O que é gestão arquivística de documentos?

A gestão arquivística de documentos garante a efetividade da produção, administração, manutenção e destinação de documentos, baseada em procedimentos e operações técnicas definidas em uma política interna.

A gestão dos documentos permite que a Entidade mantenha o controle sobre as informações, facilitando a tomada de decisão dos gestores, a prestação de contas e possibilitando a governança de forma mais transparente, de acordo com a legislação.

Com dados organizados, a elaboração de políticas públicas e a documentação de atividades para o desenvolvimento do órgão é facilitada, promovendo ainda o aperfeiçoamento da gestão.

Para que sejam fonte de prova e registro, e cumpram para com as funções administrativas e jurídicas para as quais foram criados, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis, autênticos e acessíveis, o que só é possível por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a sua preservação e acesso no longo prazo.

A gestão arquivística de documentos deve gerenciar os seguintes formatos de documento: convencional (documentos em papel), digital (documentos eletrônicos) e híbrido (alguns documentos são eletrônicos e outros são físicos).

Em linhas gerais, a gestão arquivística deve gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação).

Conforme cita o Arquivo Nacional (2015), com a difusão dos documentos digitais no final do século XX, surgiram novos desafios que dificultaram a manutenção da autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo desses documentos.

Nesse momento, a gestão arquivística de documentos tornou-se mais urgente, a comunidade arquivística internacional indicou que os documentos digitais são ainda mais dependentes da gestão arquivística de documentos que os não digitais.

Assim, ao se optar pelo registro das atividades em documentos digitais é imprescindível a implantação de uma política e de um programa de gestão de documentos, caso contrário corre-se o risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos próprios documentos.

São duas as ferramentas básicas e indispensáveis da gestão arquivística de documentos:

O Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Arquivísticos.

Estas ferramentas permitem simplificar e racionalizar a gestão dos documentos arquivísticos de forma a recuperar a informação arquivística com agilidade e precisão. Permitem, ainda, eliminar os documentos destituídos de valor permanente, preservando os detentores de tal valor.

Para entender a importância da Gestão Arquivística de Documentos como a ferramenta indispensável para dar suporte aos documentos arquivísticos, devemos considerar, em primeiro lugar, que “Os documentos arquivísticos conferem às entidades a capacidade de:

• conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações-

• apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão-

• possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros [e tb. Mudança de administração]-

• fornecer evidências em caso de litígios-

• proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes-

• assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como a pesquisa histórica-

• manter a memória corporativa e coletiva.”