurança?
Sim, seguindo a temporalidade e com a destinação adequada, especialmente para documentos com dados sensíveis.
Serve para documento físico e digital?
Sim. A temporalidade vale para os dois e orienta tanto a guarda quanto o descarte do acervo físico e digital.
Quanto custa contratar?
O investimento varia conforme o acervo. Vale solicitar a cotação no oHub: você recebe contato de cerca de 4 consultorias em 24 horas, sem compromisso.
Entenda tabela de temporalidade documental a fundo
Tabela de temporalidade documental é o instrumento que define quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e quando pode ser descartado, com base em prazos legais e de negócio.
Tabela de temporalidade documental é o instrumento que define quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e quando pode ser descartado, com base em prazos legais e de negócio.
Na prática, a consultoria levanta os tipos de documento, define os prazos de guarda, estabelece os critérios de descarte e entrega a tabela. Sem temporalidade, a empresa oscila entre guardar tudo (caro) e descartar no chute (arriscado); a tabela traz o equilíbrio com base em prazos legais.
Como escolher um fornecedor de tabela de temporalidade documental
Critérios objetivos para separar uma proposta sólida de uma promessa vazia. São, também, a régua que o oHub usa para qualificar fornecedores.
- Metodologia explícita. O fornecedor deve explicar com clareza como conduz o trabalho de tabela de temporalidade documental e por quê, não apenas prometer o resultado.
- Experiência no seu setor e porte. Realidades de uma indústria, de um comércio e de uma empresa de serviços são diferentes; experiência próxima acelera e qualifica.
- Escopo e entregáveis claros. O que está e o que não está incluído, prazos de proposta e formato de acompanhamento definidos antes de fechar.
- Referências verificáveis. Casos, clientes e resultados que você possa conferir, não só material de venda.
- Comparabilidade. Avaliar mais de uma proposta na mesma régua é o que mostra se o preço e o escopo são justos.
- Apoio na implantação. O melhor fornecedor não entrega um relatório e some: acompanha a execução até virar rotina na empresa.
Erros comuns em tabela de temporalidade documental
As armadilhas que mais comprometem o resultado deste tipo de trabalho.
Guardar tudo por medo
Acervo eterno é custo e desorganização.
Descartar sem critério
Jogar fora documento ainda exigível é risco.
Ignorar prazos legais
Cada tipo de documento tem prazo próprio a respeitar.
Não destinar com segurança
Descarte de documento sensível pede cuidado de LGPD.
Tabela que não é seguida
Temporalidade no papel sem aplicação não resolve.
Termos que você vai ouvir
Um vocabulário rápido para conversar de igual para igual com qualquer fornecedor.
Temporalidade. O prazo de guarda de cada tipo de documento
Prazo de guarda. Por quanto tempo o documento deve ser mantido
Descarte. A eliminação do documento após o prazo
Destinação. O encaminhamento do documento ao fim do prazo
Tipo documental. A categoria à qual um documento pertence
Outras dúvidas frequentes
De quanto em quanto tempo o trabalho de tabela de temporalidade documental deve ser revisado?
Depende do serviço, mas em geral vale revisar quando a empresa muda de porte, de processo ou de objetivo. O fornecedor pode sugerir uma cadência na proposta.
Tabela de temporalidade documental garante resultado?
Não há garantia automática, porque o resultado depende da realidade de cada empresa. O que um bom fornecedor faz é aumentar muito a chance de acerto usando método e experiência.
Para ir além
Serviços que costumam ser avaliados em conjunto.