Mas, antes de você analisar as organizações que oferecem esse serviço, vamos entender melhor o que faz uma empresa de espaço para eventos, ok?

As empresas de eventos são organizações responsáveis por ajudar o cliente a cuidar de toda a estrutura de um evento, a começar pelo local. Isso dependerá de uma série de fatores como quantidade de pessoas e seus tipos (adultos, crianças, festa particular ou empresarial, etc).

Para que sua cerimônia se torne realidade, é fundamental escolher um bom local. Afinal de contas, identificar um ambiente de qualidade exige tempo e muita pesquisa. 

Sendo assim, as empresas de espaço de festa disponibilizam locais destinados para eventos profissionais e científicos, desde salas para palestras, até realizações de workshops.

Nesse aspecto, os staffs são fundamentais para o bom andamento do serviço. Staffs são as equipes que dão suporte ao evento, ou seja, profissionais responsáveis por executar as atividades como, por exemplo, limpeza dos banheiros e a segurança dos participantes, contratação de fornecedores e montagem dos orçamentos.

Mas não é só isso! Entre algumas funções dos staffs, encontram-se:

• cuidado da recepção;
• validação do credenciamento;
• direcionamento dos convidados.

Tenha em mente que todo o evento precisa de profissionais eficientes. Por isso, verifique se a equipe foi bem treinada e se há uma boa comunicação entre os colaboradores, pois eles estarão separados pelos setores do evento.

Sendo assim, contrate uma empresa de espaço de festa que tenha pessoas dispostas a trabalhar, na maioria das vezes, em pé, que sejam gentis e simpáticas.

Outro ponto interessante é que uma empresa de espaço para eventos, geralmente, usa plataformas de gerenciamento e vendas de inscrição. Essa ferramenta tecnológica serve para monitorar as inscrições e pagamentos, emissão de certificados e recebimento de trabalhos por e-mail.

Além do mais, uma plataforma de cerimônias também possibilita que o organizador venda as inscrições online e acompanhe todo o processo com relatórios financeiros. Outro fator é que o sistema de eventos diminui gastos com a equipe e equipamentos. O credenciamento, por exemplo, pode ser realizado por meio de um aplicativo de check-in baixado no seu celular.

Uma empresa desse ramo produz, planeja e coordena o seu evento, se você desejar, além de outros benefícios, como:

• distribuir a equipe em locais estratégicos, passando pela recepção, meio do salão até a cozinha;
• fazer o planejamento de ações, como decidir a quantidade de participantes, essencial para escolher o local do evento, buffet do coffee-break, brindes, materiais de apoio, etc;
• falar com os fornecedores para confirmar a presença no dia, horário e local do evento;
• checar as funções no dia do evento;
• criar parcerias, uma vez que muitos eventos oferecem descontos em restaurantes, agências de viagens e hotéis, etc.

Diante dos benefícios de um salão de festas para alugar, o que não pode faltar nesses espaços?

Reflita sobre o tipo de negócio, sua proposta e os eventos que ele atende. Assim, você poderá se certificar de que a estrutura e os equipamentos estão adequados.

Então, pergunte-se:

• o espaço é básico ou sofisticado?;
• será que o local irá comportar a quantidade de pessoas?;
• que eventos a empresa atende: casamentos, conferências, festas infantis?

Também é importante estar atento se o espaço tem cobertura para proteger os participantes da chuva e de outros problemas climáticos.

Em ambientes fechados, é importante ter isolamento térmico para evitar altas temperaturas e causar desconforto no público.

Por fim, antes de fechar um negócio, verifique:

• se as condições gerais da locação estão adequadas;
• se é uma região de alta periculosidade;
• se é bem iluminada;
• equipamentos como mesas, cadeiras e outros utensílios básicos;
• a parte elétrica, geradores e a localização das tomadas para evitar problemas ou imprevistos com a instalação dos materiais no dia do evento;
• as questões legais da empresa, como alvará e a licença de funcionamento;
• se existe boa acessibilidade;
•  o espaço de estacionamento.

Uma pergunta importante: qual o valor de uma empresa de espaço para eventos?

Isso depende de vários fatores, como citamos anteriormente: tamanho do espaço, serviços, local fechado, quantidade de pessoas. No entanto, um salão de festas para alugar para comemorar um casamento custará a partir de R$1500.

Deseja colocar sua ideia em prática?

Então confira a lista das melhores empresas de espaço para eventos disponibilizada pelo oHub.

Em menos de 5 minutos, você preenche um pedido de orçamento de espaço para eventos que é enviado para a rede de fornecedores na região desejada.

Em seguida, você receberá o contato de cerca de empresas qualificadas que já estão interessadas em atender a sua necessidade.

Você irá negociar diretamente com eles para escolher o que oferece o melhor preço e qualidade de serviço de espaço para eventos.