DIGITALIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Digitalização de Documentos ou simplesmente GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

Arquivamento ou Guarda de Documento em Galpão

Seja você uma empresa ou uma pessoa física, provavelmente sabe que alguns tipos de documentos devem ser armazenados durante um certo tempo por questões legais.

Normalmente, o prazo mais comum para se armazenar os documentos de dívidas é de 5 anos, conforme o Código Civil. No entanto, há alguns tipos que devem ser mantidos por mais tempo, como por exemplo os de imóvel financiado. Veja, segundo o PROCON, os prazos dos principais tipos de documentos com os quais pessoas físicas e jurídicas lidam hoje em dia:

Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais, devem ser conservadas por cinco anos.

Declarações de quitação e pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos

Documentos de consórcio devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Propostas de seguro, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por um ano após o fim da vigência.

Proposta e contrato de convênio médico deve ser guardada por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos, no mínimo, 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Contrato e declaração de aluguel deve ser guardado pelo locatário até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

Documentos de compra de imóvel deve ser guardados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura, tanto proposta e contrato quanto todos os comprovantes de pagamento.

Notas fiscais (de produtos e serviços duráveis) e certificados de garantia, devem ser guardados pelo prazo de vida útil do produto-serviço, mesmo após o término da garantia contratual.

Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Ocorre que a ocupação de espaços que poderiam estar sendo aproveitados para receber clientes ou armazenar itens do dia a dia, por exemplo, quase sempre são ocupados por pilhas de papéis totalmente desorganizados, desprotegidos e sem qualquer controle gerencial ou cronograma de validade, estimulando a proliferação de insetos e roedores, sem contar a degradação dos arquivos e documentos, pois normalmente o ambiente de armazenamento não é feito especialmente para isso, e, pior, na maioria das vezes é humanamente impossível se manter lá dentro por muito tempo, dada a sensação de mal estar provocada pelo cheiro forte de mofo e a contaminação por fezes e urinas de animais adeptos desses ambientes.

Para quem é indicada essa comodidade e tecnologia

Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Exemplo de empresas que podem ser atendidas:

&-61692- Hospitais e Clínicas-
&-61692- Escritórios de Advocacia, Contabilidade-
&-61692- Cartórios e autarquias públicas-
&-61692- Agências de Turismo e Publicidade-
&-61692- Lojas Atacadistas, Distribuidoras e e-Commerce-
&-61692- Postos de Combustíveis, Grandes e Pequenos Supermercados-
&-61692- Bancos e Financeiras-
&-61692- Shoppings e Shoppings Centers-
&-61692- Construtoras, Imobiliárias e Incorporadoras-
&-61692- Administradoras de Condomínios e Transportadoras-
&-61692- Prefeituras, Estados e União-
&-61692- Entre outros.

Benefícios e Vantagens

A digitalização de documentos, assim como sua guarda ou arquivamento em local apropriado sob a responsabilidade de empresas e profissionais especializados neste segmento, gera inúmeros benefícios para às empresas. Exemplo:

&-61692- •Gestão 100% em nuvem-
&-61692- •Visualização e impressão de arquivos pdf-
&-61692- •Módulo de Workflow-
&-61692- •Módulo de Assinatura Digital-
&-61692- Controle de acesso por Usuário (Filial, Departamento, Tipo Documental)-
&-61692- •Produz Relatórios Gerenciais-
&-61692- •Gerencia Protocolos de Entrega e Devolução no Galpão\Empresa-
&-61692- •Mensagem Automática de e-mail (Cadastro de usuário, Reset de senha, Solicitação e Atendimento)-
&-61692- •Históricos de Solicitação e Devolução-
&-61692- •Mensagem de envio via sistema para usuários-
&-61692- •MGD – Manual de Gestão Documental (Criação de um manual e das temporalidades)-
&-61692- •Gestão Documental (Criação dos Tipos, Subitem, Adicionais e customizados)-
&-61692- •Sistema de protocolo documental integrado com Workflow-
&-61692- •Checklist automático de documentos desatualizados e pendentes-
&-61692- •Ganho de produtividade-
&-61692- •Redução de custos com cópias-
&-61692- •Disponibilização dos documentos online-
&-61692- •Eliminação de papéis e ganho de espaço tempo e dinheiro-
&-61692- •Armazenamento dos documentos de forma segura-
&-61692- •100% incorporado ao sistema, eliminando trabalho duplicado-
&-61692- •Obtenção de vantagem sustentável-
&-61692- •Acesso restrito aos documentos-
&-61692- Repositório de Documentos e Registros excluídos com possibilidade de Recuperação por 60 dias-
&-61692- Gerenciamento simultâneo dos documentos eletrônicos, físicos Galpão Gerenciar e físicos CEDOC-
&-61692- Módulo Fiscal (Manifesto, Captura automática da NFe (Xml e pdf), indexação automático (Nfe, Boleto e Comprovante)-
&-61692- APP – Com função de digitalização e consulta, (em desenvolvimento)-
&-61692- Módulo Gestor DP-DOSSIÊ, controle de documentos recorrente e faltantes-
&-61692- Migrador de dados externos-
&-61692- Emissão de Etiqueta com código de barra-
&-61692- Gera etiqueta (rótulo de identificação) de acondicionamentos-
&-61692- Integração com as multifuncionais e escâneres da rede-
&-61692- Rotina de Backup-
&-61692- Os documentos para digitalização e armazenamento são recolhidos pela nossa empresa-
&-61692- Microfilmagem Eletrônica-
&-61692- Destruição Segura e Ecologicamente correta-
&-61692- Consultoria Personalizada-
&-61692- Localização Instantânea.

Conclusão

Como acabamos de ler, se você é do time que busca constantemente a otimização dos processos internos da empresa, recorrer ao serviço de digitalização e guarda de documentos é um caminho inevitável. Para garantir que tudo seja feito da forma correta, conte com os serviços da Zannix Brasil, única empresa em Sergipe especializada nesse segmento.

COMO ELABORAR UM PROJETO DE GESTÃO DOCUMENTAL?

1. Início

Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:

· Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista-
· Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo)-
· Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras)-
· Análise de Fluxos Administrativos e Documentais-

2. Projeto Básico

Após a visita técnica e identificados o acervo, a solução adequada e o fluxo documental, será criado um Projeto Básico onde serão colocadas, além das informações acima, as atividades que serão feitas no projeto, como a:

· Criação do Plano de Classificação-

· Criação da Tabela de Temporalidade-

· Elaboração de Manual de Instrução sobre procedimentos de uso, classificação e cuidados com documentos para a realidade em questão-

· Criação de normas de dedetização de documentos-

· Criação de normas de higienização de documentos-

· Orientações sobre quais equipamentos devem ser utilizados-

· Indicação de Scanners e demais materiais (caixas, estantes, máscaras, luvas, etc.)-

· Manual de eliminação racional da documentação que já cumpriu seu valor legal e-ou probatório.

E os resultados esperados ao final do Projeto, como:

· Apontamentos para reformas hidráulica, elétrica e-ou estrutural (que deverão ser feitas por empresa de engenharia)-

· Quantitativos e especificações de materiais como:

&-61692- Caixas-Box-
&-61692- Estantes (fixas ou armários deslizantes)-
&-61692- Luvas-
&-61692- Máscaras-
&-61692- Scanners-
&-61692- Portas Corta-Fogo-
&-61692- Higrômetros (Termômetro que mede temperatura e umidade)-
&-61692- Extintores-
&-61692- Alarmes-
&-61692- Sprinklers-
&-61692- Iluminação de Emergência-
&-61692- Ar-condicionado-
&-61692- Lápis-
&-61692- Canetas-
&-61692- Borrachas-
&-61692- Colas-
&-61692- Tesouras-
&-61692- Extratores de Grampos-
&-61692- Resmas de Papel-
&-61692- Envelopes Plásticos.

Esse Projeto Básico servirá de base para a elaboração de um orçamento viável, onde serão estabelecidos cronogramas, quantidades, procedimentos e atividades específicas.

3. Execução

Ao longo da execução do projeto, a utilização de relatórios periódicos é essencial para o bom andamento, afinal através deles é possível identificar o que está certo e o que pode melhorar, quais procedimentos podem ser diferentes e onde é preciso maior força de trabalho.

4. O Projeto já está no fim, e agora?

Ao ser finalizado o Projeto, o mesmo deve ser formalizado com todas as informações acerca do Projeto e da Instituição onde foram realizadas tais atividades, como:

&-61692- Diagnóstico da Situação Documental (com dados quantitativos)-

&-61692- Métodos de Diagnóstico e seus Procedimentos (questionários, entrevistas, visitas técnicas)-

&-61692- Embasamento Teórico-

&-61692- Histórico da Instituição-
&-61692- Atuais Condições Administrativas da Instituição-

&-61692- Organogramas-

&-61692- Fluxos de Trabalho e dos Documentos (fluxogramas)-

&-61692- Os Resultados e Constatações (condições favoráveis e desfavoráveis)-

&-61692- Proposta de Solução dos Problemas Identificados (programa de gestão de documentos) e sua Fundamentação Teórica-

&-61692- Sugestão de Proposta para Treinamento de Pessoal (com esboço de um plano de trabalho e medidas práticas)-

&-61692- Cronograma de Execução (com data de início e término)-

&-61692- Considerações Finais-

&-61692- Glossário de Termos Arquivísticos-

&-61692- Referências Bibliográficas-

&-61692- Campos para Assinatura dos Funcionários Responsáveis (Gerente, Arquivista, Coordenador, e demais funcionários).

Obs.: Se possível, solicitar um Atestado de Capacidade Técnica, afinal o profissional demandou tempo e conhecimento técnico para a execução do Projeto.

5. Benefícios

A princípio os valores podem ser vistos como gastos desnecessários, mas com o resultado alcançado após a realização, a administração da Instituição poderá observar como os benefícios de uma gestão documental corretamente aplicada, serão bem maiores que o esperado, como por exemplo:

&-61692- Redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos-

&-61692- Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos-

&-61692- Controle e diminuição do arquivo físico-

&-61692- Redução de fraudes na concessão de crédito-

&-61692- Credibilidade e transparência perante seu cliente e-ou interessado-

&-61692- Transparência em auditorias e fiscalizações.