Em um cenário marcado por uma série de incertezas econômicas e o acirramento constante da concorrência, toda empresa precisa agir de forma efetiva para se manter sólida.

Por isso, as metodologias e técnicas gerenciais vêm atraindo bastante o interesse das lideranças empresariais.
Mas existe um aspecto importante que ainda é ignorado por boa parte do empresariado: a gestão de documentos.

O detalhe é que esse erro pode deixar a empresa mais burocrática, à mercê de riscos jurídicos e menos lucrativa, mas a gestão de documentos não pode mais ser subestimada por sua empresa.

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de diferentes naturezas:

• Administrativa e Financeira (documentos financeiros).
• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade).
• Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção).
• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos).
• Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente).
• Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos).
• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento).
• Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).
• Hospitalar (gestão de prontuários e exames).
• Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas).

Ao longo da vida útil da empresa, ela vai acumulando todos os documentos produzidos, o que pode se tornar um verdadeiro problema, tanto de espaço quanto de organização e administração.

Para lidar adequadamente com essa imensidão de papéis ou arquivos digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.

Mesmo tendo um software de apoio à gestão de documentos, ele será apenas uma ferramenta que depende do mais importante, que é como as pessoas administrarão esses arquivos.

A gestão de documentos prevê exatamente isso: a criação de processos para garantir o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em conta sua natureza e suas especificidades de manuseio. Acha que a tarefa parece simples? Então saiba desde já que uma boa gestão demanda muito mais que um grande gaveteiro para o armazenamento de documentos estratégicos.

Fases da Gestão de Documentos:
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159-1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.

As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Quais são os riscos da gestão inadequada de documentos?

Ao se ter uma gestão inadequada, é fácil cair na armadilha de criar diversos documentos que podem até distorcer o fluxo dos processos e levar ao fracasso.

Por exemplo, quando os documentos são mal administrados e as informações não estão devidamente atualizadas, acabam criando confusão ou frustração para as pessoas que buscam respostas ou produzem resultados finais.

O primeiro problema encontrado na gestão de documentos é, portanto, a quantidade de dados e o fornecimento de informações relevantes para cada pessoa envolvida no processo. Muitas empresas acabam tendo prejuízos por não terem uma estratégia para consolidar informações e gerenciar o fluxo de documentos dentro da equipe.

Falta de visibilidade
A empresa e as partes interessadas precisam ter acesso às informações que são relevantes. Devido a uma gestão inadequada de documentos, nem todos têm uma visão clara do progresso das tarefas que dizem respeito a eles e do status geral do processo.
Os documentos acabam sendo tratados de forma isolada e não relacionados entre si. Além disso, esses arquivos geralmente contêm redundâncias de informações que contribuem para a falta de entendimento.

Baixa segurança
Medidas de segurança baixas entram em vigor, sem regras de gerenciamento e fluxos de trabalho para processar documentos confidenciais. Isso pode permitir que informações críticas cheguem nas mãos erradas e desviem o processo de seus objetivos.

Perda de dados
Alguns serviços que gerenciam documentos não têm os processos e a capacidade de armazenamento necessária de todos os seus arquivos. Normalmente, esses documentos podem facilmente se perder ou não ser devidamente acessíveis e, assim, contribuir para a falta de integridade dos dados, o que pode ser prejudicial ao tomar uma decisão.

A sua empresa ainda não adotou a gestão de documentos?

Ela pode estar perdendo muito em organização, tempo e até mesmo em dinheiro.

Veja a seguir, quais são os benefícios da gestão de documentos:

- Recuperação do espaço físico:
Em pleno o século 21, muitas empresas ainda têm as suas salas abarrotadas por pilhas e mais pilhas de papel, que não podem ser descartados por quem têm informações importantes. Ao optar pela gestão de documentos, a corporação pode recuperar o espaço físico, uma vez que os documentos são convertidos para um formato eletrônico e mantidos em um sistema de computador, permitindo um melhor aproveitamento do espaço físico.

- Organização dos documentos:
Sem dúvidas, um dos principais benefícios da gestão de documentos é a organização que ela proporciona aos documentos da empresa, pois eles são armazenados por categorias, temas, nível de importância e data de expedição, evitando que eles se misturem e causem confusões nos funcionários.

- Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos:
A gestão de documentos traz a otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos, o que gera uma economia de tempo. Afinal de contas, quando os documentos estão organizados por categorias e existe um método de busca, fica muito mais fácil de o funcionário abrir exatamente o arquivo que precisa e empregar o seu tempo na execução do seu serviço.

- Segurança das informações da Empresa:
Todos os documentos produzidos por uma empresa são compostos por informações, desde as mais relevantes até as menos importantes, que devem ser protegidas. A gestão de documentos possibilita que as informações sejam mantidas em segurança, pois são protegidas por programas eletrônicos específicos.

- Praticidade para a elaboração de relatórios:
A partir da gestão de documentos, a empresa tem mais praticidade para elaborar relatórios e planilhas, pois os dados podem ser acessados a qualquer momento, estando corretos e bem organizados.

- Redução de custos:
Com a gestão de documentos de forma eletrônica, a empresa reduz os seus custos, pois não há mais a necessidade de funcionários e de equipamentos para fazer a administração do acervo físico dos documentos.