Organizar cerimônias ou festas não é uma tarefa simples, embora seja muito satisfatória. Para sair tudo conforme o planejado, é necessário alguns cuidados essenciais, como a escolha do local. Hoje em dia, contratar uma empresa de espaço para eventos pode ser a escolha mais adequada, o que vai facilitar suas tarefas em relação ao seu objetivo.
Mas, o que leva a contratar uma empresa de espaço para festas e não realizar um evento por conta própria?
Tenha em mente que a terceirizada cuida de tudo o que você necessita: som, estrutura para acomodar as pessoas, coffee-break, alimentação, entre outros requisitos.
Mas, antes de você analisar as organizações que oferecem esse serviço, vamos entender melhor o que faz uma empresa de espaço para eventos, ok?
As empresas de eventos são organizações responsáveis por ajudar o cliente a cuidar de toda a estrutura de um evento, a começar pelo local. Isso dependerá de uma série de fatores como quantidade de pessoas e seus tipos (adultos, crianças, festa particular ou empresarial, etc).
Para que sua cerimônia se torne realidade, é fundamental escolher um bom local. Afinal de contas, identificar um ambiente de qualidade exige tempo e muita pesquisa.
Sendo assim, as empresas de espaço de festa disponibilizam locais destinados para eventos profissionais e científicos, desde salas para palestras, até realizações de workshops.
Nesse aspecto, os staffs são fundamentais para o bom andamento do serviço. Staffs são as equipes que dão suporte ao evento, ou seja, profissionais responsáveis por executar as atividades como, por exemplo, limpeza dos banheiros e a segurança dos participantes, contratação de fornecedores e montagem dos orçamentos.
Mas não é só isso! Entre algumas funções dos staffs, encontram-se:
- cuidado da recepção;
- validação do credenciamento;
- direcionamento dos convidados.
Tenha em mente que todo o evento precisa de profissionais eficientes. Por isso, verifique se a equipe foi bem treinada e se há uma boa comunicação entre os colaboradores, pois eles estarão separados pelos setores do evento.
Sendo assim, contrate uma empresa de espaço de festa que tenha pessoas dispostas a trabalhar, na maioria das vezes, em pé, que sejam gentis e simpáticas.
Outro ponto interessante é que uma empresa de espaço para eventos, geralmente, usa plataformas de gerenciamento e vendas de inscrição. Essa ferramenta tecnológica serve para monitorar as inscrições e pagamentos, emissão de certificados e recebimento de trabalhos por e-mail.
Além do mais, uma plataforma de cerimônias também possibilita que o organizador venda as inscrições online e acompanhe todo o processo com relatórios financeiros. Outro fator é que o sistema de eventos diminui gastos com a equipe e equipamentos. O credenciamento, por exemplo, pode ser realizado por meio de um aplicativo de check-in baixado no seu celular.
Uma empresa desse ramo produz, planeja e coordena o seu evento, se você desejar, além de outros benefícios, como:
- distribuir a equipe em locais estratégicos, passando pela recepção, meio do salão até a cozinha;
- fazer o planejamento de ações, como decidir a quantidade de participantes, essencial para escolher o local do evento, buffet do coffee-break, brindes, materiais de apoio, etc;
- falar com os fornecedores para confirmar a presença no dia, horário e local do evento;
- checar as funções no dia do evento;
- criar parcerias, uma vez que muitos eventos oferecem descontos em restaurantes, agências de viagens e hotéis, etc.
Diante dos benefícios de um salão de festas para alugar, o que não pode faltar nesses espaços?
Reflita sobre o tipo de negócio, sua proposta e os eventos que ele atende. Assim, você poderá se certificar de que a estrutura e os equipamentos estão adequados.
Então, pergunte-se:
- o espaço é básico ou sofisticado?;
- será que o local irá comportar a quantidade de pessoas?;
- que eventos a empresa atende: casamentos, conferências, festas infantis?
Também é importante estar atento se o espaço tem cobertura para proteger os participantes da chuva e de outros problemas climáticos.
Em ambientes fechados, é importante ter isolamento térmico para evitar altas temperaturas e causar desconforto no público.
Por fim, antes de fechar um negócio, verifique:
- se as condições gerais da locação estão adequadas;
- se é uma região de alta periculosidade;
- se é bem iluminada;
- equipamentos como mesas, cadeiras e outros utensílios básicos;
- a parte elétrica, geradores e a localização das tomadas para evitar problemas ou imprevistos com a instalação dos materiais no dia do evento;
- as questões legais da empresa, como alvará e a licença de funcionamento;
- se existe boa acessibilidade;
- o espaço de estacionamento.
Uma pergunta importante: qual o valor de uma empresa de espaço para eventos?
Isso depende de vários fatores, como citamos anteriormente: tamanho do espaço, serviços, local fechado, quantidade de pessoas. No entanto, um salão de festas para alugar para comemorar um casamento custará a partir de R$1500.
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