Somos especialistas e Escritório Virtual e Coworking. Endereço Fiscal, Comercial, locação de salas de reunião, videconferência, auditório, coffee break.

ESCRITÓRIO VIRTUAL – O QUE É

Em tempos de transformação digital, são diversas as soluções que vêm do mundo virtual. Hoje se pode fazer praticamente tudo pela internet, entretenimento, compras, controle financeiro, contabilidade, entre muitas outras coisas. E entre os tantos serviços que vemos e ouvimos vindos do “online”, um conceito tem um nome curioso e pode despertar muitas dúvidas: “escritório virtual”. Uma das primeiras coisas que podem vir à mente é: “Ué-? Um escritório que não existe?” Não é bem assim. Ele existe, mas só para algumas ações. Quer entender melhor o que é escritório virtual? Então continue prossiga lendo este artigo até o final para, não só entender o conceito, como também para que tipo de empresas e empreendedores ele pode ser útil.

O QUE É

O conceito de virtual deixa claro o propósito. E não está errado pensar que seria existir no mundo virtual, mas não no real. No caso do escritório virtual significa contratar um endereço fiscal e-ou comercial, porém apenas para alguns objetivos. Alguns deles são: recebimento de correspondências, atendimento telefônico em nome da empresa, utilização de salas de coworking (compartilhamento do espaço de trabalho com diversas empresas com outro ramo de atuação), entre outros. Isso irá depender do serviço que será contratado e do tipo de serviço disponibilizado pela empresa. Mas existem outros pontos importantes além de entender o conceito sobre o que é escritório virtual.

COMO FUNCIONA ESSE PROCEDIMENTO

Diversas empresas prestam o serviço de escritório virtual em diferentes municípios e estados, ficando a seu critério qual escolher. Importante lembrar que não há nenhum problema em ser de uma cidade e querer se estabelecer em outro estado ou município. Para a maioria das empresas, essa abertura em municípios e até estados diferentes ocorre quando a empresa não quer pagar imposto duplicado, então realiza a abertura no mesmo lugar onde o tomador de serviço está localizado.

COMO CONTRATAR UM ESCRITÓRIO VIRTUAL

O procedimento para contratação do escritório é diferente para cada caso. Ele pode ocorrer no momento da abertura da empresa ou alteração do endereço da empresa. No caso de abertura de empresa serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros. Isso dependendo de onde se estabelece o escritório virtual e as exigências da Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura do local. No caso de alteração seguem os mesmos procedimentos. A única diferença é que será uma alteração para o endereço virtual e não uma abertura direta.

E fica a dúvida: e se eu precisar de um comprovante de endereço em meu nome ou documentos que envolvam o endereço da empresa? No caso do escritório virtual, ele não possui contas, documentos oficias, entre outros comprovantes em nome da empresa. Portanto, esteja ciente, mas no momento da contratação é gerado um contrato de locação com todas as informações necessárias de ligação entre o escritório e o contratante. Geralmente, esse documento já é o suficiente para a maioria das situações que envolvam a necessidade de comprovantes.

CORRESPONDÊNCIAS E LIGAÇÕES

Dentro do conceito sobre o que é escritório virtual cabem as explicações sobre alguns dos propósitos mais utilizados por quem procura por esta opção. Gerenciamento de correspondência, recebimento de ligações e utilização das salas de reunião, videoconferência, auditório, entre outros, que são serviços administrados pela empresa que será contratada. Normalmente eles dispõem de profissionais como recepcionista, telefonista e serviços de motoboy. Como por exemplo, ao receber uma correspondência, tem a opção de retirar diretamente no local, envio digitalizado ou entrega no endereço. Os valores a serem cobrados ou não por estas ações ficam a critério do escritório. Para utilização das salas de reunião é necessário um agendamento prévio antes de ocupá-lo. E no caso do recebimento de ligações as telefonistas poderão realizar todo atendimento em nome da empresa.

PARA QUEM PODE SER INTERESSANTE

Geralmente, é uma alternativa muito interessante para aqueles empreendedores que desejam abrir uma empresa de prestação de serviços, em um modelo que não se torna necessário que o profissional esteja presente no local da empresa, pois presta serviço diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou até de maneira online. Na maioria das vezes o procedimento de abertura nesses endereços se torna bem mais rápido por conta de serem apenas ponto de contato, ou seja, não serem estabelecidas. Por conta disso, a necessidade de algumas licenças é dispensada. Além da abertura, o escritório virtual também pode ser utilizado outros casos, como em procedimentos de alteração de endereço, quando uma empresa deseja alterar de endereço físico para endereço apenas para correspondência.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS E DESVANTAGENS

Optar pelo escritório virtual se torna vantajoso para empresas ou profissionais liberais que não possuem um endereço físico para iniciar as atividades e não precisam estar presencialmente para execução do trabalho. Além disso, outra vantagem é não ter que se preocupar com contas, manutenção e infraestrutura do local. Isso pode representar uma grande diminuição de custos para empresas que estão iniciando o crescimento econômico. Para grandes empresas, por utilizar grande espaço e já ter um equilíbrio financeiro, o escritório virtual pode não ser tão vantajoso.

Nos últimos anos, muitas empresas estão optando pelo escritório virtual por conta dos baixos custos envolvidos. Mas é importante verificar como é prestado esse serviço e a qualidade dos profissionais envolvidos. Afinal de contas, o nome da sua empresa será administrado pelos eles. Caso algum serviço seja prestado de forma incorreta será o nome da sua empresa que estará em jogo. Com todas as atitudes de verificação tomadas, basta escolher o escritório virtual que irá utilizar e iniciar as atividades. A dica é: pesquisa bastante.

COWORKING – O QUE É

Coworking, ou co-working, ou cotrabalho, é um modelo de trabalho que se baseia no compartilhamento de espaços e recursos de um escritório convencional, reunindo pessoas que trabalham não necessariamente para a mesma empresa ou na mesma área de atuação, podendo, inclusive, reunir entre os seus usuários os profissionais liberais, empreendedores e usuários independentes.

É uma maneira utilizada por muitos profissionais autônomos para solucionar o problema de isolamento do modelo de trabalho conhecido como home office. Além disso é um ótima alternativa para aumentar sua produtividade e fazer novos contatos de negócios através do networking.

Pessoas e empresas usuárias de um coworking também utilizam este modelo de trabalho para estabelecer relacionamentos de negócios onde oferecem e-ou contratam serviços mutuamente. Alguns destes relacionamentos também visam favorecer o surgimento e amadurecimento de ideias e projetos em grupo.

Geralmente, os serviços de Coworking são ofertados pelos Escritórios Virtuais e que hoje está mais difundido. As práticas de conduta de um coworking faz com que este modelo se aproxime mais do modelo das cooperativas, onde o foco não está apenas no lucro, mas também na sociedade.

Uma tendência que está modificando a forma com que empresas e empreendedores trabalham, compartilham e relacionam entre si. Em um coworking você encontra estrutura bem planejada e pensada para o trabalho autônomo e coletivo. Tem a oportunidade de manter e aumentar o networking com pessoas de diversas áreas e estilos. Pode aumentar a sua produtividade, já que os ambientes e as trocas feitas no espaço são propícios para isso. E tudo isso de maneira mais sustentável e econômica-

QUAIS SÃO AS VANTAGENS E DESVANTAGENS

Os escritórios de coworking são ótimas opções para profissionais que desejam sair de escritórios residenciais, ou para empresas que procuram se instalar em locais com estrutura qualificada, mas com preço reduzido. Além de oferecerem aluguéis por preços inferiores ao mercado, os coworkings também possibilitam, aos profissionais, a formação de uma rede de contatos especializada e fundamental para a abertura de novas possibilidades.

Quando alguém começa a empreender, uma das principais dúvidas que podem surgir é sobre o local onde vai iniciar seu novo negócio. A maioria destes novos empreendedores, estabelece seu empreendimento em sua própria casa, no que é conhecido como home office.

De fato, trabalhar de casa pode ser bastante tentador, uma vez que estamos no conforto de nossa residência e que não contraímos novos custos. Entretanto, se olharmos para essa situação por outra perspectiva, poderemos perceber que o mesmo conforto que pode nos representar um ponto positivo, também pode nos trazer empecilhos. Por exemplo: receber um potencial cliente em casa não é lá muito profissional, certo?

Pois bem, um dos principais frutos que seu negócio pode ter, uma vez que estiver estabelecido em um espaço de coworking, é justamente o ganho de credibilidade perante seus potencias clientes, parceiros e até concorrentes. Seu empreendimento deixa de ser visto como um negócio doméstico e passa a ser encarado com a devida seriedade.

Confira algumas vantagens que os escritórios de coworking podem lhe oferecer:

• Internet de Alta Velocidade-
• Salas de Reunião-
• Localização de destaque-
• Segurança-
• Café e Água-
• Recepcionista Bilíngue-
• Ambiente sofisticado e designer corporativo-
• Linha telefônica própria-
• Networking com empresas da rede-
• E muito mais.

CONCLUSÃO

Como podemos perceber, existem muitas variáveis que podem ser determinantes no momento de optar por se inserir ou não em um espaço de coworking. Muitos profissionais autônomos optam pelo conforto do lar e exercem home-office. Mas é preciso avaliar uma série de fatores.

Você possui um ambiente realmente aconchegante em casa e que lhe propicie conforto e privacidade para executar o seu trabalho? Você possui boas condições de acesso a internet? Se as respostas para estas perguntas forem sim, é possível que o home-office seja uma boa opção, pelo fato de não apresentar custos adicionais.

Entretanto, nem sempre é possível realizar um trabalho eficiente na própria casa. Possíveis distrações como visitas inesperadas, cachorro latindo, perturbação dos vizinhos e a falta de um ambiente profissional para receber seus clientes, são aspectos negativos e que podem ser determinantes para que você opte por se instalar em um espaço compartilhado de coworking.

Mas e no caso de alugar ou comprar um escritório individual? Além de custos mais altos relacionados a instalação no espaço e reparos a manutenção interna, você vai trabalhar em um espaço totalmente isolado, sem a possibilidade de realizar networking e trocar ideias com outros profissionais, além de perder a chance de fazer parcerias de negócio e divulgar o seu trabalho.

Entretanto, um escritório próprio pode lhe proporcionar mais privacidade e ser positivo no caso de você se distrair mais facilmente em caso de trabalhar com outros profissionais em um espaço compartilhado.

Coloque na balança todos os prós e contras, imagine como você se adaptaria a todas estas situações e então escolha o local que mais se encaixe as suas necessidades a as características do seu negócio.