Um visitante, um entregador ou um prestador de serviço chega à portaria do edifício e aciona normalmente o interfone.
Em vez do interfone tocar na guarita do porteiro físico ou diretamente no apartamento do morador, ele será atendido por um atendente remoto conectado por um link de Internet. Esse atendente se encontra em uma central remota a que a portaria virtual permanece conectada durante as 24 horas do dia, 365 dias do ano (até quando há falta de energia elétrica, pois os equipamentos contam com baterias (nobreaks) para essas eventualidades ou geradores em alguns casos).
Ao fazer o atendimento, o monitor procede com a identificação do visitante, obtida tanto pelas informações passadas como pelas imagens capturadas pela câmera.
Como se fosse um porteiro físico, o monitor repassa as informações que obteve para quem estiver no apartamento, cabendo a essa pessoa autorizar ou não o acesso do anunciado.
Havendo a autorização, o monitor destrava o portão a partir da central remota, permitindo que o visitante entre no condomínio.
Ao mesmo tempo, o monitoramento por vídeo controla o acesso às garagens.