Otimização de Processos de Gestão

A otimização de Processos de Gestão consiste em, torná-los mais adequados à estrutura e aos negócios atuais da organização, aumentando o valor agregado e reduzindo os custos da qualidade-

Geralmente as organizações que certificaram seus Sistemas de Gestão há alguns anos, cresceram seu parque industrial e evoluíram tecnologicamente, no entanto, os SGs permaneceram inalterados e sem adequações apropriadas, que mantêm a certificação, porém, aumentam o custo da qualidade em mantê-los. As normas de gestão direcionam as organizações em busca da melhoria contínua, porém não pode ser esquecida a melhoria da estrutura dos Sistemas de Gestão que foram eficazes e eficientes no passado, mas que agora podem ser eficazes para manter a certificação, mas inadequados à situação atual da organização, desta forma tornando-se não eficientes.

A ECS pode ajudar sua organização a otimizar os seus processos, deixando-os mais enxutos e monitorados.

O projeto deste trabalho é desenvolvido basicamente em 5 etapas:

Primeira Fase (Coleta de Dados)

• Entrevistas com a direção,

• Entrevistas com o pessoal envolvido na realização dos processos,

• Entrevistas com o pessoal envolvido nas interações de entradas do processo,

• Entrevistas com o pessoal envolvido nas interações de saídas do processo.

Segunda Fase (Identificar adequações)

• Identificar pontos fracos e fortes do processo,

• Identificar adequações necessárias para melhorias nas atividades e resultados dos processos,

• Identificar adequações e ferramentas necessárias para atender requisitos normativos,

• Identificar entendimento das pessoas em relação ao processo,

• Identificar necessidade de melhorias para melhoria da competência do pessoal.

Terceira Fase (Estabelecer o antes e o depois)

• Desenhar o mapa do processo atual (Fluxo e rotinas de trabalho),

• Desenhar o mapa do processo revisado (Fluxo e rotinas de trabalho),

• Documentar o planejamento do processo revisado, com objetivos, indicadores e metas sugeridas,

• Documentar plano de ações proposto para implementar as revisões dos processos.

Quarta Fase (Análise Crítica e validação das revisões)

• Realizar reuniões (workshop), para apresentar, debater e aprovar as adequações propostas,

• Estabelecer cronograma de trabalho para implementação efetiva das adequações aprovadas,

• Definir grupos de trabalho para as atividades de implementação efetiva,

• Definir forma, métodos e responsabilidades para acompanhamento da implementação efetiva.

Quinta Fase (Implementação Efetiva)

• Implementar efetivamente as adequações aprovadas como planejado,

• Acompanhar a evolução das implementações e sua eficácia,

• Identificar a necessidade de ajustes finos nas ações planejadas,

• Treinar pessoal como apropriado com base nas rotinas revisadas.

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