Digitalização de arquivos e documentos.
Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento desses documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de RH, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios dessas empresas. Muitas vezes, esses documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados frequentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para possibilitar que o documento seja analisado por mais de uma pessoa.
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
A Solução: Digitalização dos Documentos-
Para reduzir custos ao longo do tempo, garantindo maior agilidade na consulta e segurança na preservação de seus documentos, a AgilDoc oferece serviços de Digitalização. O seu acervo histórico e documentos do dia-a-dia são convertidos para o meio digital, transformados em imagens e gravados como arquivos TIF, JPEG ou PDF. Todas as imagens passam por um tratamento especial de imagem, onde fica garantida a sua qualidade.
As imagens e documentos eletrônicos podem ser gravados em: • CDs e-ou DVDs já com os dados de índices e um visualizador para pesquisa diretamente na mídia- • Gravadas em servidores da AgilDoc, permitindo sua pesquisa diretamente pela Web. O Sistema de digitalização de documento da AgilDoc promove integração, controle, rapidez, segurança e qualidade. Procedimento e etapas da digitalização: As imagens poderão ser coloridas, em tons de cinza ou bitonais, sempre de acordo com a utilização prevista e buscando o equilíbrio entre tamanho dos arquivos e qualidade das imagens. O processo pode ser realizado em papéis de diferentes tamanhos, formas, gramaturas e tipos

PARA QUEM É INDICADO?
Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada.
Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos-
Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos-
Redução de custo com recuperação e duplicação-
Preservação do arquivo físico-
Integração de dados ativos e históricos.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS:
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner)-
Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto-
As imagens e dados são migrados para o GED possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso.

Benefícios da digitalização de documentos
Diminuição de custos
Fácil implementação
Redução do uso de papel
Acesso através de sistema de procura
Diminuição do espaço físico
Economia com móveis de arquivo
Agilidade operacional
Gestão Online dos documentos
Acesso Remoto
Backup de segurança dos arquivos
O que digitalizar ?
arquivos históricos
arquivos júrídicos
contratos
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faturas
documentos de rh
imagens
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