O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) da Digiout centraliza e organiza os documentos da sua empresa em um ambiente digital seguro, com controle por unidades e estrutura completa por setores e tipos documentais.

Assim, cada área acessa exatamente o que precisa — com mais agilidade, rastreabilidade e padronização.

O sistema permite configurar controle de acesso por setor, garantindo que um usuário não visualize documentos de outra área, a menos que tenha permissão. Isso aumenta a segurança da informação e evita exposições indevidas, mantendo a gestão documental alinhada às regras internas da empresa.

Além da organização, o GED Digiout ajuda a manter o acervo sempre atualizado ao controlar a vida útil dos documentos, com relatórios que identificam o que já pode ser descartado. Também oferece recursos para acompanhar a tramitação interna, registrando o caminho do documento dentro da corporação e facilitando o controle entre departamentos.

&-8203-Benefícios do GED Digiout
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Organização centralizada dos documentos por unidade &-8594- setor &-8594- tipo documental
Mais segurança com controle de acesso por setor (cada usuário vê apenas o que tem permissão)
Redução de riscos de vazamento e acesso indevido a informações internas
Agilidade na rotina: localização e consulta mais rápidas, com menos retrabalho
Padronização da gestão documental entre várias unidades do cliente
Gestão do ciclo de vida do documento, evitando acúmulo desnecessário
Otimização de espaço e custos ao identificar o que pode ser descartado com segurança
Mais controle e rastreabilidade da movimentação de documentos dentro da corporação

Funcionalidades do GED Digiout
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Gestão multiunidades (controle de várias unidades do cliente em um único sistema)
Estrutura hierárquica: unidades, setores e tipos de documentos
Permissões e perfis de acesso por setor (acesso restrito e configurável)
Controle da vida útil do documento
Relatório de documentos elegíveis para descarte (expurgo)
Controle de tramitação do documento (movimentação entre áreas-usuários)
Registro e acompanhamento do fluxo interno do documento (rastreabilidade)


GED Workflow Digiout — Aprovações e Assinaturas
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O GED Workflow da Digiout reúne tudo o que você já tem no GED (organização por unidades, setores e tipos documentais, controle de acesso, tramitação e gestão do ciclo de vida) e adiciona uma camada essencial: fluxos de aprovação e assinaturas para acelerar decisões e formalizações com rastreabilidade.

Sempre que um documento anexado exigir aprovação ou assinatura — inclusive PDFs — o sistema dispara alertas automáticos por e-mail para os usuários envolvidos, solicitando a ação necessária.

Isso reduz atrasos, evita esquecimentos e mantém o processo andando sem depender de cobranças manuais.

Um diferencial importante é a possibilidade de envolver usuários externos ao sistema.

Assim, contratos e documentos podem ser enviados para terceiros (como clientes, fornecedores ou parceiros) que não possuem cadastro no GED, permitindo a conclusão do fluxo de assinatura-aprovação de forma organizada e controlada.